05.09.2026 aktualisiert

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PMO und Projektkoordination

Leipzig, Deutschland
Leipzig +500 km
Fremdsprachensekretärin/Europa-Korrespondentin
Leipzig, Deutschland
Leipzig +500 km
Fremdsprachensekretärin/Europa-Korrespondentin

Profilanlagen

Arbeitszeugnis Executive Assistant.png
ITIL4 Foundation Zertifikat, KKühn.pdf
Teilnahmebescheinigung ITIL4 Foundation, KKühn.pdf
Referenzschreiben K.Kühn_HLKomm.pdf
Referenz Projektätigkeiten PVA_KKühn1.pdf
Referenz Projektätigkeiten PVA_KKühn2.pdf
Empfehlungsschreiben PVA_KKühn1.pdf
Empfehlungsschreiben PVA_KKühn2.pdf
IBM Introduction to Project Managament_Zertifikat.pdf
Empfehlungsschreiben RTL.pdf
Empfehlungsschreiben Actcon.pdf
Projekt CV_Kathleen Kühn AKTUELL 0826.pdf

Über mich

| IT, Telekom, öffentlicher Sektor, Start-ups und Medien | Struktur, Stil und saubere Übergaben - Trusted by high-profile and VIP clients (u. a. RTL, Polizei, Freistaat Sachsen, Pyür Business) -

Skills

Überprüfung der FaktenBuchhaltungAnpassungsfähigkeitKalenderverwaltungAgile MethodologieAnalytisches DenkenAtlassian ConfluenceAtlassian JiraMicrosoft AzureTelekommunikationVoIPTabellenDatenverarbeitungCRM-SystemeDatasheetsProjektplanungDokumentenmanagementDigitale TechnologieMicrosoft Dynamics CrmGoogle DocsGoogle-AnwendungenGoogle KalenderÖffentliche VerwaltungITILSoziale KompetenzProjektmanagementMicrosoft ProjectSAP ERPOrganisationskommunikationPräsentationsprogrammeProjektzusammenarbeitMicrosoft Power BIDatei-OrganisationVirtuelles BüroPräsentationenDATEVZapierDatenbank-MigrationAssistenz der GeschäftsführungInformatikProjektunterstützungSekretariatserfahrungFremdsprachenkorrespondenzEmpathischPersönliche AssistenzKpi-BerichterstattungIT-Projektmanagement
Projektmanagement, PMO & Executive Support
Erfahrene PMO- und Projektkraft mit Fokus auf Digitalisierungs- und IT-Transformationsprojekte – insbesondere im öffentlichen Sektor, in der Telekommunikation, Start-ups und Medien.
Ich denke mit, greife ein, entlaste. Und sorge dafür, dass Projekte nicht nur laufen, sondern wirken.

Was Auftraggeber mit mir gewinnen:
• Klarheit und Überblick, auch in komplexen Strukturen
• Strukturierte Prozesse ohne unnötige Bürokratie
• Verlässliche Kommunikation mit Fingerspitzengefühl
• Agiles Denken mit gesundem Realitätssinn
Projektunterstützung & Administration
  • Projekt-, Personal- und Terminplanung, PMO-Services
  • Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Entscheidungsvorlagen
  • Organisation und Dokumentation von Meetings (Agenda, Protokolle, Follow-up)
  • Vertragsvorbereitung, Fristenmanagement, Rechnungsstellung, Mahnwesen
  • Reise-, Kalender- und Dokumentenmanagement
  • Planung und Koordination von Veranstaltungen oder internen Schulungen
Kommunikation & Kundenmanagement
  • Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Kundenkommunikation, Eskalationsmanagement, Reporting
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Vorlagen
  • Schnittstellenmanagement zwischen Management, Team und Partnern
  • Aufbau und Pflege eines verlässlichen Netzwerks
Methoden, Zertifizierungen & Sicherheit
  • Agile Methoden und dynamische Prozesse
  • ITIL®4 Foundation (12/2023), IBM Projektmanagement (01/2025)
  • Strategische Analyse, strukturierte Fehlererkennung, Zukunftsorientierung
  • Kenntnisse in Sicherheitskonzepten, Datenschutz und Compliance
Tools & Technologien

