Requirements Engineer/ Business Analyst und IT-Projektmanager

Projektbeschreibung

Bei einem der führenden Handelskonzerne in Europa werden im Rahmen einer SAP S/4HANA Transformation die Finanz- und Betriebswirtschaftsprozesse im SAP digitalisiert, harmonisiert und ein konzernweiter SAP Finance Template erzeugt. Die Ziele des Projekts sind die gesellschaftsübergreifende

Harmonisierung, Standardisierung und Automatisierung der Prozesse, Stammdaten und Schnittstellen. Ich bin im Teilbereich Purchase-to-Pay tätig, welches die Beschaffungs-, Rechnungs- und Zahlungsprozesse transformiert.

Bei einem internationalen Produktions- und Handelsunternehmen für mineralische Rohstoffe ist die Neuausrichtung ihrer bestehenden IT-Landschaft geplant. Das Ziel besteht darin, im Rahmen der Digitalisierung die gruppenweite IT-Infrastruktur auf Basis moderner Technologien neu aufzustellen und so für künftige Herausforderungen vorzubereiten. Dazu werden mehrere Workshops durchgeführt. Ergebnis dieser Workshops ist eine belastbare, unabhängige und transparente Entscheidungshilfe, auf Basis welcher Technologie die bestehende IT-Landschaft 2022 modernisiert wird.

● Analyse der in der alten IT-Landschaft abgebildeten Geschäftsprozesse

● Identifizierung von Optimierungspotenzialen der Geschäftsprozessen

● Vorbereitung und Moderierung von Workshops

Ein europäisches Handelsunternehmen mit einem mobilen Direktvertriebskonzept will die Customer Journey verbessern. Im Rahmen eines agilen Projektes wurde somit eine neue Point-of-Sale Software entwickelt. Diese sollte alle relevanten Prozesse bündeln und möglichst nutzerfreundlich zu bedienen sein. Eine der größten Herausforderungen war es, die offline-fähige Verfügbarkeit der weit mehr als 100 mobilen Geschäftsprozesse zu ermöglichen.

Bei diesem Projekt soll das Antragsverfahren des Kunden digitalisiert werden. Die alten IT-Systeme unterstützen den Verarbeitungsprozess nicht vollständig. Benötigte Informationen werden sowohl digital als auch per Papier übermittelt. Durch den Medienbruch und fehlenden Kommunikation der Systeme untereinander geht die Transparenz verloren. Deshalb soll eine neue Software den Prozess komplett abbilden und die alten Systeme ablösen.

Der Public Sector empfängt Daten aus dem Ausland und muss diese im Inland an verschiedene Stellen transformiert weiterleiten. In diesem Projekt wird eine Software entwickelt, die die Daten aus dem Ausland entgegennimmt, transformiert und an die anderen externen Systeme im Inland weiterleitet. Dabei werden die Daten aus dem Ausland in unterschiedlichen Formaten empfangen, in einen einheitlichen Zeichensatz und Dateiformat transformiert, mit weiteren Daten angereichert und an die jeweiligen Stellen weitergeleitet.

● Anforderungserhebung, -dokumentation und -verwaltung

● Entwicklung der fachlichen Komponente der BI Strategie

Die Beschaffungs- und Instandhaltungsprozesse wurden durch ein veraltetes IT-System abgewickelt. Diese Software konnte aber nicht alle benötigten Prozesse abbilden. Es mussten mehrere IT-Systeme angebunden werden, um die Prozesse abzubilden. Die vielen Schnittstellen führten aber häufig zu Fehlern. Die Abwicklung des Beschaffungs- und Instandhaltungsprozesses wurde mit der Einführung von SAP EAM optimiert. Dazu wurden im SAP die Komponenten Beschaffung, Wartungsplaner, Meldewesen, Auftragsabwicklung, Auftragsabrechnung und -fakturierung abgebildet.

