27.08.2026 aktualisiert

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Expertin für Projekt- und Prozessorganisation | Veränderungsmanagement | Agiles Projektmanagement

Wunstorf, Deutschland
Deutschland
Bachelor of Arts
Wunstorf, Deutschland
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Bachelor of Arts

Profilanlagen

CV_Julia Gleim_Projektkoordination in komplexen Infrastruktur- und Projektumfeldern.pdf

Über mich

Als Projekt- und Prozess-Unterstützung sorge ich für klare Projektstrukturen, saubere Dokumentation und verlässliche Abläufe. Ich arbeite an der Schnittstelle zwischen Business und IT und entlaste Projektleitungen im operativen Projektalltag.

Skills

Agile MethodologieMicrosoft AzureProzessoptimierungStrategisches ManagementChange ManagementCertified Scrum Product OwnerProjektplanungDigitalisierungProjektmanagementMultidisziplinären AnsatzOnline-RechercheAblauforganisationProzessentwicklungProduktentwicklungScrumProduktanforderungenSoftware ProjektmanagementStakeholder ManagementUser StoriesWireframesProjektstrukturPräsentationenProjektberatungProzessanalyseProzess ManagementGrafanaKanbanProjektunterstützung
Mehrjährige Erfahrung in der Strukturierung, Koordination und Begleitung komplexer Projekte an der Schnittstelle von Fachbereichen, Organisation und IT.
Stärken in Analyse, Projektstrukturierung, Stakeholder-Management, PMO-Tätigkeiten, Projektdokumentation sowie in der Anwendung klassischer und agiler Projektmanagementmethoden. Erfahrung in Projekten mit hohen Anforderungen an Qualität, Nachvollziehbarkeit und Entscheidungskoordination.

Einsatzschwerpunkte
  1. Organisations- und Transformationsprojekte (öffentlicher Sektor)
  2. Projektstrukturierung & Projektvorbereitung
  3. Change Management & Projektkoordination
  4. Schnittstellenmanagement Fachbereiche / Organisation / IT
  5. Stakeholder-Management & Entscheidungskoordination
  6. Analyse von Organisations- und Prozesslandschaften
  7. Budget- und Ressourcenabschätzungen
  8. Projektdokumentation & Wissenstransfer (Lessons Learned)
Methoden & Kenntnisse
  1. Klassisches Projektmanagement (Projektstrukturplan, Meilensteine, Statusberichte)
  2. Agile Methoden (SCRUM, KANBAN – projektpraktisch angewendet)
  3. Organisations- & Prozessanalysen
  4. Unterstützung bei Strategie- und Transformationsvorhaben
  5. PMO-Tätigkeiten in IT-Organisationen
  6. Eigenständige Abstimmung mit Fach- und Führungskräften
  7. Moderation und Unterstützung von Abstimmungsprozessen

Projektmanagement - kaufmännische Fachkraft - Prozessentwicklung
Geschäftsprozessanalyse und -optimierung - Vertriebsassistenz - Stakeholdermanagement - Produktentwicklung - Kundenmanagement - Anforderungsanalyse - Controlling - Angebotserstellung und -kontrolle - Rechnungsmanagement - Executive Assistant - Scrum Product Owner - Produktions- und Betriebsassistenz - Produktionsplanung - Einkauf - Präsentieren - Recherche - Informationsaufbereitung - Texte und Berichte - Ablage - Büromanagement - interne und externe Kommunikation - Optimierung - Agile Methoden - Scrum - User Stories - Verwaltung - Kafka - Kubernetes
Schnelle Auffassungsgabe - Teamwork - Organisationstalent - Zuverlässigkeit - Sorgfalt - Kreativität
Agenda - Confluence, Jira, MS Office (Word, MS Teams, Nextcloud, Notion, Powerpoint, SAP Ariba (user), Sevdesk, Sharepoint, Slack, Warenwirtschaftssysteme, ChatGPT

