02.09.2026 aktualisiert
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Projektassistenz | Projektkoordination | Operations
Büdingen, Deutschland
Büdingen +25 km
Fachabitur, Zweig WirtschaftsinformatikSkills
ArchitekturBauleitungProjektmanagementOffice ManagementStakeholder Management
Projektkoordination
Operative Koordination von bis zu ca. 10 parallel laufenden Projekten in unterschiedlichen Phasen, inklusive Nachverfolgung von Unterlagen, Fristen und offenen Vorgängen sowie Aufbau und Pflege von Projektübersichten.
Schnittstellenmanagement
Koordination und Kommunikation mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern wie Notaren, Behörden, Bauherren, Firmen und Dienstleistern sowie Steuerung des Informationsflusses.
Geschäftsleitungsunterstützung
Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen sowie operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung.
Termin- und Fristenmanagement
Termin- und Fristenkoordination sowie Nachverfolgung offener Vorgänge in komplexen Projektumgebungen.
Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
Prüfung eingehender Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung über DATEV Unternehmen Online sowie Unterstützung bei der Kostenverfolgung.
Dokumentenmanagement
Strukturierung und Aufbereitung von Projekt-, Objekt- und Finanzierungsunterlagen sowie Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme.
Ausschreibungsmanagement
Zusammenstellung von Bewerbungsunterlagen für private und öffentliche Ausschreibungen sowie Zusammenstellung, Versand und Auswertung von Ausschreibungen.
Präsentationen und Pitch-Unterlagen
Erstellung und Gestaltung individueller Präsentationen, Pitch-Unterlagen, Unternehmensbroschüren, Exposés und Investorenunterlagen.
Webseitenaktualisierungen und digitale Medien
Konzeption und Umsetzung von Websites auf WordPress-Basis sowie eigenständige Erstellung und Gestaltung digitaler Inhalte mit Tools wie Canva, Adobe Photoshop, Adobe InDesign und Adobe Illustrator.
Softwarekenntnisse
Fundierte Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams), Google Workspace, Trello, Asana, Monday.com, Datev Unternehmen Online, Lexware, Accountable, ClickUp und ActiveCampain.
Operative Koordination von bis zu ca. 10 parallel laufenden Projekten in unterschiedlichen Phasen, inklusive Nachverfolgung von Unterlagen, Fristen und offenen Vorgängen sowie Aufbau und Pflege von Projektübersichten.
Schnittstellenmanagement
Koordination und Kommunikation mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern wie Notaren, Behörden, Bauherren, Firmen und Dienstleistern sowie Steuerung des Informationsflusses.
Geschäftsleitungsunterstützung
Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen sowie operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung.
Termin- und Fristenmanagement
Termin- und Fristenkoordination sowie Nachverfolgung offener Vorgänge in komplexen Projektumgebungen.
Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
Prüfung eingehender Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung über DATEV Unternehmen Online sowie Unterstützung bei der Kostenverfolgung.
Dokumentenmanagement
Strukturierung und Aufbereitung von Projekt-, Objekt- und Finanzierungsunterlagen sowie Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme.
Ausschreibungsmanagement
Zusammenstellung von Bewerbungsunterlagen für private und öffentliche Ausschreibungen sowie Zusammenstellung, Versand und Auswertung von Ausschreibungen.
Präsentationen und Pitch-Unterlagen
Erstellung und Gestaltung individueller Präsentationen, Pitch-Unterlagen, Unternehmensbroschüren, Exposés und Investorenunterlagen.
Webseitenaktualisierungen und digitale Medien
Konzeption und Umsetzung von Websites auf WordPress-Basis sowie eigenständige Erstellung und Gestaltung digitaler Inhalte mit Tools wie Canva, Adobe Photoshop, Adobe InDesign und Adobe Illustrator.
Softwarekenntnisse
Fundierte Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams), Google Workspace, Trello, Asana, Monday.com, Datev Unternehmen Online, Lexware, Accountable, ClickUp und ActiveCampain.
Erfahrung
Berufserfahrungmehr als 10 Jahre
Freelancer seit2024
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicher
Projekthistorie
Operative Koordination von bis zu ca. 10 parallel laufenden Immobilienprojekten, Koordination mit Notaren, Grundbuchämtern, Hausverwaltungen, Maklern, Behörden, Versicherungen, Handwerkern und weiteren Dienstleistern, Nachverfolgung von Unterlagen und Fristen, Strukturierung von Projekt- und Finanzierungsunterlagen, Unterstützung bei Objektübergaben, Prüfung eingehender Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung über DATEV, Aufbau von Trello-Boards und Ablagesystemen, Erstellung einer Investorenbroschüre sowie Konzeption und Umsetzung von Websites auf WordPress-Basis.
Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats, Unterstützung der Geschäftsleitung bei operativen und organisatorischen Aufgaben, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Zusammenstellung von Bewerbungsunterlagen für Ausschreibungen, operative Unterstützung der Projektteams bei laufenden Bauprojekten, Kommunikation mit Bauherren, Firmen und Ämtern, Termin- und Fristenkoordination, Erstellung von Werk- und Ingenieurverträgen, Rechnungsprüfung sowie Führung der internen Projektliste und Überwachung des Ablagesystems.
Selbstständige Bearbeitung allgemeiner und projektbezogener Sekretariatsaufgaben, Erstellung von Rechnungen, Schriftsätzen, Angeboten, Exposés und Objektbeschreibungen, Betreuung nationaler und internationaler Kunden, Terminplanung und -überwachung, Organisation von Geschäftsreisen, Erstellung und Gestaltung individueller Präsentationen, Pitch-Unterlagen, Unternehmensbroschüren und Exposés sowie Organisation und Koordination von Druckprozessen.