08.09.2025 aktualisiert

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Projektmanager I Projekt Lead I Guest Management

Köln, Deutschland
Weltweit
Bachelor of Arts in Hospitality Management (BA.HM)
Köln, Deutschland
Weltweit
Bachelor of Arts in Hospitality Management (BA.HM)

Skills

Atlassian JiraUnterstützung für Live-VeranstaltungenKundenerfahrungUmfassende PlanungVeranstaltungsmanagementHospitality ServicesProjektmanagementProjektpatenschaftHotelmanagementHospitality ManagementAblaufplanungSponsoring-ManagementMicrosoft Teams
✨ Projektmanagement mit Klarheit, Kreativität und Können

Ich bin Clara Victoria Adelfang (CVA) – leidenschaftliche Projektmanagerin mit einem Fokus auf Live-Kommunikation und Eventmanagement aber auch jegliche andere Planungen. Seit über 5 Jahren begleite ich Unternehmen, Agenturen und Veranstalter dabei, Projekte effizient, strategisch und mit Liebe zum Detail umzusetzen. 
Ob internationale Sportveranstaltungen, Sponsoring oder Kunden Betreeung, Konferenzen oder Markeninszenierungen – ich übernehme Verantwortung, halte den Überblick und bringe Projekte von der Planung bis zur Umsetzung sicher ins Ziel.

Was ich für Sie tun kann:
  • Projektleitung & -koordination
    Von der Idee bis zur Nachbereitung – ich steuere Projekte strukturiert und lösungsorientiert.
  • Live-Kommunikation & Events
    Planung, Organisation & Betreuung von Events – vor Ort oder remote.
  • Schnittstellenmanagement
    Kommunikation mit Agenturen, Dienstleistern, Kunden & Teams – klar, freundlich, verbindlich.
  • On-Site Support (national & international)
    Verlässlich und hands-on – ich bin vor Ort, wenn’s zählt.

Erfahrung

Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2021

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherSpanischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Senior Projekt Manager I Mazda Motor Europe

Mazda Motor Europe

Automobil und Fahrzeugbau

>10.000 Mitarbeiter

  • Customer & Guests Relations
  • On-site Support
  • Adhoc Trouble Shooter
  • Host
Mazda Motor Europe ist die europäische Niederlassung des japanischen Automobilherstellers Mazda, der für seinen innovativen Ansatz in Sachen Fahrzeugdesign und -technik bekannt ist. Das Unternehmen legt großen Wert auf Kundenerfahrung und Handwerkskunst und konzentriert sich auf die Bereitstellung von Fahrzeugen, die Leistung, Sicherheit und Stil kombinieren. Das Engagement von Mazda für Qualität zeigt sich in der Liebe zum Detail und der Integration fortschrittlicher Technologien in seine Fahrzeuge.
PR und Social Media Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, Mazda-Fahrzeuge aus erster Hand zu erleben, das Auto Nachbar machen und die Handwerkskunst und Innovation, die Marke auszeichnen, demonstrieren.

Senior Projektmanager WTA 250 und ATP 500 Hamburg

Reichel Business Group

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

  • Project Manager
  • ACES Programm for Players, Stars & Players Relation
  • Side Events Coordination
  • Sponsors Relationship Management
Die Hamburg European Open sind ein prestigeträchtiges Tennisturnier in Hamburg, Deutschland, bei dem sowohl ATP 500- als auch WTA 250-Turniere ausgetragen werden. Es zieht die besten Tennisspielerinnen und Tennisspieler aus der ganzen Welt an, um sich auf Sandplätzen zu messen. Als ATP-500-Turnier bietet das Herrenturnier wichtige Ranglistenpunkte und Preisgelder, während das WTA-250-Turnier aufstrebende und etablierte weibliche Talente vorstellt. Das Turnier ist bekannt für seine reiche Geschichte, die spannenden Matches und die lebhafte Atmosphäre, die den Fans aufregende Tennisspiele und die Gelegenheit bietet, hochkarätige Spielerinnen in Aktion zu sehen.