Die Spesenabrechnung lief manuell über Fahrtenbücher und der Prozess hatte viele manuelle und analoge Eingriffe. Bis die Daten für die Spesenabrechnung ins System eingegangen sind, ist viel Zeit vergangen. Der zuvor manuell durchgeführte Prozess sorgte auch dazu, dass im nachgelagerten IT-System viele Angaben korrigiert werden mussten. Da der Prozess lange dauerte und auch erhebliche Qualitätsmängel vorhanden gewesen sind, wurden die Fahrtenbücher durch den Einsatz von Telematik ersetzt. Die Telemetriedaten

werden nun automatisch an einen Server übermittelt, welches die Spesenberechnung automatisch für den Fahrer durchführt. Der einzige manuelle Schritt ist nur noch die Kontrolle, ob die Fahrt berechtigt gewesen ist.

● Projektmanagement

● Business Analyse

Im Unternehmen gab es keine einheitliche BI-Strategie, wodurch unterschiedliche BI-Systeme vorhanden gewesen sind und nicht alle relevanten Kennzahlen abgebildet wurden. Zusätzlich gab es keinen einheitlichen Prozess, wie BI-Anforderungen kommuniziert und realisiert werden. Dies ist u.a. daraus resultiert, da es keine richtige Organisationseinheit gab, die sich um die BI-Systeme gekümmert hat. Im Rahmen meiner Bachelorarbeit habe ich für das Unternehmen eine ganzheitlichen BI-Strategie konzipiert, die sowohl die fachliche, technische und organisatorische Ebene abdeckt. Dadurch hat der IT-Leiter ein ganzheitliches Konzept erhalten, um die Organisation entsprechend aufzubauen und ein einheitliches BI-System zu implementieren. Zusätzlich sind im Konzept für die Abteilung Controlling entsprechende Kennzahlen definiert, sodass eine Abteilung direkt produktiv mit diesem Konzept arbeiten kann.

In mehreren Gesellschaften des Konzerns wurde der Rechnungseingangsprozess von einem manuellen in einen IT gestützten Prozess geändert. Bis dato erfolgte die Rechnungsbearbeitung papierbasiert und wurde manuell von jeder einzelnen Prüfinstanz geprüft. Mit dem neuen Rechnungseingangsprozess erfolgt der Rechnungseingang digital und der Genehmigungsworkflow wird digital in SAP abgewickelt.

● Anforderungserhebung, -dokumentation und -verwaltung

● Erstellung und Durchführung von Testfällen und Schulungen

● Support für die Anwender

● Projektmanagement

● SAP Customizing

Die Instandhaltungsprozesse der Werkstattmonteure liefen noch ganz analog ab. Die Aufträge wurden auf Papier ausgedruckt und den Monteuren übergeben. Diese haben ihre Aktivitäten inkl. Arbeitszeiten und weitere Daten wie z.B. die Kilometeranzahl des Fahrzeugtachos aufgeschrieben und dem Meister übergeben. Dieser hat die ganzen Daten im SAP erfasst und händisch gebucht. Da auch hier der Prozess fehlerhaft ist (nachträgliche Erfassung führt zu Fehlbuchungen, Schrift nicht lesbar, etc.) soll dieser digitalisiert werden. Daher wurde mittels Scrum die mobile Instandhaltung eingeführt. Hier erhält der

Monteur die Aufträge mitsamt aller Informationen auf einem Tablet und kann dort alles direkt erfassen. Der Meister ist somit nicht mehr bei der Erfassung beteiligt und alle Buchungen sind sofort einsehbar.

Im Logistikprozess für die Warenlagerung und -Umfüllung wurde noch mit viel Papier gearbeitet. Daher sollten die Prozesse der kaufmännischen als auch gewerblichen Mitarbeiter digitalisiert werden. Somit wurden die Prozesse im SAP-System integriert und die gewerblichen Mitarbeiter mit Mobilgeräten ausgestattet. Dadurch können die gewerblichen Mitarbeiter ihre Tätigkeiten über das Mobilgerät durchführen.

Die Systemumgebung im ganzen Konzern wurde von Novell auf Microsoft umgestellt. Dabei wurde das Active Directory und der Exchange Server eingeführt. Mit der Einführung mussten alle Endgeräte eingerichtet werden.

● Einrichtung des Active Directory und der Endgeräte