Profilbild von Regina Kapsner Projektassistenz im PMO, Interim-Assistentin, Entlastung: Verwaltung-Organisation-Controlling, Excel aus Poing

Regina Kapsner

nicht verfügbar bis 31.12.2024

Letztes Update: 21.04.2024

Projektassistenz im PMO, Interim-Assistentin, Entlastung: Verwaltung-Organisation-Controlling, Excel

Firma: Kapsner GmbH
Abschluss: Diplom-Wirtschaftsingenieurin FH
Stunden-/Tagessatz: anzeigen
Sprachkenntnisse: Deutsch (Muttersprache) | Englisch (verhandlungssicher) | Französisch (verhandlungssicher) | Italienisch (Grundkenntnisse)

Dateianlagen

Kapsner Profile eng 2022 03.pdf
Kapsner-Profil-2024_220124.pdf

Skills

Interim-Assistentin / Projektassistenz entlastet im PMO, gern vielseitige Aufgaben, Verwaltung, Organisation, Controlling - meine Spezialität ist alles, was mit Excel zu tun hat :) Erfahrung auch in IT- und Bauprojekten

Meine kaufmännische Ausbildung und FH-Studium "Wirtschaftsingenieurwesen" sind die Basis, und zusammen mit rascher Auffassungsgabe, Hands-On-Mentalität und Orientierung an der Lösung macht es mir Freude, Projektleiter und ihre Teams im Alltag zu unterstützen und zu entlasten.

Excel inkl. VBA-Makro-Programmierung, Jira, Confluence, Navision, Sharepoint, MS Office; ALM Octane, MS Visio, MS Project, OpenOffice / Libre Office, Jira, Lotus Notes, Datev, SAP schon ab 1989, Wordpress inkl. SEO, Plone, Teams, WebEx, Zoom

Projekthistorie

12/2022 - bis jetzt
Projektassistentin in Umbauprojekt (Werksschutz)
(Sonstiges, 5000-10.000 Mitarbeiter)

Unterstützung des Projektleiters und der Teilprojektleiter bei der Aufgabenplanung und -verfolgung, Tracking in Jira-Tickets, Auswertung in Confluence-Berichten; Kostenverfolgung, Datenaufbereitung; Präsentationen; Protokolle

06/2015 - bis jetzt
Assistenz im Controlling
kbo Sozialpsychiatrisches Zentrum gGmbH

Unterstützung bei Förderabwicklung und Controlling 10/2018 – heute
Vorbereiten und Prüfen von Anträgen und Verwendungsnachweisen für Fördermittel von Freistaat, Bezirk und privaten Spendengebern; Pflegen und laufende Weiterentwicklung der Excel-Tools zum Monatsreporting; Unterstützung der Teamleitung Controlling bei den laufenden Aufgaben.
Förderabwicklung 03/2017 – 09/2018
Erstellen von Anträgen und Verwendungsnachweisen für Fördermittel von Freistaat, Bezirk und privaten Spendengebern.
Mitarbeit im Controlling 06/2015 – 09/2018
Aufbereitung von Daten aus dem Buchhaltungsprogramm Amondis in Excel und Erstellung von Berichten, Entwicklung von Makros zur Automatisierung der Datenaufbereitung und Berichterstellung; Mitarbeit bei der Entwicklung neuer Formate für die Berichte mit mehr Informationsgehalt; Mitarbeit bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen; Mitarbeit bei der Einführung eines Datawarehouse-Systems (Phoebus); Analyse der Zahlen zu verschiedenen Fragestellungen.

01/2009 - bis jetzt
Projektassistentin bei einem Projektsteuerer
Dandl GmbH, Bruckmühl

Laufende Pflege des Excel-Systems zur Zeiterfassung für die Mitarbeiter (Einzeldateien plus eine übergeordnete Auswertungsdatei); jährliche Anpassung.
Excel-Lösungen zur Kostenermittlung und Kostenverfolgung; Entwicklung und Umsetzung eines Excel-Tools zur Arbeitszeiterfassung und Auswertungen; Mitarbeit bei der Einführung von elektronischer Archivierung mit „ELO“, Visualisierungen von Plänen mit MS Visio, Erar-beiten von Ablaufdiagrammen für verschiedene Prozesse und Darstellung in MS Visio, überarbeiten von Terminplänen in MS Project; Powerpoint-Präsentationen, Dokumentatio-nen redigieren, verschiedene Controlling-Tools in Excel, Erstellung von Geschäftsunterlagen
Erstellen einer Excel-Anwendung für den Projektmanager einer Großbaustelle, mit deren Hilfe der termingerechte Eingang von über 1.000 Dokumenten überwacht und nachverfolgt wurde
Mitwirken bei der Erstellung eines Lastenheftes, das oben genannte Excel-Anwendung und das Umfeld beschreibt, so dass eine Spezial-Software programmiert werden kann