Projekt- & Kollaboration: Asana, Jira, Confluence, Notion, Projektron
Microsoft: Office 365, SharePoint, Dynamics CRM, Power BI, Azure Basics
Daten & Systeme: DMS, M-Files, SAP ZRP 6.0/SPS12, GeoMap, Onventis, Webcycle
Technik: HTML/CSS-Grundlagen, VOIP-Integration, Zapier (No-Code), Postfachsysteme
KI & Automatisierung: Generative AI, Prompt Engineering, KI gestützte Recherche & Datenvalidierung, Prozess & Workflow Optimierung
Design: Adobe Photoshop, Acrobat Pro, visuelle Dokumentgestaltung
Kommunikation: Teams, Zoom, Webex, Rocket.Chat, Google Workspace
Branchen- & Sozialkompetenzen
  • Erfahrung im öffentlichen Dienst, Telekommunikation, Kreativ- und Start-up-Bereich
  • Kenntnisse in Inklusion, Sozial- und Verwaltungsrecht
  • Wirtschaftliches Denken, realistische Einschätzung von Chancen und Risiken
Soft Skills & Persönlichkeit
  • Empathisch, strukturiert, loyal, belastbar
  • Seismografisches Gespür für Teamdynamiken
  • Fundierte Urteilsfähigkeit, ausgezeichnete Merkfähigkeit
  • Aufbau tragfähiger Beziehungen und vertrauensvoller Kommunikation
Kurz gesagt
Ich kombiniere Struktur mit Menschlichkeit, Organisation mit Technikverständnis und schaffe die Basis, damit Projekte effizient, transparent und mit Wirkung umgesetzt werden.

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischgutSpanischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Projektmanagement, PMO & Executive Support

Kathleen Kühn - Projektmanagement/PMO/Assistenz

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

  1. Ganzheitliche Unterstützung in Projektmanagement, PMO und als Assistenz, von strategischer Planung bis zur operativen Umsetzung.
  2. Fokus auf Digitalisierung, IT-Transformation und Prozessoptimierung in dynamischen Umgebungen.
  3. Verantwortung für Projektkoordination, Planung, Steuerung und Reporting in hybriden und agilen Arbeitsmodellen.
  4. Erstellung von Reports, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für Stakeholder sowie strukturierte Organisation von Abläufen, Terminen und Kommunikation.
Auftraggeber & Projekthintergrund:
Begleitung von Konzernen, Mittelstand und Start-ups beim Aufbau, der Strukturierung und Optimierung von Projekt- und PMO-Prozessen. Zusammenarbeit u. a. mit öffentlichen Einrichtungen (Ministerien, Polizei, Verwaltung), Telekommunikations- und Medienunternehmen (RTL Media Group u. a.) sowie innovativen Start-ups in Digitalisierungs- und IT-Projekten. Übernahme von leitungsnahen Kommunikations-, Steuerungs- und Koordinationsaufgaben zur Entlastung und Entscheidungsunterstützung des Managements.

Branchen: Öffentlicher Sektor · Telekommunikation · Medien & Entertainment · IT & Digitalisierung · Immobilien · Marketing/PR & Design · Start-ups

Zusätzliche Erfahrung:
Optimierung administrativer Prozesse und Belegorganisation in KMUs, Einführung effizienter Abläufe im Rechnungswesen und Dokumentenmanagement.

Projektkoordination & PMO Support im Vertriebsumfeld

Cornelsen Verlag

Medien und Verlage

1000-5000 Mitarbeiter

Zeitlich begrenztes Nebenmandat zur kurzfristigen Übernahme und strukturierten Steuerung eines Arbeitspakets im Vertriebsumfeld, (Remote)*
*beauftragt durch HAYS AG

Tätigkeiten:
  • Analyse, Strukturierung und Priorisierung eines bestehenden Datenbestands mit rund 1.650 Träger und Standortdatensätzen
  • Entwicklung einer einheitlichen Bearbeitungs, Qualitäts und Dokumentationslogik zur transparenten Steuerung und Qualitätssicherung
  • Steuerung der operativen Bearbeitung einschließlich Recherche, Validierung, Plausibilitätsprüfung und Bereinigung priorisierter KAM Stammdaten
  • Identifikation und Bereinigung von Dubletten, Inkonsistenzen und Abweichungen sowie Durchführung strukturierter Korrekturschleifen
  • Status und Aufwandsmonitoring, Priorisierung der Arbeitspakete sowie transparente Stakeholderkommunikation mit Vermittler und Endkunde
  • Erstellung der Abschlussdokumentation und eines Leitfadens zur eigenständigen Weiterbearbeitung sowie strukturierte Projektübergabe
Ergebnis: Kurzfristige Übernahme und strukturierte Steuerung eines komplexen Arbeitspakets mit belastbarer Methodik, qualitätsgesicherter Datenbasis und klar dokumentierter Übergabe.