Projekt Lead Advantage Ladies, Frauensport Symposium, Linz

Reichel Business Group

Marketing, PR und Design

< 10 Mitarbeiter

  • Project Lead
  • Speaker Management
  • Regie
  • Relationship Management
Advantage Ladies war das erste österreichische Frauensportsymposium, das gemeinsam von Sport Austria, dem Österreichischen Tennisverband (ÖTV) und den Upper Austria Ladies Linz ins Leben gerufen wurde.
Mit dem Ziel, das Thema Gleichstellung im Sport stärker in den gesellschaftlichen, medialen und sportpolitischen Fokus zu rücken, findet Advantage Ladies jährlich im Rahmen des traditionsreichen Damentennis-Turniers in Linz statt.
Das Symposium bringt hochkarätige nationale und internationale Persönlichkeiten aus Sport, Politik und Medien zusammen, um gemeinsam Impulse für mehr Sichtbarkeit, Stärkung und Positionierung von Frauen im Sport zu setzen.
Advantage Ladies versteht sich als Plattform für Austausch, Inspiration und konkrete Lösungsansätze auf dem Weg zu mehr Gleichberechtigung im österreichischen und internationalen Sport.

Senior Projektmanager WTA 500 Ladies I Reichel Business Group, Linz

Reichel Business Group

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

  • Project Manager
  • ACES Program for Players, Stars and Players Relation
  • Side Events Coordination
Das WTA 250 Upper Austria Ladies Linz ist ein professionelles Damentennisturnier in Linz, Österreich. Als Teil der Women’s Tennis Association (WTA) Tour war es als WTA 250-Event klassifiziert und bot den Spielerinnen eine wettbewerbsfähige Plattform, um wertvolle Ranglistenpunkte und Preisgelder zu verdienen. Das Turnier bringt eine Mischung aus aufstrebenden Talenten und gestandenen Profis aus der ganzen Welt zusammen und legt einen besonderen Schwerpunkt auf die Aktivierung von Kindern. Bekannt für die energiegeladene Atmosphäre, die engagierte Fangemeinde und die besonderen Rahmenveranstaltungen, bietet die Ausgabe der Upper Austria Ladies Linz Tennis-Action auf höchstem Niveau vor der bezaubernden Kulisse Österreichs und wurde so zu einem denkwürdigen Event im WTA-Kalender.

Senior Projektmanager Events und Sponsoring AT und DE I Lexus

Toyota Deutschland GmbH

Automobil und Fahrzeugbau

50-250 Mitarbeiter

  • Entwicklung der Tennis -Strategie
  • Steuerung aller Agenturen und Dienstleister
  • Beratung zur Integration von Tennis in die Markenkommunikation
  • Konzeption und Umsetzung von Eventaktivierungen (DE/AT)
  • Planung und Betreuung von Hospitality-Programmen und Sponsorings
  • Entwicklung von internen und externen Kommunikationsmaßnahmen

Für Lexus habe ich die umfassende Tennis-Strategie im Rahmen des Engagements als offizieller Partner der ATP-Tour mit entwickelt und implementiert.
Als zentraler Ansprechpartner habe ich sämtliche beteiligten Agenturen und Dienstleister gesteuert, Pitch verfahren ausgeschrieben und verwaltet, Prozesse koordiniert und die Marke Lexus strategisch in der Welt des Tennissports positioniert.
Neben der übergeordneten Sponsoring-Strategie, die wir entwickelt haben, haben wir individuelle Aktivierungen für Events in Deutschland und Österreich konzipiert und die Umsetzung vor Ort betreut. 
Ein Schwerpunkt lag auch auf der Planung und Durchführung von Hospitality-Programmen sowie der Integration der Tennis-Partnerschaft in die Kommunikationsmaßnahmen des Unternehmens.
Mein Ziel war es, die Dynamik, Eleganz und Innovationskraft des Tennissports authentisch in die Markenwelt von Lexus zu übertragen – konsistent, sichtbar und nachhaltig.

Senior Projektmanager Digital X I Telekom, Köln

Vok Dams

Telekommunikation

50-250 Mitarbeiter

  • Senior Project Manager
  • Planning & Implementation Guided Tours
Die DIGITAL X 2024 ist Europas führende Veranstaltung zur digitalen Transformation. Sie bietet Top-Denker und präsentiert Innovationen zu wichtigen Megatrends wie Connected Business, Nachhaltigkeit, Sicherheit und die Zukunft der Arbeit. Die Veranstaltung bringt Unternehmen mit digitalen Lösungen zusammen und bietet Einblicke durch Keynote-Speaker, Live-Demos und Networking-Möglichkeiten. Zu den Höhepunkten gehören Redner wie Eckart von Hirschhausen und ein Konzert von „Die Fantastischen Vier“. Ziel der Veranstaltung ist es, Unternehmen bei der Navigation in die digitale Zukunft zu unterstützen.

