Mitarbeiter/in im Back Office (m/w/d) in ANÜ
it-excelsus GmbH
Ansprechpartner: Patric Vogler
Stuttgart, Deutschland
Beschreibung
Für einen unserer Kunden suchen wir nach folgender Vakanz:
Position: Mitarbeiter/in im Back Office (m/w/d)
Start: Ab Dezember
Dauer: 18 Monate
Auslastung: Vollzeit 39,5 davon 80 % remote im Monat
Aufgaben:
- Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und Bearbeitung von IT-Tickets im internen Ticketsystem.
- Eigenständige Verwaltung, Sortierung und Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs.
- Planung von Terminen und Meetings, Organisation von Veranstaltungen sowie Empfang und Betreuung von Gästen.
- Pflege von Intranet-Seiten, Verwaltung von Lizenzdaten und Betreuung von Verträgen externer Dienstleister.
- Erstellung von Protokollen, Sachstandsberichten, Vermerken und Entscheidungsvorlagen.
- Abstimmung zwischen Abteilungen, Koordination von Ansprechpersonen und Organisation von Unterschriften.
- Unterstützung bei allgemeinen Projekten sowie Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben.
Anforderungen:
- Abgeschlossenes Bachelorstudium in Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbarer Fachrichtung. Alternativ eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit mindestens zwei Jahren einschlägiger Erfahrung.
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Back Office, Büromanagement oder vergleichbaren Tätigkeiten innerhalb der letzten fünf Jahre.
- Mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote innerhalb der letzten fünf Jahre.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf mindestens C2-Niveau.
- Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsvermögen, gutes Zeitmanagement sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Sicherer Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen sowie zeitliche und örtliche Flexibilität.
Wünschenswerte Qualifikationen und Erfahrungen:
- Erweiterte Kenntnisse in Microsoft Word, insbesondere Layoutformatierung, Inhaltsverzeichnisse, Verweise und Einbindung von Grafiken.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Outlook, insbesondere zentrale Postfachverwaltung, Regel- und Berechtigungsverwaltung sowie Serien-Terminplanung.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel, insbesondere SVERWEIS, Pivot-Tabellen und bedingte Formatierung.
- Praktische Erfahrung im Umgang mit IT-Ticketsystemen, idealerweise mit USU Servicemanagement.
- Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, vorzugsweise in einer Landesverwaltung oder bei einem IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung.
- Erfahrung im Lizenzmanagement sowie in der Pflege von Lizenzdaten und zentralen Management-Tools.
- Praktische Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten, idealerweise mit TYPO3.
- Erfahrung in der Erstellung von Beschluss-, Verlaufs- und Ergebnisprotokollen sowie von Sachstands- und Projektberichten.
- Erfahrung in der Organisation von regelmäßigen Präsenzmeetings und Veranstaltungen mit mehr als zehn Teilnehmenden.
- Praktische Erfahrung mit E-Signaturprogrammen sowie in der digitalen und papiergebundenen Schriftgutverwaltung.