Senior IT-Consultant / Zert. Projektmanagerin GPM / MPM / PMO / Projektcontrolling

Wesentliche Inhalte meiner eigenverantwortlichen
Aufgaben im Ressourcenmanagements sind dabei:

Beratung und Hilfestellung für die Projektleiter,
PMO-Mitarbeiter, Abteilungs- und Bereichsleitern
rund um Fragen zur Projekt-Ressourcenplanung
und zum Ressourcenmanagement.

Aufbau und Führen einer zentralen konsolidierten
Datenbasis in Excel der durch die Projekte angefragten
und zugewiesenen Ressourcen. Diese konsolidierte
Excel Basis dient als Grundlage zur Erarbeitung von
Pivot-Auswertung und für das Reporting zu den einzelnen
Projekten, zur Abstimmung mit allen Stakeholdern,
z.B. zur Erkennung von Brennpunkten bzw. zur
mittel-/langfristigen Mitarbeitereinsatz- und Kapazitätsplanung.

Unteranderem Nutzung dieser Datenbasis, für
dateiübergreifende Pivot-Auswertungen, zur eigenständiger
Durchführung von Auswirkungsanalyse bei neuen
Vorhaben und Change Requests, um erkennen zu
können, inwieweit diese Vorhaben Auswirkungen auf
das aktive Portfolio haben und ob diese Vorhaben mit
den bestehenden Ressourcen durchführbar sind.
Mithilfe dieser Auswirkungsanalyse wird in Abstimmung
mit dem Projektportfoliomanagement und den Projektleitern
eine Basis für Genehmigungsentscheidungen und die
Priorisierung von Vorhaben erarbeitet und gelegt.

Eigenständiges erarbeiten der Datenbasis zur
Jahresplanung und zum Forecast durch Ermittlung
und Fortschreibung der (Plan-) Anzahl Personenstunden
je Organisationseinheit und Zeitraum, die für Projekte
benötigt werden, um diese für das Controlling zum
Import für die jeweiligen Systeme zur Verfügung zu stellen.

Klärung von Ressourcenkonflikten, die nicht zwischen
Projekt und Fachbereich aufgelöst werden können,
unterstützten der Projektleiter bei der Auflösung von
Ressourcenkonflikten soweit möglich. Ergebnisse werden
im wöchentlichen Meeting vorgestellt und besprochen.

Dabei handelte es sich um klassische PMO-Aufgaben,
mit Schwerpunkt auf selbständiges, inhaltliches
Aufgabentracking mittels interner techn. Betriebsaufträge
und der Verwendung der gängigen Tools (z.B. Excel, Excel-Pivot,
MS-Project, PowerPoint, Word, SAP, ARS). Unterstützung der
Projekte des Kunden über alle Projekt-Phasen von der Initiierung
bis zum Abschluss, im PMO-Service-Umfeld.

Hauptsächlich handelt es sich um ein Migrationsprojekt
Implementierung der Umgebung des Kunden auf eine IT-Serviceplattform.

Folgende Aufgaben wurden in diesem Projekt eigenverantwortlich
durchgeführt, Budgetmanagement - Budgetbedarfe bestimmen
(Bewertung von Stundenanforderungen). Budgettracking auf
Projekt/ Themenebene und Personenebene. Gegenüberstellung
von bestehendem Budget, Bestellwerten und Budgetbedarf
(aktuelle Stundenanforderungen) auf Projekt/ Themenebene
und Personenebene. Bestellmanagement - Abstimmung mit
Abteilungsleiter/ Teamleiter und Projektleiter jeder einzelnen
externen und internen Ressource. Beantragung von Bestellungen
bzw. Bestellerweiterungen, bzw. Abschließen von Bestellungen/
Bestellreduzierungen/ -änderungen beim Einkauf. Mitarbeit bei
der Jahresplanung und beim Forecast. Ermittlung Budgetbedarf
auf Basis der Ressourcenplanung. Abstimmung mit Controlling zu
DLD Kosten. Erstellung und Lieferung der Zusammensetzung der
DLD Kosten. Tracking der Budgetkürzungen.

Monatlicher Report zu Projektergebnissen. Monatlicher
PLA-Präsentationen zu Projektergebnissen. Ad hoc Auswertungen
für Bereichsleiter/ Abteilungsleiter/ Teamleiter. Erarbeitete
Ergebnisse werden in wöchentlichen Meetings vorgestellt und besprochen.

