HR Process Consulting – Hiring Demand & Position Management (Workday)
mindsquare AG
Ansprechpartner: Robin Sonnenberg
Remote NRW Niederlande, Deutschland
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Beschreibung
Ausgangssituation:
Für ein international tätiges Unternehmen aus der Pharma-Branche wird ein erfahrener HR Process Consultant gesucht.
Ziel ist die Optimierung des End-to-End-Recruiting-Prozesses von der Personalbedarfsplanung über Genehmigungen und Stellenanforderungen bis zur Einstellung. Im Fokus stehen die Prozessverbesserung, die Abstimmung zwischen HR und Finance sowie die Datenqualität in Workday HCM, SmartRecruiters und Pigment. Es handelt sich um eine Prozess- und Adoption-Rolle, keine Workday-Konfigurationsrolle.
Anforderungen (Must-haves):
- Verbesserung von End-to-End-HR-/Recruiting-Prozessen über Funktionen hinweg, inkl. Umsetzung und Adoption
- Workday HCM (funktional): Position Management, Positionen und Job Requisitions, Genehmigungsprozesse, Headcount-Pläne, Datenimporte; umsetzbare Change Requests für HR Systems
- Headcount-, FTE- und positionsbasierte Recruiting-Planung
- ATS-Prozesse und HRIS/ATS-Integrationen
- Sehr gute Excel-Kenntnisse
- Erfahrene Workshop-Moderation mit Senior-Stakeholdern aus HR, Controlling und Business
- Klare Empfehlungen für Entscheider aufbereiten
- Englisch und Deutsch fließend
Bevorzugte Zusatzkenntnisse: Workday Recruiting (stark bevorzugt), FP&A-Tools wie Pigment oder vergleichbare Lösungen und deren Integration mit Workday (stark bevorzugt), SmartRecruiters, internationale HR-Erfahrung und Niederländischkenntnisse.
Aufgaben:
- Bewertung des End-to-End-Prozesses von Headcount-Planung und Hiring Demand bis zur Einstellung und zum Startdatum, inkl. der Schnittstellen zwischen Finance-Planung, Workday und ATS; Verbesserungsfelder mit den Stakeholdern identifizieren und priorisieren
- Moderation von Workshops mit HR, Controlling und HR Systems, um die aggregierte Planung mit vorhandenen Tools auf die Daten auf Positions- und Requisition-Ebene abzugleichen; Empfehlungen für die Führungsebene vorbereiten
- Definition und Dokumentation eines praktikablen Betriebsprozesses inkl. der Rollen von Hiring Managern, HR Business Partnern, Recruitern und Controlling; Hiring-Manager-Guidance und Infoveranstaltungen vorbereiten
- Datenqualität in Workday und im ATS (SmartRecruiters) hands-on mit den Data Ownern vorantreiben und eine nachhaltige Data Governance etablieren (Standards, Validierungen, Routineprüfungen)
- Mittelfristige Prozess- und Systemoptionen aufzeigen, z. B. Workday-Headcount-Planung oder Integration des Planungstools, inkl. Abhängigkeiten und grobem Aufwand
- Wöchentliches Reporting an den Head of Talent Acquisition; Dokumentation und Übergabe
Rahmendaten:
- Startzeit: ASAP
- Laufzeit: 10 Wochen (fester initialer Scope, ca. 50 PT)
- Auslastung: 5 PT/Woche (Vollzeit)
- Einsatzort: 3 Tage vor Ort im Wechsel in NRW und den Niederlanden, 2 Tage remote (40 %)
- Projektsprache: Deutsch und Englisch (beides fließend erforderlich)