Freelance – Microsoft 365 / Word Experte (Dokumenten-Performance)
DE-Bit-Computerservice GmbH
Ansprechpartner: Patrick Lippe
Frankfurt am Main, Deutschland
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Beschreibung
Für einen Kunden suchen wir ab sofort einen Microsoft-365-Experten mit Schwerpunkt Word und SharePoint Online. Im Oktober 2026 analysiert er die Arbeit mit sehr großen Word-Dokumenten und liefert eine belastbare Handlungsempfehlung.
Eckdaten
Ein Team von 5 bis 10 Personen kann mit seinen zentralen Word-Dokumenten nicht mehr normal arbeiten: Das Öffnen eines Dokuments dauert rund 13 Minuten.
Die Dokumente liegen in SharePoint Online (Teams-Teamsite) und werden über die Word-Desktop-App bearbeitet. Sie enthalten Inhaltsverzeichnisse, Tabellen, Formeln, Bilder, Querverweise und eigene Formatvorlagen. Es handelt sich um Compliance-relevante Dokumente.
- Größe: aktuell 80 bis 315 Seiten je Dokument, die Struktur muss bis 500 Seiten tragen.
- Review: Änderungsnachverfolgung und Kommentare sind fester Teil des Prozesses, je Dokument etwa 50 Kommentare und mehr.
- Workaround heute: Dokument herunterladen, lokal bearbeiten, zurückkopieren.
- Word im Browser: lädt schneller, stellt aber Formate und Formeln nicht korrekt dar und ist damit keine Alternative.
- Externe Kollegen: arbeiten teilweise mit und sind durch die Ladezeiten stark eingeschränkt, bei vollem Tagessatz.
- Rahmen: Es gibt weder einen Blueprint noch eine Testumgebung. Offen ist, ob eine einheitliche OneDrive-/Sync-Struktur bei allen Beteiligten durchsetzbar ist.
Der Experte findet die Ursache der Ladezeiten und bewertet, welcher der beiden Lösungswege für den Kunden trägt.
- Dokumente analysieren: Aufbau, Formatvorlagen, Felder, Verweise, eingebettete Objekte, Änderungshistorie und Kommentarlast der betroffenen Dateien prüfen.
- Arbeitsweise aufnehmen: Shadowing-Sessions mit den Anwendern, inklusive der externen Kollegen. Betrachtet wird der Weg vom Öffnen über SharePoint, Teams oder OneDrive-Sync bis zum Review.
- Ursachen eingrenzen: Dokumentinhalt, Formatvorlage, Ko-Authoring, Synchronisation und Client-Einstellungen voneinander trennen und die Annahme zur älteren Formatvorlage prüfen.
- Lösungsweg A bewerten – Dateien optimieren: Bereinigung und Grenzwerte für Seitenzahl, Kommentare und offene Änderungen.
- Lösungsweg B bewerten – Workflow neu aufbauen: neue Dokumenten- und Ablagestruktur, Aufteilung der Dokumente, klarer Review-Prozess.
- Empfehlung abgeben: beide Wege nach Aufwand, Risiko und Wirkung gegenüberstellen und mit den Stakeholdern abstimmen.
- Best Practices aufstellen: verbindliche Arbeitsregeln für interne und externe Anwender formulieren.
Am Ende des Einsatzes hat der Kunde eine fachliche Einschätzung und eine klare Empfehlung, mit der er entscheiden kann.
- Ursachenanalyse mit Befund je geprüftem Dokument
- Gegenüberstellung der beiden Lösungswege mit Aufwand, Risiko und erwarteter Wirkung
- Handlungsempfehlung mit konkreten nächsten Schritten
- Best-Practice-Leitfaden für das Arbeiten mit großen Word-Dokumenten in SharePoint Online, Teams und OneDrive
- Empfohlene Grenzwerte, damit Dokumente bis 500 Seiten arbeitsfähig bleiben
Gesucht ist ein Praktiker, der Word technisch bis in die Tiefe kennt und die M365-Ablage dahinter versteht.
Muss
- Mehrjährige Projekterfahrung mit Microsoft 365, Schwerpunkt Word Desktop, SharePoint Online, OneDrive und Teams
- Sehr tiefe Word-Kenntnisse bei großen, komplexen Dokumenten: Formatvorlagen, Inhaltsverzeichnisse, Felder, Querverweise, Formeln, Tabellen, Bilder
- Erfahrung mit Änderungsnachverfolgung, Kommentaren und Review-Prozessen in gemeinsam bearbeiteten Dokumenten
- Erfahrung in der Analyse von Performance-Problemen bei Office-Dokumenten, Ko-Authoring und Synchronisation
- Erfahrung im Dokumenten- und Datenmanagement: Ablagestrukturen, Versionierung, Berechtigungen
- Nachweisbare Erstellung von Best Practices, Leitfäden oder Dokumentvorlagen
- Sicheres Auftreten gegenüber Fachbereich und Stakeholdern, strukturierte schriftliche Empfehlung
- Kurzfristige Verfügbarkeit im Oktober 2026
Von Vorteil
- Erfahrung mit Compliance- oder regulatorischer Dokumentation
- Erfahrung mit der Zusammenarbeit externer Nutzer in M365 (Gastzugriff, Sync)
- Kenntnisse in M365-Administration oder VBA/Makros zur Dokumentanalyse
- Erfahrung in Anwenderschulung oder Change-Begleitung