Tools & Technologien: MS Excel, MS Office, MS Teams, SharePoint, Generative AI, Prompt Engineering, KI gestützte Recherche und Datenvalidierung
Auslastung: ca. 20 h/Woche, flexibel zu parallelem Interimsmandat

INTERIMS PMO/PROJEKTKOORDINATION – VENDOR & OPERATIONS MANAGEMENT

RTL Technology GmbH, Abt. Scaled Tech Solutions

Medien und Verlage

500-1000 Mitarbeiter

Folge-Interimsmandat im Bereich Scaled Tech Solutions als PMO für den Medienkonzern RTL, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch actcon GmbH

Tätigkeiten:
  • PMO & Operations: Zeiterfassung, Ressourcenanlage, Projektzuordnung, Pflege von Projekt- und Personallisten, Schnittstellenkoordination, Sicherstellung konsistenter Projektstrukturen
  • Vendor & Vertragsmanagement: Steuerung externer Dienstleister, Einzelverträge & Verlängerungen, Abstimmung mit Einkauf & Fachbereichen
  • Financial Governance & Controlling: Rechnungsprüfung u. Freigaben, Abstimmung mit Finanzbuchhaltung, Reporting u. Monitoring
Ergebnis: Strukturierte PMO- und Operationsprozesse, effiziente Steuerung von Dienstleistern sowie Abrechnung und Controlling, schnell wirksam und belastbar umgesetzt

Tools: MS Teams, Outlook, MS Office, Rechnungsfreigabe- u. Bearbeitungstool Webcycle, Bestell- und Einkaufstool Onventis, Projektbearbeitungstool Projektron
Auslastung: bis zu 70% bei zuletzt ca. 28 h/Woche

Interims Executive Assistant & PMO-Unterstützung

RTL Technology GmbH

Medien und Verlage

5000-10.000 Mitarbeiter

Interimsmandat auf Management-Level mit klarem Fokus auf PMO-Kompetenzen, IT-Affinität und internationaler Kommunikation für den Medienkonzern RTL, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch actcon GmbH

Interimistische Vertretung der Executive Assistant im Managementteam (C-Level)

Tätigkeiten:
  • Eigenständige Planung, Koordination und Dokumentation von Management-Terminen inkl. Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
  • Korrespondenz und Kommunikation auf Deutsch und Englisch auf Management-Ebene
  • Projektbezogene Unterstützung mit PMO-Skills: effiziente Kommunikations- und Dokumentationsprozesse, Schnittstellenkoordination, Reporting
  • Reiseorganisation (national & international) inkl. Abrechnung und Budgetüberwachung
  • Prüfung und Freigabe von Rechnungen
  • Organisation von Offsites, Veranstaltungen und teamübergreifenden Meetings
Ergebnis: Maximale Entlastung des Managements, on Point, sofort einsatzbereit, effizient und hochkonzentriert, kombiniert mit PMO-Kompetenz und internationaler Kommunikationserfahrung.

Tools: MS Teams, Outlook, MS Office, Reisebuchungstool Onesto, Rechnungsfreigabe- u. Bearbeitungstool Webcycle
Auslastung: 87,5% bei 35 h/Woche

Vertriebsassistenz & operative Projektunterstützung mit technischer Prozessverantwortung

ClubLife Consulting UG

Marketing, PR und Design

< 10 Mitarbeiter

Beauftragtes Mandat für ein wachstumsorientiertes Start-up an der Schnittstelle von Telekommunikation, Eventorganisation und Musik-/Kreativbranche, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*Direktbeauftragung durch Endkunde