03/2021 - 03/2022
Projektassistenz in IT Projekt
Infineon Technologies AG, München-Neubiberg

Unterstützung des Projektleiters und des betroffenen Teams bei der Migration einer Soft-ware auf ein neu programmiertes Tool: Einarbeiten in die Software („ALM Octane“) für den Bereich des Test-Managements, Erstellung von Trainingsunterlagen; Kontakt zu den Ent-wicklern bzgl. der neuen Software, Erstellung der Trainingsunterlagen für die neue Soft-ware; Planen, aufzeichnen, nachbearbeiten von Schulungs-Videos für die neue Software; Projektsprache Englisch

02/2017 - 09/2020
Projektassistenz im PMO eines IT Dienstleisters
BG Phoenics GmbH

Unterstützung der Projektleiter im administrativen Bereich, regelmäßige Aufbereitung der Monatsberichte inkl. Entwicklung und laufender Pflege von Excel-Makros zur Automatisie-rung der umfangreichen Daten-Auswertung, Organigramme, Excel-Tools, Pflege von Daten in Navision; Benutzerbetreuung eines Sharepoint-Servers; Vorbereiten von Meetings, Er-stellen von Präsentationen, Erarbeiten und Dokumentieren von Prozessen, User-Administ-ration einer Austauschplattform („plone“)

01/2012 - 12/2016
Virtuelle Assistentin
Hein Consulting

Entwicklung einer Excel-Lösung zum Projekt-Controlling; Übersetzungen Deutsch-Englisch

08/2015 - 04/2016
Assistentin für Sonderaufgaben
Hanwha SolarOne GmbH (vormals SolarFun)

in 2015-2016:
Mithilfe bei der Schließung des Büros; Erstellen eines Projektplans, Veranlassen von fristge-rechten Kündigungen von Verträgen, weitgehende Verwertung des Inventars, Vorbereiten und Durchführen der Räumung sowie Begleiten der notwendigen Renovierungen
in 2010-2011:
Fuhrparkbetreuung, Kostenübersichten, Betriebliche Altersvorsorge, diverse administrative und organisatorische Aufgaben und Umzugsplanung (Umzug von ca. 15 Personen)

01/2006 - 12/2010
Assistentin der Geschäftsführung
DYWIDAG International GmbH

Alle üblichen Sekretariatsaufgaben, führen der Anwesenheitsliste sowie Auswertung von
Überstunden, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Ablage, Büromaterialverwaltung,
Sonderaufgaben im Controlling


01/1998 - 12/2004
Assistentin des Kaufmännischen Leiters bzw. des Finanzvorstands
Falk Capital AG (vormals Falk & Partner GmbH & Co. KG)

Mitarbeit bei der Neukonzeption des Controllings und der Kostenrechnung über Datev
(Systematik der Kostenstellen und Kostenträger, Inhalt und Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens,
aussagekräftige Auswertungen)
Umsetzung des Konzepts und laufender Verbesserungen, Erstellung diverser Buchungs-
und Verfahrensanweisungen und Dokumentation
Ordnungsgemäße und termingerechte Auswertung der Kostenrechnung für die Kostenstellenverantwortlichen




Liquiditätsüberwachung: Aufbau eines Systems für 4 Konzernfirmen, Optimierung der Abläufe,
Umsetzung in Excel-Dateien, ständige Anpassung / Weiterentwicklung gemäß wechselnden
Erfordernissen, monatliche Soll-Ist-Betrachtung, Beschaffung und Aufbereitung
von Daten für die Liquiditäts-Planung durch die Kaufmännische Leitung,
EDV-technische Betreuung der Abteilung Rechnungswesen: Administration von Datev und
Online-Banking-Software
Einkauf von Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fuhrparkverwaltung, Versicherungen, Leasingverträge,
interne Umzüge, Einrichtung externer Standorte, Beschaffung von Zeitarbeits-
Personal und Aushilfen

01/1992 - 12/1995
Werkstudentin
Bosch-Siemens Hausgeräte GmbH

Mitarbeit bei der Einführung eines Akkordabrechnungsverfahrens über PC, Umsetzung in
Excel, Testbetrieb, Schulung der Anwender, Präsentation bei Entscheidungsverantwortlichen
und Betriebsrat, Betreuung und laufende Verbesserung des Produktivbetriebs
Einführung eines dezentralen Bestellwesens für Büromaterial über SAP, Schulung der Mitarbeiter
in der SAP-Bestellabwicklung für Sachleistungen
Einführung eines Organisationshandbuchs: Strukturierung und Aktualisierung vorhandener
Organisationsmitteilungen
Reorganisation des Archivs: Bestandsaufnahme, Bereinigung nach Aufbewahrungsfristen,
Segmentierung in Bereiche

Reisebereitschaft

In der Stadt Poing mit einem Radius von 100 km verfügbar
ich bin ortsgebunden in / um München, arbeite daher am liebsten remote verfügbar bis zu ca 35 Stunden pro Woche.
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