Zusätzliche Aufgaben

Unteranderem Urlaubsvertretung anderer PMO-Service Mitarbeiter
und Projektleiter für einzelne Projekte.

Anfrage meiner MS-Office-Expertise zur Mitwirkung bei
verschiedenen Ad-hoc Task Force, wie Log4j Schwachstellen
(Excel, Excel-Pivot) oder Überarbeitung des Unternehmens-
Präsentationsdesigns (PowerPoint).

Aufarbeitung der internen Kommunikationstrainings mit der Definition des weiteren Fortbildungsbedarfs.

Entwicklung, Einrichtung und Einführung einer digitalen Kommunikation-, Zusammenarbeit- und Kanban Lösung, inklusive Online Meeting in der internen MS Office 365 Umgebung mit Teams, Planner, Outlook und SharePoint Online.

Unterstützung für das Gesundheitskarten Projekt
im Bereich Projektmanagement Office.

Es handelte sich dabei um das Projekt zur Einführung
der elektronischen Gesundheitskarte, sowie die Erprobung
und den Online-Rollout. Es bedeutet die Bereitstellung von
Public-Key-Infrastruktur (PKI)-Produkten und Dienstleistungen
für den Test- und Wirkbetrieb, sowie die Personalisierung von
Heilberuf Ausweisen, Secure Modle Cards und elektronischer
Gesundheitskarten und die Bereitstellung von Zertifikaten für
funktional gleichwertige Hardware-Sicherheitsmodule zur
Erprobung im Online-Rollout (Stufe 1). Die Anforderungen
umfasste die Bereiche Prozess-, Vertrags- und Kundenmanagement,
Terminplanung, Projektplanung und Projektkoordination,
Dokumentenmanagement, Anforderungsanalyse und Konzeptentwicklung,
Servicekatalogerstellung, Change Management, Customer Relationship
Management, Ressourcenmanagement, Risikomanagement,
Projektcontrolling und Abstimmung zwischen Stakeholdern.

Übernahme sämtlicher Tätigkeiten des Project Management Office (PMO).
Projektbegleitung, -assistenz, und –controlling eines internationalen Projekts.

ABS-Transaktionen wurden innerhalb der Bankengruppe bislang immer
aus einer Projektorganisation heraus durchgeführt. Dies soll durch die
Einführung einer ausgewählten Software in die Linien übergeben werden.
Die Tätigkeiten dazu umfasst die Organisation der Beschaffung externer
Ressourcen, monatliches Budget- und Projektcontrolling sowie
Berichtswesen mit Clarity. Risikomanagement, Change Management,
Dokumentenmanagement, Organisation von Telefonkonferenzen,
Web-Meetings und Projektmeetings, diese zu begleiten und zu dokumentieren,
sowie Erstellung von Projektunterlagen in deutscher und englischer Sprache.
Organisation von Infrastruktureller Zusammenführung der Projektmitarbeiter.
Austausch von Informationen über Änderung und Neuerungen der
Unternehmens- und Projektprozesse im Multiprojektmanagementoffices.

Beratung und Unterstützung (Coaching) der
Baugruppenverantwortlichen für die Baugruppe
Elektronikentwicklung und dem Projektleiter
sowie den Teilprojektleitern der Softwareentwicklung
zur Umsetzung aller Entwicklungsprozesse des
V-Modells im Automotive Umfeld (CMMI/SPICE).

Beratung und Unterstützung des Projektleiters in
Softwareprojekten zur Contact Center Steuerung / Projektoffice.

Projektbegleitung, -assistenz, und -controlling.

Projektabwicklung zum Projektende (Projekt Closure)
von 14 Fachprojekten mit mehreren untergeordneten
Systemprojekten. Tracking des Budgets und einholen
aller relevanten Dokumente für den Abschluss in MKS Integrity
aller Fachprojekte und deren Systemprojekte. Controlling von
Budgetauswertungen, Plan/Soll-IST-Abgleich, Obligo-Überwachung,
Estimate-Werte einholen, erstellen des Forecast. Erstellen von
Budgetauswertungen für das Reporting und für Besprechungen
(z.B. Steering Boards). 

Austausch von Informationen über Änderung und Neuerungen
der Unternehmens- und Projektprozesse durch Telefonkonferenzen
und Web-Meetings.