Tätigkeiten:
  1. Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Prozessentwicklung und interner Kommunikation.
  2. Aufbau klarer Abläufe zwischen Vertrieb, Marketing und Eventplanung.
  3. Qualifizierung und Nachverfolgung von Leads anhand eines strukturierten Telefonskripts sowie Pflege und Dokumentation im CRM-System.
  4. Konzeption und Umsetzung digitaler Tools: Postfach-Migrationen, Einrichtung automatisierter Filterregeln, VOIP-Integration und Aufbau eines cloudbasierten CRM-Workflows.
  5. Erstellung technischer HTML-Mail-Signaturen, Aufbau eines Score-basierten Bewertungssystems mit Google Sheets & Zapier (No-Code Automation) sowie Konzeption der Anbindung an Umsatz.io.
Ergebnis: Durch den Aufbau strukturierter Prozesse, technischer Workflows und eines automatisierten Leadqualifizierungssystems entlastete ich die Geschäftsführung spürbar und stärkte die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Event und Marketing.

Tools & Technologien: Google Workspace (Sheets, Docs, Forms, Drive), Notion, CRM-Systeme, Zapier, MS Office, HTML/CSS-Grundlagen, VOIP-Integration, Zoom, Outlook, Thunderbird
Auslastung: 2 Tage/Woche, flexibel zu parallelen Projekten

Juristische Schreibassistenz/Sprachlich-administrative Unterstützung (Projektnebenlauf)

Haug & Höfer Rechtsanwälte und Steuerberater GmbH

Wirtschaftsprüfung, Steuern und Recht

< 10 Mitarbeiter

Ergänzende Tätigkeit vor Ort, in einer renommierten Kanzlei, während projektfreier Phase zur aktiven Überbrückung:
  • Erstellung juristischer Schriftsätze auf hybrider Basis (Direktdiktat und Bandaufnahme)
  • Sprachlich präzise Ausarbeitung nach formalen Vorgaben (Rechtschreibung, Satzbau, Ausdruck)
  • Unterstützung im klassischen Kanzleialltag und im Backoffice
  • Verlässliche Assistenzleistung zur strukturierten Entlastung des Anwaltsteams
Tools: DATEV Anwalt Classic (DMS), MS Office

PMO IT-Projektsteuerung

Polizei Sachsen

Öffentlicher Dienst

1000-5000 Mitarbeiter

Projektmandat für die Polizei Sachsen im Rahmen eines bedeutenden IT-Großprojekts, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch TeamProject IT GmbH

Projektsteuerung, Prozessoptimierung und PMO in einem IT-Großprojekt des öffentlichen Sektors. Verantwortung für Controlling, Aufgabensteuerung und Effizienzsteigerung.

Tätigkeiten:
  1. Methoden- und Prozessoptimierung zur Zielerreichung
  2. Strategische Beratung zu Teamstruktur, Rollen und Kommunikation
  3. Erstellung/Steuerung von Arbeitspaketen, laufendes Controlling
  4. Aufbau schlanker Abläufe & nachhaltiger Kommunikationsstrukturen
  5. Moderation/Protokollierung auf Projektleiterebene
  6. Zentrale Confluence-Seite für Besprechungen & Dokumentation
  7. Support im Vertragsmanagement, QS, Prüfung externer Leistungsnachweise
  8. Freigabeprozess in Jira zur Qualitätssicherung
  9. Termin-/Kalenderkoordination, Funktionspostfach; SharePoint-Struktur & Backups
Ergebnis: Mehr Effizienz durch strukturierte Steuerung, klare Kommunikation und optimierte Abläufe. Besonders wirksam: schlanke Prozesse, transparentes Aufgabencontrolling und ein konsistentes Freigabe-/Kommunikationssystem (Jira, Confluence).

Tools: Jira, Confluence, SharePoint, MS Office, Webex, Outlook
Auslastung: 80 % bei 32 h/Woche

Projektmanagement Deployment

HLkomm Telekommunikations GmbH

Telekommunikation

50-250 Mitarbeiter

Projektmandat in einem Unternehmen der Telekommunikationsbranche, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch sms Consulting GmbH

Operative Koordination technischer B2B-Kundenaufträge in den Bereichen Internetdienste, Standortvernetzung, Datacenter, Security, Cloud & Telefonie. Verantwortung für Planung, Steuerung und Umsetzung von Standard- und Realisierungsprojekten sowie fortlaufende Prozess- und Schnittstellenoptimierung.

