Virtuelle Assistentin und Administrative Fachkraft

Ansprechpartner für Studenten und Kollegen unter anderem für Studiengebühren, Studentenrückerstattung und andere zahlungsbezogene Angelegenheiten, Unterstützung der Debitorenverwaltung, Verwaltung der Rückerstattung von US-Finanzhilfen an Studenten, Verwaltung der Webster Vienna Trainingsstipendien

Erledigung aller Aufgaben der Telefonzentrale und Beantwortung allgemeiner E-Mail-Anfragen und verantwortlich für alle Aufgaben im Zusammenhang mit eingehender Post, Einziger Ansprechpartner für Anfragen des Facility Managements und Aufgabenverteilung unter der Aufsicht des Senior Facility Officers, Koordination der Ausstattung der Klassenräume in Zusammenarbeit mit den akademischen und den IT-Abteilungen, Erstellung von Studierendenausweisen und Ausgabe von Immatrikulationsbescheinigungen

Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams, Büroorganisation (Telefon- E-mail- und Postverkehr, Büromaterialverwaltung, Ablage, Terminkoordination) mit Hilfe der betrieblichen Kommunikationsmittel (Outlook, Skype for Business), Protokollerstellung und Präsentation, Controllingaufgaben für den Personalbereich (Verwaltung von Urlaub-, Überstunden- und Krankenständen), Dokumentation und Datenpflege im Intranet (mit SharePoint), Mitarbeit bei Projekten

Kontakt zu den Filialen der Banco do Brasil in Brasilien, Portugal, Frankreich, Spanien, Italien und Deutschland, Abschluss der Transaktionen gemäß internen Regelungen der Bank und in Übereinstimmung mit den durch das Komitee genehmigten Konditionen, Kontrolle und Überwachung der Laufzeiten der Darlehen, Portfolio Past Due, Verwaltung und Kontrolle der Dokumente betreffend Garantien, Finanzierung, etc., Verwaltung der Kundenanfragen bezüglich Finanzierung: Vorfinanzierung, Umschuldung: Preise, Kosten, Limits und Ratings, Recherche, Analyse und Durchführung von KYC und AML Kontrollen der Kunden des bestehenden Portfolios, Anwendung der neuen gesetzlichen oder internen Anforderungen in jedem Schritt des Prozesses, Update der Dienstbeschreibungen des Kreditgeschäftes

Verantwortlich für die Infrastruktur im Bereich Schulung/Weiterbildung (zuletzt Gruppenleiterin mit 6 Mitarbeitern), persönliche Assistentin des Chefs, Kundenbetreuung, sonstige administrative Tätigkeiten (Post, E-Mail)

Vorbereitung der Marken- und Patentunterlagen zur Anmeldung in Brasilien und im Ausland, Kundenbetreuung, Korrespondenz mit Firmen in Brasilien und im Ausland (Telefon, Fax, Internet)

Administrative Tätigkeiten (Ablage, Kopieren u. Scannen, Telefon, Post und E-Mail) in den Abteilungen Human Resources und Kundenservice, ab 2002 Start als Sekretärin