Branding Manager Host City I UEFA Euro 2024, Berlin

Senat Berlin, UEFA Euro

Sonstiges

50-250 Mitarbeiter

  • Senior Project Manager
  • Customer Relations
  • Budget Management
  • Logistics
  • Software-based project management with layout monitoring for approval in the production process
Die Europameisterschaft 2024 in Berlin war ein herausragendes Fußballereignis, das die Sportmetropole Berlin einmal mehr in den Mittelpunkt des internationalen Sports stellte. Für den Berliner Senat haben wir das Branding für die Europameisterschaft umgesetzt. Zu unseren Aufgaben gehörte die Gestaltung und Umsetzung der visuellen Identität, um das Turnier hervorzuheben und Berlin als dynamischen und sportbegeisterten Standort zu präsentieren. Das Branding trägt dazu bei, die Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken und ein einheitliches, ansprechendes Bild zu schaffen.

Mast of Ceremony B2B Event I Ortus Club Networking , Düsseldorf

Ortus Strategy, Pte. Ltd

Sonstiges

50-250 Mitarbeiter

  • Master of Ceremony
  • Host
  • Organizing welcoming dinner & set up
Ortus Club ist ein Unternehmen, das sich auf die Organisation von Veranstaltungen und Diskussionen auf Führungsebene spezialisiert hat. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Organisation von Veranstaltungen, die Führungskräfte aus verschiedenen Branchen zum Wissensaustausch und Networking zusammenbringen. Die Veranstaltungen umfassen in der Regel private Abendessen, Diskussionen am runden Tisch und Wissensaustausch-Sitzungen, die den Dialog über aktuelle Geschäftstrends, Herausforderungen und Chancen fördern sollen. Ihr Ziel ist es, sinnvolle Verbindungen und Diskussionen zwischen Führungskräften und Branchenexperten auf der ganzen Welt zu ermöglichen.

Senior Projektmanager Mazda Motor Europe, Island

Mazda Motor Europe

Automobil und Fahrzeugbau

>10.000 Mitarbeiter

  • Project Manager
  • Concept Social Media Trip
  • Budget Management
  • Planning & Implementation
  • Customer & Guest Relations
Mazda Motor Europe ist die europäische Niederlassung des japanischen Automobilherstellers Mazda, der für seinen innovativen Ansatz in Sachen Fahrzeugdesign und -technik bekannt ist. Das Unternehmen legt großen Wert auf Kundenerfahrung und Handwerkskunst und konzentriert sich auf die Bereitstellung von Fahrzeugen, die Leistung, Sicherheit und Stil kombinieren. Das Engagement von Mazda für Qualität zeigt sich in der Liebe zum Detail und der Integration fortschrittlicher Technologien in seine Fahrzeuge.
PR und Social Media Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, Mazda-Fahrzeuge aus erster Hand zu erleben, das Auto Nachbar machen und die Handwerkskunst und Innovation, die Marke auszeichnen, demonstrieren.

Seniorprojektmanager Corporate Event Symposium, Paris

PP Live

Marketing, PR und Design

10-50 Mitarbeiter

  • Senior Project Manager
  • Exclusive High-end Event Planning
  • Customer Support
  • Exhibition Stand Constructions & Logistics
Die Unternehmensveranstaltung in Paris war ein bahnbrechendes Treffen, bei dem das Thema der grenzenlosen Möglichkeiten erforscht wurde. Die Veranstaltung fand a den berühmtesten Orten der Stadt statt und brachte Branchenführer und Innovatoren zusammen.
Durch eine Reihe von Hauptvorträgen, ein interaktives Programm und ein Freizeitprogramm mussten die Teilnehmer über nichts nachdenken.
Die Veranstaltung bot auch eindrückliche Erlebnisse und Networking-Möglichkeiten, die es den Teilnehmern ermöglichten, mit gleichgesinnten Fachleuten in Kontakt zu treten und Ideen auszutauschen.

Projektmanager Diriyah Tennis Cup I BSG Sports Group, Saudi Arabien

BSG Sports Group

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

  • Project Manager
  • Communication Management
  • Troubleshooter
  • Players Relation
Der Diriyah Tennis Cup ist ein professionelles Tennisturnier, das in Diriyah, Saudi-Arabien, stattfindet. Es ist bekannt dafür, dass es das erste Turnier mit internationalen Tennisspielern der Spitzenklasse in diesem Land ist. Ziel des Turniers ist es, den Tennissport in der Region zu fördern und Saudi-Arabien als wachsende Destination für globale Sportveranstaltungen zu präsentieren. Die Veranstaltung zieht einige der weltweit führenden männlichen Tennisspieler an und bietet ihnen die Möglichkeit, sich in einem einzigartigen Rahmen außerhalb des traditionellen ATP-Tourplans zu messen. Sie dient sowohl als Wettbewerbsplattform als auch als kultureller Austausch und unterstreicht das Engagement Saudi-Arabiens, seine Präsenz in der internationalen Sportarena auszubauen.