Tätigkeiten:
  1. Koordination mehrerer paralleler Kundenaufträge
  2. Planung und Durchführung von Kick-off-Meetings, Terminmanagement, Nachverfolgung
  3. Erstellung und Controlling von Arbeitspaketen (intern/extern)
  4. Auftrags-, Lager- und Bestellmanagement inkl. Rechnungsfreigaben
  5. Kommunikationsschnittstelle zwischen Kunden, Fachabteilungen und Dienstleistern
  6. Eskalations- und Ordermanagement, Sicherstellung reibungsloser Abläufe
  7. Dokumentation und Reporting im MS Dynamics CRM
  8. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kundenfokus
  9. Unterstützung bei Planung, Installation und Abnahme technischer Schaltungen
Ergebnis: Effiziente Projektsteuerung durch strukturiertes Auftragsmanagement, klare Kommunikation und proaktive Koordination aller Beteiligten. Erhöhte Termintreue, mehr Transparenz und nachhaltige Kundenzufriedenheit im technischen B2B-Umfeld.

Tools & Technologien: MS Dynamics CRM, Jira, Power BI, SharePoint, MS Office, Teams, Outlook
Auslastung: 75 % bei 30 h/Woche

Datenerfassung/Research

Real Estate Pilot AG

Sonstiges

10-50 Mitarbeiter

Beauftragtes Mandat für ein Unternehmen der Immobilienbranche, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*Direktbeauftragung durch Endkunde

Verantwortlich für die Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung einer umfangreichen Unternehmensdatenbank. Schwerpunkt auf präziser Datenerfassung, systematischer Strukturierung und analytischer Aufbereitung von Projekt- und Standortinformationen.

Tätigkeiten:
  1. Pflege und fortlaufende Aktualisierung von Unternehmens- und Projektdaten
  2. Sorgfältiges Bedienen und Validieren der GeoMap-Datenbank
  3. Recherche, Erfassung und Bearbeitung von Bauprojekten, Points of Interest und Anbietern
  4. Aufbereitung und Pflege statistischer Daten, Mietspiegeldaten, Stellplatzsatzungen und Gutachterausschussdaten
  5. Vorausschauendes Planen und priorisiertes Erledigen der täglichen Aufgaben
  6. Sicherstellung hoher Datenqualität und Einhaltung interner Standards
Ergebnis: Strukturierte und fehlerfreie Datenbankführung, die eine zuverlässige Grundlage für weitere Auswertungen und Geschäftsentscheidungen bildete. Durch Genauigkeit, Tempo und Systematik konnte eine deutliche Steigerung der Datenqualität erzielt werden.

Tools & Technologien: GeoMap, Rocket.Chat, MS Teams
Auslastung: 75 % bei 30 h/Woche

Executive Assistant to COO

Schurer Pharma & Kosmetik GmbH

Pharma und Medizintechnik

50-250 Mitarbeiter

hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote) in Teilzeit (30 h)

Verantwortlich für die umfassende Unterstützung des COO in administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben. Kombination aus klassischem Executive Support, Projektbegleitung und kurzfristiger Führungsverantwortung in der Operations-Abteilung.

Tätigkeiten:
  1. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reportings und Statistiken
  2. Koordination von Projekten und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft
  3. Organisation und Pflege des Terminkalenders des COO
  4. Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings
  5. Vertragsmanagement und Verwaltung sensibler Unterlagen
  6. Kommunikation mit Kunden, Partnern und internen Stakeholdern
  7. Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und allgemeine Sekretariatsaufgaben
Zusätzliche Leitungsverantwortung:
  1. Interimistische Vertretung der Head of Operations als Executive Assistant to COO
  2. Erstellung von Dienstplänen für ein 2-Schichtsystem
  3. Urlaubs- und Krankmeldungsmanagement sowie Personalplanung
  4. Koordination des Mitarbeitereinsatzes und Anforderung von Zusatzpersonal
  5. Eigenständige Einsatzplanung von Studierenden in Zusammenarbeit mit einem Leihunternehmen
  6. Enge Zusammenarbeit mit HR und Begleitung von Personalgesprächen
Ergebnis: Sicherung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft und in Projekten, strukturelle Entlastung des Managements und Stabilisierung der internen Kommunikation in einer anspruchsvollen Übergangsphase.

Zertifikate

Introduction to Project Management

IBM

2025

ITIL4 Foundation

IT-Schulungen.com

2023

Bewertungen

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