operative Virtuelle Assistenz I Backoffice, Kundensupport & Aufgabenmanagement I zuverlässig

Ich unterstütze strukturierte, werteorientierte Unternehmen im Wachstum als operative Virtuelle Assistenz – zuverlässig, eigenverantwortlich und mit ruhiger, effizienter Umsetzung.

Schwerpunkte / Skills:

- Operations- & Aufgabenmanagement: Aufgaben sichten, priorisieren, eigenständig umsetzen, Deadlines nachhalten

- Termin- & Kalendermanagement: Termine vorbereiten, koordinieren, Kalenderpflege, Meeting- & Eventorganisation inkl. Nachbereitung

- Prozess- & Qualitätsmanagement: Standardprozesse umsetzen, Qualität sichern, wiederkehrende Abläufe stabil halten

- SOPs & Dokumentation: Standardabläufe pflegen, interne Dokumentation strukturieren

- Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Abstimmungen mit internen Teams, Kund:innen & externen Dienstleister:innen

- Recherche & Orga: Recherchen, Bestellungen, Reisebuchungen organisieren und verwalten

Inbox, Support & Community:

- E-Mail-Management: Postfach übernehmen, beantworten, weiterleiten, strukturieren

- Kundenservice / Customer Support: Anfragen per Mail/Chat bearbeiten & dokumentieren

- Follow-ups & Koordination: Rückfragen nachhalten, Dienstleister- und Kund:innenkommunikation koordinieren

- Community Management: Kommentare & DMs beantworten, Mitglieder begrüßen/onboarden, Event-Nachrichten & Einladungen erstellen, Feedback sammeln & strukturieren

Backoffice & Administration:

- Angebote & Rechnungen erstellen

- Zahlungseingänge prüfen, Zahlungsstatus nachhalten

- Belege sammeln, sortieren und für die Buchhaltung vorbereiten

- Dokumentenablage & Dateistruktur aufbauen/pflegen

- Datenpflege: Listen, Übersichten und Tabellen erstellen und pflegen

Tools:

- Sicher: Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, Trello, Asana, Notion, Slack, Canva, ChatGPT, Lexware (Angebote/Rechnungen)

- Grundkenntnisse: Ablefy, Close, Luma, Skool

Erfahrung:

- 9 Jahre Assistenz in einer Bank (Führungskräfte-Assistenz): E-Mail- & Aufgabenmanagement, Terminorganisation, Backoffice-Prozesse, strukturierte Dokumentenpflege