Beratung des Leiters PMO und Zusammenarbeit zum
Aufbau und zur Weiterentwicklung der Abteilung, auf die
neue Organisationsstruktur einer Projekt-Companie.

Optimierung und Weiterentwicklung eines Planungstools
und einer Ressourcen-DB auf Basis von Excel, zur
Unterstützung der Projektleiter in ihren Kunden- und internen
Projekten, bei ihren Planungs-, Steuerungs- und Reporting-Aktivitäten.

Testen der Software auf fachliche und technische Funktionalität 
und Erstellung eines Benutzerhandbuchs zur Nutzung der
Planungssoftware und für Schulungszwecke.

Erarbeiten von Vorlagen für das Unternehmen und der Projekte 
zur Integration ins Planungstool und zur Sicherstellung des Kosten-,
Fortschritts-, Termin-Controllings und dem Reporting.

Unterstützung des Projektleiters im Migrations-Projekt
Financial Markets, Bereich PMO und Projektcontrolling.
Sicherstellung der Kommunikation und des Berichtswesens
zwischen  Projekt und Programm sowie der
Projektsteuerungsgruppe, Projektcontrolling und
Meilensteinplanung (u. a. Konsolidierung), Dokumentation
der Ergebnistypen. Change-, Risiko- und Qualitätsmanagement.
Unterstützung der Teilprojektleiter des Projektes bei der
Planung für 2010 und 2011 und der Restaufwandsschätzung
zur Ermittlung des monatlichen Forecast, Beauftragung und
Abrechnung der Dienstleistungen. 
Zentralisierung und Unterstützung bei der Prozessoptimierung
des Beauftragungs- und Abrechnungssystems von
Dienstleistungen der einzelnen Projekte des gesamten

Programms - FI Migration im Zentralen Programm-PMO.
Das Programm umfasst insgesamt 10 Projekte.

Interimsweise Übernahme und Leitung der Lieferanten-
und Dienstleistersteuerung in der zentralen strategischen
IT-Abteilung in Einbeck, sowie die Koordination der
IT-Verrechnung innerhalb der KWS-Gruppe national
und international, mit folgenden Themen:

Ermittlung von Kostentreibern, Betreuung, Weiterentwicklung
und Optimierung des IT Abrechnungs- und Reporting-Tools
sowie der Abläufe zur „IT-Leistungssteuerung“ (Rechnungsprüfung,
interne Leistungsverrechnung, Verrechnung an Tochtergesellschaften etc.).

Eigenverantwortliche operative Unterstützung
und Beratung eines Systemprojektes (Class C Appraisal-Projekt)
und eines IT-Teilprojektes zur Datenmigration, nach
der Fusion der Volksfürsorge mit der Generali.

Zu berücksichten war dazu die AGSM
(Advanced Generali Systems Engineering Method)
des Auftraggebers. Als Rahmen diente das
CMMI-Reifegradmodell, dieser wurde weiterentwickelt,
um das angestrebte Ziel Reifegrad 3 zu erreichen. Zum
Aufgabenbereich gehörten die Projektneuplanung für das
Systemprojekt und die Überarbeitung des bestehenden
Planes des IT-Teilprojektes zur Steuerung der Aktivitäten
und der Fortschrittskontrolle.

Laufende Soll-Ist-Vergleiche der Pläne und des
Abrechnungstools. Erstellen AGSM-relevanter
Ergebnistypen im Projektmanagementumfeld nach
den Konfigurationsmanagement-Richtlinien der Projekte.

Beratung und Unterstützung des Auftraggebers im
Entwicklungs- und Produktionszentrum für Lithographieoptiken.

Eigenverantwortliche Planung und Steuerung mehrerer
Projekte im Bereich Forschung und Entwicklung, Projektgrob-
und -Detailplanung, Aktualisierung der Projektpläne, laufende
Projektanalyse von Fortschritt und Planung, Einrichten und
Fortschreiben des Projektberichtswesens. Soll-Ist-Vergleiche
der Pläne mit MS-Project und SAP-BW, Meilenstein-Reviews
organisieren und koordinieren. Ressourcenplanung und
Auswertung des Entwicklungs- und Forschungsbereiches.