Projektmanager D-A-CH Roadshow I Polestar

Polestar

Automobil und Fahrzeugbau

1000-5000 Mitarbeiter

  • Project Manager
  • Research
  • Customer Service
  • Pitch
  • Logistics
  • Staff
Die Polestar D-A-CH-Kampagne war eine Roadshow zur Förderung der Elektrofahrzeuge von Polestar in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Veranstaltung umfasste eine Reise durch die einzelnen Länder, bei der die leistungsstarken Elektroautos von Polestar und das Engagement für nachhaltige Mobilität vorgestellt wurden.
Polestar, eine von Volvo Cars und der Geely Holding gegründete Marke, ist für ihren designorientierten Ansatz bei Elektrofahrzeugen bekannt. Ziel der Kampagne war es, das Bewusstsein für den Polestar 2 zu schärfen, indem das Fahrzeug an verschiedenen Orten vorgestellt wurde, darunter Sylt, Travemünde, Oberhausen, Lindau und Tegernsee.
Während der Roadshow führte das Team Standortbesichtigungen, Werbeaktivitäten und Logistikplanung durch und warb für die Vorteile der Elektromobilität. Die Veranstaltung diente auch als Bildungsplattform, auf der Fachleute die Funktionsweise von Elektrofahrzeugen demonstrierten und auf Bedenken bezüglich der Ladeinfrastruktur eingingen, wobei die Navigationssysteme von Polestar hervorgehoben wurden, die das Lademanagement vereinfachen.
Die Kampagne steigerte erfolgreich den Bekanntheitsgrad der Marke und förderte die Zusammenarbeit eines engagierten Teams, was zu einem unvergesslichen und eindrucksvollen Erlebnis führte. Darüber hinaus war die Einführung des Polestar 3 SUV ein wichtiger Höhepunkt, der die Präsenz der Marke auf dem Markt für Elektrofahrzeuge weiter etablierte.

Center of Excellence Kundenbetreuung I Mercedes-Benz, Stuttgart

Mercedes-Benz

Automobil und Fahrzeugbau

>10.000 Mitarbeiter

  • VIPs Relations
  • Social Media Millennials
  • Concept
  • Image Video
  • Sneak Previews
  • Guest Management
  • Summer Event – Planning & Organisation
Ich war für Marketingaufgaben sowie für die Planung eines exquisiten Sommerevents für Stammkunden zuständig. Der Umgang mit Kunden und den Wünschen der Filialen gehörte zu meinem Tagesgeschäft.
Das Center of Excellence in Stuttgart ist eine erstklassige Einrichtung von Mercedes-Benz, die exklusive Dienstleistungen und Erfahrungen für Kunden bietet, die sich für Luxus- und Hochleistungsfahrzeuge interessieren. Es dient als Drehscheibe für die Präsentation der neuesten Innovationen und Designs der Marke und ermöglicht es Besuchern, eine Reihe von Anpassungen und Funktionen für Mercedes-Benz Fahrzeuge zu erkunden. Das Center bietet persönliche Beratungen und Besichtigungen an und hebt die Handwerkskunst und fortschrittliche Technologie hervor, die Mercedes-Benz Fahrzeuge auszeichnen. Es ist ein ideales Ziel für Autoliebhaber und Kaufinteressenten, die ein einzigartiges und intensives Erlebnis mit der Marke suchen.

Re-Opening Team Guest Relation I Hyatt Destinations 7Pines, Ibiza

7 Pines Ibiza, Hyatt

Sonstiges

50-250 Mitarbeiter

Ich absolvierte ein fünfmonatiges Praktikum im neuen Hotel-Hotspot von Ibiza als Guest Relations und Concierge Agent und war auch Teil des Re-Opening Teams. Hier wurde mir schon sehr früh Verantwortung übertragen, wie zum Beispiel die Schulung neuer Mitarbeiter. Darüber hinaus gehörte es zu meinem Tagesgeschäft, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, wie z. B. Überraschungen bei der Ankunft, die Begrüßung von VIP-Gästen, die Bearbeitung von Beschwerden oder Buchungen für unsere besonderen Gäste.

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