Beschreibung
Für einen unserer Großkunden suchen wir derzeit einen Mitarbeiter (w/m/d) zur Festanstellung, der die nachfolgenden Anforderungen erfüllt:Ihre Aufgaben:
Administration
Allgemeine Sachbearbeitung, Koordination und Verwaltung zugeordneter Sachthemen
Organisieren und Führen der Dokumentation
Unterstützung beim regelmäßigen Forecast der Kosten in Abstimmung mit der Projektleitung
Beschaffung
Unterstützung bei der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen
Verfolgung aktueller Vorgänge zu Beschaffungen
Sicherstellung der Dokumentation
Entgegennahme von Lieferungen und Leistungen, Empfangsbestätigung sowie Weiterleitung
Organisation
Unterstützung bei der Planung und Organisation sowie Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Leitungsterminen
Unterstützung zu Einladungen und Teilnehmeradministration bei Veranstaltungen
Betreuung von Kunden und Besuchern
Pflege von Kontaktadressen
Erstellung der Compliance Unterlagen, Einholung der Genehmigungen sowie Sicherstellung der Dokumentation bzw. Ablage
Personalthemen
Durchführung und Dokumentation der Maßnahmen für das On-Boarding und Off-Boarding
Unterstützung bei Urlaub und sonstigen Fehlzeitenmeldungen
Reiseorganisation, Reservieren und Bestellen von Reisetickets, Mietwagen, Hotels, etc.
Unterstützung der Abrechnung und des Controlling der Erstattung der Kosten bei Geschäftsreisen
Büroausstattung
Bestellung und Verwaltung des Büromaterials
Verwaltung der Zutrittsberechtigungen
Abstimmungen mit dem Büro-Vermieter (bzw. dessen Hausmeister) zu dessen Leistungen oder sonstigen Dienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag gewährleisten
Unterstützung bei der Planung und bedarfsgerechten Bereitstellung der Einrichtungen und Ausstattungen
Verfolgung der Umsetzung der Anforderungen durch den Vermieter
Unterstützung bei der räumlichen Vorbereitung und Nacharbeiten von Meetings und Veranstaltungen, z.B. für Bestuhlung, Catering, Medientechnik
IT-Ausstattung
Unterstützung der Mitarbeiter bei der Planung, Beschaffung, Bereitstellung der IT-Ausstattung
Führung des spezifischen Inventars der IT-Ausstattung
Unterstützung der Mitarbeiter bei der ordnungsgemäßen Nutzung der IT-Ausstattung
Korrespondenz in Abstimmung mit der Projektleitung
Rechtschreibprüfung und Versenden von Korrespondenz
Posteingang und Verteilen von Korrespondenz
Erstellen von einfachen Tabellen und Auswertungen in Excel
Erstellen von einfachen Präsentationen in Powerpoint nach vorgegebenem Layout
Ihr Profil:
Sie sind ein Kommunikations- und Organisationstalent
Tätigkeitsbezogene Ausbildung ggf. zusätzliche Fachkenntnisse zu Einkauf/Beschaffung und kaufmännische Geschäftsabwicklung
4 - 6 Jahre Berufserfahrung in den oben genannten Aufgaben erforderlich
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Rahmenparameter:
Einsatzort: Berlin
Start: Ab April/Mai 2020
Laufzeit: bis 19.06.2021 +Option auf langfristige Übernahme
Ihr GECO-Ansprechpartner freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme und über die Zusendung Ihrer aktuellen Projekthistorie (Word-Dokument) inkl. Angabe zur Verfügbarkeit sowie Ihrer Honorarvorstellung:
Alexandra Fehring
Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch verschlüsselt auf unserem Portal hochladen, wo Sie außerdem weitere spannende Positionen finden: https://www.geco-group.com/it-specialists/jobs
Suchen Sie dafür einfach nach dem passenden Projekt und klicken auf „Bewerben".
Start: April/Mai
Dauer: 19.06.2021
Art: Festanstellung