Senior PMO | Projektsteuerung | Coaching

Beratung bei der Prozessanpassug und -Optimierung im Rahmen betrieblicher Umstrukturierungen im IT-Security-Umfeld im Bankenumfeld

Reporting, Controlling und Koordination innerhalb eines EOL-IT-Projektes im Bankenumfeld

Analyse bestehender Reportings und Prozesse 
Aufsetzen und etablieren optimierter Reportings
Optimierung von Prozessen im Kontext der Planung und Durchführung zur Produktivitätssteigerung
Erstellen von Prozessbeschreibungen
Koordination eingesetzter Dienstleister
Unterstützung bei der Führung des externen Koordinatoren-Teams
Vorbereitung interner Audits
Planung und Koordination
Qualitätsmanagement (Prozesseinhaltung, Berichtseingänge, u.a.)
Prozessoptimierung für ServiceNow-Abläufe im Kontext der Security Tests
und weiteres

Neugestaltung des Abteilungs-SharePoint
- Ist-Analyse und Ziel-Abstimmung
- Umsetzungsplanung hinsichtlich benötigter Ressourcen, Terminplanung, Kommunikationsplan
- Abstimmung mit Stakeholdern, Abteilungsleiter und Team
- Implementierung der Zieldarstellung 
inkl. grafischer Neugestaltung, angepasster Dokumentationsstruktur und überarbeitetem Berechtigungskonzept

Senior PMO im Operations Management
- Steuerung des Onboardings neuer, externer Mitarbeiter
- Controlling (z.B. Bestellausschöpfung; Ressourcenplanung)
- Qualitätsmanagement (z.B. Einhaltung von Prozessvorgaben)
- Erstellen diverser Auswertungen 
- Prozessdokumentation 
- Beratung und Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse und Vorgaben 
- Unterstützung bei der Umstellung auf neue Arbeitsumgebungen für Offshore-Ressourcen (u.a.: Implementierung neuer Onboarding-Prozesse, Identifizierung von Zugriffsproblemen, Abstimmung zur Fehlerbeseitigung, Koordination der Massenumstellung)
- u.a.

Führen eines Einzelhandels / Fachgeschäft für E-Zigaretten, Liquids und Zubehör
- Unternehmensgründung / Unternehmensführung
- Einkauf / Verkauf / Marketing
- Kundenberatung
- Reklamationsbearbeitung
- Controlling
etc.

Planung
Controlling
Steuerung mehrerer IT-Testprojekte
Reporting

Umfeld: 
Release-Testmanagement im IT-Programm; 
SW-Testmanagement im SEPA Kontext.

- Projektcontrolling (Budget; Aufwände; Ressourcen; Termine)
- Großprojekt-Reporting
- Erstellung und Pflege Projektdokumentation (Projektsteckbrief, Projektauftrag, Risikomatrix, Projektergebnisliste, etc.) 
- Projektprozesse definieren, abstimmen, dokumentieren
- Planung und Leitung von Terminen
- Koordination
- Verwaltung Test-Geräte
- Abstimmungen mit verschiedenen Fach- und IT-Bereichen (Fortschrittsabfragen; Klärungen Rückfragen; Konsolidierung Statusmeldungen und weiteres)
etc.

Umfeld: 
Umstellung des Betriebssystems von Windows XP zu Windows 7; Wechsel von Office 2003 zu 2010; inkl. unter anderem: Reduktion der Softwar-Produkte, Neupaketierung; Anpassung Eigenentwicklungen; Rollout- und Schulung

Übernahme der fachlichen Teilprojektleitung im Bereich Prozess-Implementierung (ITIL-Prozesse) in einem laufenden IT-Outsourcing-Projekt als Teil einer Task-Force.

- Steuerung der Teilprojekt-Mitarbeiter nach Neustrukturierung 
- Erstellen und Pflegen von Projektplänen
- Termin- und Meilenstein-Überwachung
- Nachverfolgen und Überwachen von (kritischen) Aktivitäten und Ergebnissen
- Vorbereiten der Teilprojektabnahme 
- Projektergebnisliste 
- Projektabnahmeprotokoll
- Teilnahme an Regelmeeting mit dem Kunden/Auftraggeber
- Erstellen von Statusberichten für Gesamtprojektleitung und Steuerungsgremien
- Eskalationsmanagement 
- Moderation von Besprechungen / Telefonkonferenzen
u.a.

