10.02.2026 aktualisiert
100 % verfügbar
Executive Assistant | Geschäftsführungsassistenz | Backoffice & Projektkoordination - remote
Goldbach, Deutschland
Nur Remote
RealschulabschlussÜber mich
Assistenz- & Backoffice-Spezialistin mit über 15 Jahren Erfahrung. Ich unterstütze Geschäftsführungen und Teams zuverlässig in Executive Support, kaufmännischem Backoffice und Projektkoordination – strukturiert, vorausschauend, eigenverantwortlich und 100 % remote.
Skills
DokumentenmanagementVeranstaltungsmanagementOffice ManagementOutlook Web AppMicrosoft SharepointVirtuelles BüroDocuWareBack OfficeOffice365Virtuelle UmgebungMicrosoft TeamsAssistenz der GeschäftsführungOrganisation der Arbeitsabläufe
Executive Support | Backoffice & Projektkoordination | Virtuelle Assistenz
Erfahrene Assistenz- und Backoffice-Spezialistin mit über 15 Jahren Berufserfahrung im administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Umfeld mittelständischer Unternehmen.
Ich unterstütze Geschäftsführungen, Unternehmer und Teams dabei, administrative Aufgaben zuverlässig auszulagern, Strukturen zu schaffen und operative Abläufe effizient zu organisieren – remote, selbstständig und mit einem hohen Anspruch an Verlässlichkeit und Diskretion.
Meine Schwerpunkte liegen in der Geschäftsführungsassistenz, im kaufmännischen Backoffice sowie in der strukturierten Koordination von Projekten, Aufgaben und laufenden Geschäftsprozessen.
Kernkompetenzen
• Executive Support & Assistenz der Geschäftsleitung
• Virtuelle Assistenz & Remote Backoffice
• Office Management & Büroorganisation
• Kaufmännische Projektassistenz & Projektkoordination
• Rechnungsbearbeitung & vorbereitende Buchhaltung
• Angebots- und Auftragsmanagement
• Excel-Auswertungen & Datenpflege
• Termin-, Meeting- und Aufgabenmanagement
• E-Mail-Management & Geschäftskorrespondenz
• Kundenkorrespondenz & interne Kommunikation
• Dokumentenmanagement & digitale Ablagestrukturen
• Meeting-Vorbereitung & Protokollführung
• Prozessdokumentation & Nachverfolgung offener Themen
Branchenerfahrung
• Logistik & Spedition
• Handwerk & Bauwesen
• Mittelstand / KMU
• Dienstleistungen
Tools & Systeme
• Microsoft 365 – Excel, Word, Outlook, PowerPoint
• Microsoft Teams & SharePoint
• OneNote
• DocuWare
• Canva
• ChatGPT & KI-gestützte Arbeitsprozesse
• Digitale Dokumentenmanagement-Systeme
Zusammenarbeit
Ich arbeite strukturiert, vorausschauend und eigenverantwortlich. Statt lediglich einzelne Aufgaben abzuarbeiten, behalte ich Termine, offene Punkte und Abläufe im Blick und sorge dafür, dass Themen zuverlässig nachgehalten werden.
Besonders interessant sind für mich langfristige Remote-Projekte in den Bereichen Executive Support, Backoffice, Projektkoordination und kaufmännische Unterstützung mit einem Umfang von bis zu ca. 10 Stunden pro Woche.
Erfahrung
Berufserfahrungmehr als 10 Jahre
Freelancer seit2026
Sprachen
DeutschMuttersprache
Projekthistorie
Langjährige Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft eines mittelständischen Unternehmens.
Schwerpunkte:
• Termin-, Meeting- und Reiseorganisation
• Vorbereitung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen
• interne und externe Geschäftskorrespondenz
• Rechnungsbearbeitung und vorbereitende kaufmännische Tätigkeiten
• Dokumentenmanagement und digitale Ablagestrukturen
• Koordination und Nachverfolgung offener Aufgaben und Termine
• Unterstützung bei organisatorischen und projektbezogenen Themen
• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern
• Nutzung digitaler Tools zur strukturierten Organisation und effizienten Bearbeitung von Aufgaben
Eigenständige, vorausschauende Arbeitsweise mit engem Bezug zur Geschäftsleitung und hohem Anspruch an Zuverlässigkeit, Diskretion und strukturierte Abläufe.
Zertifikate
Eventmanager
DELST2025
Chef- und Managementassistenz
IHK2015