Beratung des Auftraggebers im Bereich
Konfigurationsmanagement CMMI zur Erreichung
der Zertifizierung des Unternehmens, auf CMMI-Level 2
und zur SCAMPI A–Prüfung. Erfolgreich abgeschlossen.
Konzeption und Etablierung des Konfigurations- und
Change-Managementsprozesses nach CMMI und nach
Richtlinien des Unternehmens in zwölf, einem Programm
untergeordneten Softwareentwicklungsprojekten. Zur
Sicherstellung der technischen und fachlichen Integrität
der Arbeitsergebnisse zu bestimmten Baselineterminen.

Betriebswirtschaftliche Beratung des Projektleiters
und des Auftraggebers hinsichtlich Kosten-/Nutzenbetrachtungen,
Verwaltung der Budgets sowie Ermittlung der Kennzahlen
für Einzelprojekte und des Gesamtprojektportfolios.
Durchführung des betriebswirtschaftlichen und des
methodischen Controllings mit den Inhalten: RPS-Planung
und Erstellung von Projektanträgen und Projektaufträgen
und Projektänderungsanträgen, Mitwirkung bei der
Projektgrob- und Detailplanung und der späteren
Aktualisierung des Projektplans, Analyse der Projektplanung
und Projektberichte, Ermittlung des Projektstatus und
Unterstützung bei der Durchführung eines aussagefähigen
und termingerechten Berichtswesens (Project-City).
Durchführung des Change-, Risiko- und Entscheidungsmanagements.
Beschaffung von externen Mitarbeitern und Werkleistungen,
Kontrolle der Statusberichte der Mitarbeiter nach
Beauftragung/Abrechnung, Schnittstellenfunktion zwischen
Projekt und Rechnungswesen, Verwaltung und Prüfung von
Bestellungen über e-Procurement, Erstellung von
Sonder-Reports über Ressourcenauslastung und Budgetüberschreitungen.

Aufbau eines zentralen Projekt–Management-Office
für das Programm Aktiv+: Hier ging es um die
Neuausrichtung der Steuerungsplattform mit den
Projekten IFRS, CORONA und
Sicherheiten Management System. Etablieren eines
einheitlichen Controlling-Verfahrens aller Projekte
innerhalb des Programms. Methodische Vorgaben
und Sicherstellung von einheitlichen Standards des
Reportings und des Berichtswesens, Aufbau einer
einheitlichen Informationsbasis für das Reporting
und das externe Berichtswesen.

Ressourcenoptimierung durch die Bündelung von
Arbeitspaketen und Verantwortlichkeiten, Unterstützung
der Projektleiter beim Erkennen von Risiken durch
Vorgabe einheitlicher Methoden. Aufbau einer
Ressourcendatenbank zur Optimierung des Ressourceneinsatzes,
Aufbau und Führung/Anleitung des PMO-Teams Aktiv+.

Arbeitsschwerpunkte des PMO-Teams: Umsetzungen der
internen Planungsrichtlinien aller Projekte im Programm,
Unterstützung der Projektleiter in Planungsfragen, Unterstützung
des Programms im Programm–Controlling, Entwicklung zur
Verbesserung der Projektpläne für das Programm,
Überwachen sämtlicher controllingrelevanter Tools in der FinanzIT.

Projekt Sicherheiten-Management-System

Projekt: Himalaya I (Projekt Office).
Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops,
Beschaffung von Räumen, Arbeitsplätzen und Sachmitteln,
Organisation der Projektdokumentation und Projektarchivierung,
Mitwirkung bei der Gestaltung projektinterner
Arbeitsabläufe und Kommunikationsstrukturen,
Organisation der Gremienbetreuung,

User Support Windows NT Clients, Anwendersupport
telefonisch und vor Ort, Datensicherung / Datenüberspielung,
Konfiguration von Hard- und Software, Installation von
Software (WinNT, MS-Office, Lotus Notes). First bis
Third-Level-Support aller anfallenden Probleme im
Bereich des Facility Management.

Einheitliche Einführung und reibungsloser Betrieb
der Hard- und Software und ISDN-Telefonanlage,
Fehleranalyse und Fehlerbehebung. Betreuung und
Einarbeitung der Mitarbeiter in der EDV-Produktion,
Internet und E-Mail-Installation und -Konfiguration.
Entwicklung einer Datenbankanwendung im
Bereich Call-Center unter Microsoft Access.
Datensicherung, Planung und Einführung von
Windows NT 4.0,  mit Konfiguration, Installation und
Administration. Implementierung und Abwicklung
eines Internetshops / e-Commerce.

Projektleitung zur Vermittlung von
Fach- und Führungskräften in Festanstellung.