Koordination Ausschreibungsbearbeitung
• Sichten der Unterlagen 
• Verteilen der Aufgaben an die entsprechenden Verantwortlichen / Abteilungen 
• Zusammenführung der Rückmeldungen 
• Organisation und Teilnahme an Workshops 
• Unterstützung bei Kalkulations- und Angebots- und Business Case-Erstellung
u.v.m. 

- Teilnahme an Servicemeetings, Workshops, Kundenterminen, etc.
- Bestellabwicklung (HW / SW / Dienstleistungen) inkl. Nachverfolgung (in enger Zusammenarbeit mit Einkauf und Fachbereichen)
- Koordinationsunterstützung / Abstimmungen bei Inbetriebnahme-Prozessen
- Budgetcontrolling und -überwachung für das Projekt
- Erstellen Budgetauswertungen für Reporting
- Projektcontrolling
- Unterstützung im Risikomanagement
- Ressourcenplanung (intern / extern) 
- Planung und Koordination von Meetings, Workshops, Lenkungsausschüssen u.a.
- Teilnahme Lenkungsausschuss
- Präsentationserstellung (Vorträge, Vorstandsvorlagen, u.a.)
- Erstellen von Projektaufträgen und Statusberichten
- Projektkommunikation (Teamebene bis Vorstandsebene)
- Pflege Projektdatenbank
- Pflege Projektplan und Terminüberwachung 
- Erstellen Monatsberichte für die Abteilung
- Unterstützung bei der Jahresplanung (Abteilung)
- Klärung / Beantwortung von Kundenanfragen
- Vertretung des Produktmanager Outsourcing
u.v.m.

- Projektcontrolling für 2 Projekte: Budget, Termine 
- Teilnahme und Protokollierung von Meetings und Telefonkonferenzen (deutsch und englisch)
- Terminkoordination
- Eigenständiges Erstellen von Statusreports
- weitere administrative Aufgaben

- Erarbeiten und pflegen des Projekthandbuches
- Erarbeiten Dokumentationsstruktur
- Investcontrolling (Projektbudget: Bestellverfolgung, Finanzauslastung, verfügbare Geldmittel, Unterstützung bei der Finanzplanung,...)
- Unterstützung bei der Prozessoptimierung und Darstellung
- Organisation, Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung verschiedener Meetings
- Unterstützung bei der Erarbeitung von Dokumentationen und Tools für Projekt übergreifende und nachhaltige Nutzung
- Unterstützung im Changemanagement
- Unterstützung im Risikomanagement

- Leiten des Projekt-Office für ein weltweites, sich über zwei Großkonzerne erstreckendes Projekt. 
- Organisation des Informationsflusses zwischen der eigenen Projektleitung, der Auftragnehmer-Projektleitung, dem Projektteam (zentrales Team; Teilprojektleitungen, etc.), den Ländern, sowie Konzernintern
- Korrespondenz im internationalen Umfeld (techn. Personal, kfm. Personal, Management) 
- Erstellen von Präsentationen für das Management-Reporting
- Einholen der Statusreports der jeweiligen Landesgesellschaften
- Koordination der Projektaufgaben zwischen den PMOs und zu den Teams
- Aufzeigen von Eskalationen (Termin-, Kosten-, Qualitätsüberschreitung) 
- Tracking von Actionpunkten für bis zu 9 Ländern und des zentralen Teams
- Tracking Projektfortschritt
- Plausibilitätsprüfung verschiedener Reports
- Vorbereiten, Abhalten und Protokollieren von internationalen Projektmeetings und Telefonkonferenzen 
- Strukturieren und Pflegen von Ablagen
- Dokumentation und Protokollierung in englischer Sprache
sowie weitere Aufgaben.