Erfahrung

Berufserfahrung0 - 5 Jahre
Freelancer seit2024

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicher

Projekthistorie

Fachprojektmanagement im Änderungsmanagement

Deutsches Energieunternehmen

Energie, Wasser und Umwelt

500-1000 Mitarbeiter

Selbstständige fachliche Beratungsleistungen im Engineering-nahen Projektumfeld mit Schwerpunkt auf der Steuerung und Weiterentwicklung strukturierter Änderungsprozesse.
  1. Steuerung des Anpassungs- und Änderungsprozesses in enger Abstimmung mit beteiligten Projekten und Stakeholdern
  2. Prüfung von Änderungsanliegen auf Vollständigkeit, Qualität und Entscheidungsreife
  3. Koordination der fachlichen Prüfung sowie Nachverfolgung von Änderungen
  4. Organisation, Durchführung und Moderation projektübergreifender Termine
  5. Überwachung der Datenqualität und Sicherstellung der Einhaltung interner und externer Dokumentationsanforderungen
  6. Pflege und Weiterentwicklung eingesetzter Methoden und Tools im Änderungsmanagement
Ausgewählte Schwerpunkte
  1. Sicherstellung der Integration genehmigter Änderungen in relevante Datenbestände
  2. strukturierte Dokumentation und Nachverfolgung von Änderungsbegehren
  3. kontinuierliche Optimierung des Änderungsprozesses

Projekt- und Prozessexpertin

DenktMit eG

Internet und Informationstechnologie

< 10 Mitarbeiter

Ich unterstütze Projekte und Organisationen bei Struktur, Planung und Dokumentation in dynamischen und komplexen Umfeldern.

  1. PMO-nahe Unterstützung mit Statusübersichten, Termin- und Aufgabenmanagement
  2. Erstellung von Reports, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
  3. Strukturierung von Prozessen und Arbeitsständen zur Erhöhung von Transparenz und Verlässlichkeit
  4. operative Entlastung von Führungskräften und Projektverantwortlichen
  5. Aufbau von Controlling- und Organisationsprozessen
  6. Pflege von Budgets, Übersichten und kaufmännischen Unterlagen
Ausgewählte Ergebnisse

  1. Aufbau skalierbarer Organisations- und Buchhaltungsprozesse
  2. Etablierung eines strukturierten und agilen Arbeitsumfelds
  3. Verbesserung von Transparenz und operativer Steuerbarkeit

Vorstandsmitglied

DenktMit eG

Telekommunikation

10-50 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Verwaltung der Genossenschaftsprozesse und Mitgliederverwaltung
  • Repräsentation der Genossenschaft nach außen und Kommunikation mit Stakeholdern
  • Planung und Organisation von Events und Netzwerktreffen
  • Aufbau und Pflege eines starken Netzwerks innerhalb der Branche
Erfolge:
  • Erfolgreiche Neu-Gewinnung von Mitgliedern (Genossen)
  • Mitgestaltung und Umsetzung der Strategieplanung für das Jahr 2025
Schlüsselkompetenzen & Branchen: Genossenschaftsmanagement | Mitgliederverwaltung | Strategische Unternehmensführung | Gremienarbeit | Finanzplanung & Controlling | Prozessoptimierung | IT-Branche

IT-Projektkoordinatorin

Blueworld GmbH

Sonstiges

10-50 Mitarbeiter

  1. Koordination und Support des Teams im operativen Projektalltag
  2. Vorbereitung und Finalisierung von Vertragsunterlagen
  3. Organisation und Begleitung von Abstimmungsmeetings mit Kunden und Team
  4. Kontrolle von Timelines und Deadlines
  5. Sicherstellung transparenter Absprachen und nächster Schritte

Ausgewählte Ergebnisse
  1. Verbesserung der Transparenz über Termine, Zuständigkeiten und Projektfortschritt
  2. Unterstützung einer verlässlichen Abstimmung zwischen Kunden und Team
  3. Beitrag zu einer strukturierten und termingerechten Projektabwicklung

Product Owner

50Hertz Transmission GmbH

Energie, Wasser und Umwelt

1000-5000 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Backlog-Management, Priorisierung und präzise Definition von Anforderungen
  • Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern
  • Planung und Durchführung von Ergebnispräsentationen und Produktdemonstrationen
  • Führung und Koordination des Teams
  • Agile Methoden: Scrum Product Ownership
Erfolge:
  • Konzeption und Implementierung einer containerisierten, event-basierten Streaming-Plattform mit modularen Features für eine unternehmensübergreifende, kollaborative Entwicklung – flexibel und skalierbar
  • Entwicklung eines Reifegrad-Modells zur Bewertung und Steuerung neuer Initiativen
  • Organisation und Durchführung von Kooperationen und Hackathons zur Innovationsförderung
Technologien & Methoden: Scrum | Proof of Concept (PoC) | Minimum Viable Product (MVP) | Digitale Transformation | Containerisierung (Docker, Kubernetes) | Streaming (Kafka) | Cloud (Azure) | Prozessanalyse & -optimierung | Stakeholdermanagement | Produktpräsentatio

