10.11.2025 aktualisiert
Premiumkunde
100 % verfügbarVirtuelle Assistentin
Strass, Österreich
Nur Remote
Über mich
Als virtuelle Assistentin unterstütze ich Coaches, Berater, Selbstständige & KMU in Deutschland & Österreich bei Administration, Buchhaltung & Büroorganisation. Ich sorge für Struktur, Entlastung & effiziente Abläufe – damit Sie Zeit für Ihr Wachstum haben. Website: www.virtualassistant-austria.com
Skills
DebitorenkontoBuchhaltungAbrechnungsinformationenAbrechnungssystemeKalenderverwaltungBillingKundendienstDatenverarbeitungDatenbankenKundenkommunikationDatenmanagementDokumentenmanagementE-Mail-ManagementFernverwaltungZahlungserinnerungen
Ich bin selbstständige virtuelle Assistentin und unterstütze Coaches, Berater, Selbstständige und kleine Unternehmen (KMU) in Deutschland & Österreich mit individuellen, digitalen Bürodienstleistungen – effizient, zuverlässig und exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
Mein Ziel ist es, Sie im administrativen Bereich zu entlasten, damit Sie wieder mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft, Ihre Kunden und Ihr Wachstum haben. Ich arbeite strukturiert, digital und mit einem hohen Qualitätsanspruch – für Ordnung, Effizienz und Klarheit in Ihrem Büroalltag.
Leistungsschwerpunkte
1. Administrative Unterstützung & Backoffice-Organisation
Terminmanagement: Pflege Ihres Kalenders, Terminkoordination & Erinnerungen
E-Mail-Management: Bearbeiten, Sortieren, Beantworten & Weiterleiten von Nachrichten
Datenpflege: Verwaltung und Aktualisierung von Datenbanken, präzise Datenerfassung
Dokumentenmanagement: Erstellung, Pflege, strukturierte Ablage & Archivierung von Unterlagen
Reiseplanung: Organisation & Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers)
Organisation & Strukturierung digitaler Ablagen
2. Buchhaltungsunterstützung (vorbereitende Buchhaltung)
Belegverwaltung & digitale Erfassung in DATEV Unternehmen Online und Lexware
Erstellung & Versand von Ausgangsrechnungen
Zahlungszuordnung & Bearbeitung eingehender Zahlungsanfragen
Zahlungen an Lieferanten & Überwachung des Zahlungsverkehrs
Mahnwesen & Erstellung von Zahlungsläufen
Kommunikation und Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
(Die direkte Kontenbuchung erfolgt selbstverständlich durch die Steuerberatung.)
3. Kundensupport & Kommunikation
Freundlicher, lösungsorientierter Kundenkontakt per E-Mail, Telefon oder Chat
Strukturierte Erfassung und Weiterleitung wichtiger Anliegen
Unterstützung im Kundenservice und Backoffice
4. Allgemeine administrative Tätigkeiten & individuelle Services
Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten & Excel-Listen
Einholung und Aufbereitung von Informationen oder Unterlagen
Unterstützung bei Verwaltungsthemen & administrativen Aufgaben
Individuelle Unterstützung in der Administration
Tools & Systeme
DATEV Unternehmen Online
Lexware
Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
Google Workspace
Microsoft OneDrive
Canva
Trello
Microsoft Teams
OnOffice (Immobilien)
4ward
Warum eine Zusammenarbeit mit mir?
✅ Strukturierte Prozesse & klare Abläufe
✅ Zeitersparnis & Entlastung im Alltag
✅ Verlässliche und vertrauliche Arbeitsweise
✅ Digitale & flexible Zusammenarbeit – ganz nach Ihrem Bedarf
Ich freue mich darauf, Sie mit meiner Erfahrung, Organisation und Sorgfalt zu unterstützen – für mehr Struktur, Effizienz und Leichtigkeit in Ihrem Business.
Website: www.virtualassistant-austria.com
E-Mail: info@virtualassistant-austria.com
Erfahrung
Berufserfahrung0 - 5 Jahre
Freelancer seit2024
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Laufende administrative Unterstützung eines Immobilienunternehmens bei der Organisation und Aufbereitung von Objektdaten.
Aufgaben:
- Pflege und Verwaltung von Immobilienprojekten in OnOffice
- Vorbereitung und Strukturierung von Objektinformationen, Bildern und Ausstattungsmerkmalen
- Erstellung und Bearbeitung von Exposés sowie Aufbereitung von Texten und Dokumenten in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei Bildbearbeitung (z. B. Größenanpassung, Optimierung) und Nutzung von KI-Tools zur Verbesserung von Text- und Bildmaterial
- Erstellung und Pflege von Social-Media-Profilen (Instagram, Facebook, LinkedIn) sowie einfache Umsetzung von Postings mit KI-generierten Texten
- Postgestaltung über Canva (Bilder, Videos)
- Verwaltung von Dokumenten und Ablagen in OneDrive
- Erstellung interner Anleitungen für Arbeitsabläufe sowie Recherche zu relevanten Themen (Immobilien, Partner, Jobportale)
Zusätzlich: Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie der Bearbeitung von Dokumenten, Pflege von Unterlagen und Abstimmung über Teams-Meetings.
Mehrwert: Strukturierte Objektverwaltung, einheitliche Außenkommunikation und zuverlässige Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft.
Im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung unterstütze ich meinen Kunden aus der Branche IT & Kommunikation, bei der effizienten Organisation und Aufbereitung ihrer Buchhaltungsunterlagen in DATEV Unternehmen Online sowie in der Administration.
Zu meinen Aufgaben zählen:
- Erfassung und Zuordnung von Eingangs- und Ausgangsbelegen
- Zahlungszuordnungen
- Überweisungen nach vorheriger Freigabe meines Kunden
- Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Pflege und Aktualisierung von Stammdaten
- Digitale Belegablage und strukturierte Organisation der Buchhaltungsunterlagen
- Kommunikation mit der Steuerberatung und externen Partnern
Darüber hinaus übernehme ich administrative Tätigkeiten wie:
- E-Mail-Management und Kalenderverwaltung
- Datenpflege, Dokumentenorganisation und Büroorganisation
- Erstellung von Angeboten und allgemeine administrative Tätigkeiten
Ich sorge dafür, dass alle Unterlagen vollständig, geordnet und korrekt vorbereitet sind, sodass die Steuerberatung darauf effizient aufbauen kann – und unterstütze zusätzlich mit klarer Struktur und Organisation in allen administrativen Abläufen.
Erstellung einer Jahresübersicht aller Social-Media-Postings in Excel. Inhalte aus verschiedenen Plattformen wurden zusammengeführt, geordnet und zur Planung und Analyse aufbereitet.
Ziel: Verbesserung der Übersicht, Planungssicherheit und Contenterstellung durch klare Struktur und zentrale Dokumentation.