Assistenz der Betriebsleitung / Produktmanagement

Ettinger GmbH

Konsumgüter und Handel

50-250 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Vor- und Nachkalkulation von Produktionsaufträgen
  • Angebotserstellung und Auftragsplanung
  • Betreuung der Produktion und Reklamationsbearbeitung
  • Interne und externe Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
  • Controlling und Erstellung von Auswertungen
  • Lieferantenvergleiche und -auswahl im strategischen Einkauf
  • Bestellung von Produkten, Datenpflege und Aktualisierung von Artikelstammdaten
Erfolge:
  • Optimierung des Produktionsplanungsprozesses
  • Mitarbeit bei der Neustrukturierung des Online-Shops und Einführung neuer Produkte

Vertriebsassistenz & Auftragsbearbeitung

Huber & Sohn GmbH & Co.KG

Industrie und Maschinenbau

250-500 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Anlage und Pflege von Kundendaten sowie Vertragsprüfung und Rechnungserstellung
  • Interne und externe Kommunikation als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen
  • Erstellung von Monats- und Quartalsauswertungen inklusive grafischer Aufbereitung (Diagramme, Schaubilder)
  • Kontrolle und Aufbereitung von Provisionsabrechnungen
  • Verwaltung und selbstständige regionale Zuordnung von Kundenanfragen sowie umfassende Kundenbetreuung
  • Betreuung und Anleitung der Auszubildenden inklusive Delegation von Aufgaben und Erstellung eines Abteilungsausbildungsplans
Erfolge:
  • Einführung und Erstellung eines Abteilungsausbildungsplans
  • Unterstützung bei der Neustrukturierung des Vertriebsnetzes

Operativer Einkauf / Auftragssachbearbeitung

tolltickets GmbH

Konsumgüter und Handel

10-50 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Stellvertretung der Einkaufsleitung mit Verantwortung für operative und administrative Einkaufsprozesse
  • Bearbeitung und Abwicklung von Kunden- und Lieferantenaufträgen
  • Enge Zusammenarbeit mit Lager, Vertrieb und externen Logistikpartnern

Assistenz der Geschäftsleitung / Filialorganisation

Vitalpilze Chiemsee

Konsumgüter und Handel

< 10 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und in organisatorischen Belangen
  • Leitung der Filiale inklusive Personalverantwortung, Lagerverwaltung und Bestellwesen
  • Selbstständige Bearbeitung von Kundenaufträgen inkl. Rechnungsstellung und Versandabwicklung
  • Organisation der Kommissionierung und Pflege der Lagerhygiene nach internen Standards
  • Schnittstellenkommunikation zwischen Lager, Vertrieb und Logistik
Erfolge:
  • Einführung und erfolgreiche Etablierung eines standardisierten Kommissionierungsprozesses zur Effizienzsteigerung
  • Optimierung der Abläufe im Lager und Versandbereich

Projektassistenz Ausstellung & Marketing

Salzburger Kunstverein

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Planung und Koordination von Ausstellungen in Zusammenarbeit mit Künstler:innen und Kurator:innen
  • Umsetzung von Marketingmaßnahmen und Kommunikationsstrategien
  • Organisation des Ausstellungsbetriebs inkl. Recherche, Korrespondenz und Veranstaltungslogistik
Erfolge:
  • Planung und Durchführung der Ausstellungen:
    • „Punctum“
    • „Bedwyr Williams“
    • „Experience Economy. Jahresausstellung 2014“

Assistenz Ausstellung und Projektkoordination

CARICATURA - Galerie für komische Kunst

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

Aufgaben:
  • Organisation und Umsetzung eines interdisziplinären Kunstworkshops
  • Künstlerbetreuung und Koordination externer Beteiligter
  • Werbekampagnenplanung und Pressearbeit
  • Unterstützung in Recherche, Kommunikation und Ablaufplanung
Erfolge:
  • Erfolgreiche Konzeption, Organisation und Durchführung der „Sommerakademie für komische Kunst 2012“ mit internationalen Teilnehmenden

Zertifikate

Change Management - laufend

IHK

2025

Professional Scrum Product Owner (PSPO I)

scrum.org

2024

Professional Scrum Product Owner Advanced

scrum.org

2024

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