19.01.2026 aktualisiert

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IT-Projektmanagerin | Projektmanagement-Beraterin | PMO | Organisationsentwicklung | Agile Leader

Köln, Deutschland
Deutschland
Master Arbeits- und Organisationspsychologie
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Master Arbeits- und Organisationspsychologie

Profilanlagen

25 12 30 Profil Julia Stoffels.pdf

Skills

Mit langjähriger Erfahrung in der Steuerung komplexer IT-Projekte und mit zertifiziertem Fachwissen in Methoden wie Scrum, PRINCE2 und ITIL unterstütze ich seit 2009 Unternehmen dabei, IT-Vorhaben effizient und strukturiert umzusetzen.

Von der Anforderungsanalyse über große und kleine Ausschreibungen im öffentlichen Sektor und in der Privatwirtschaft bis hin zur Einführung neuer Software-Systeme inklusive Hypercare-Phase begleite ich Unternehmen in der IT-Projektleitung, der Programmsteuerung oder im Project Management Office (PMO).

Darüber hinaus entwickle und begleite ich wirksame Changemanagement-Maßnahmen – etwa zielgruppengerechte Kommunikation, Trainings, Change-Readiness-Analysen und Feedback-Schleifen –, damit Mitarbeitende neue Prozesse und Systeme sicher anwenden können.

IT-Projektmanagement · IT Project Management · Program Management · Prozess-Optimierung · KI-Automatisierung · Project Management Office (PMO) · Change Management · Agile Leadership · Transformation · IT Transition · Vergaberecht · Ausschreibung · PMO-Aufbau · PMO-Leitung · Trainings · Moderation

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischgut

Projekthistorie

IT-Projektmanagerin und -Beraterin (Ausschreibung HR-System)

Öffentlicher Dienst

Öffentlicher Dienst

5000-10.000 Mitarbeiter

Ausschreibung einer vollständigen HR-Lösung für einen Krankenhausverbund mit: Dokumentenmanagement (DMS), Employee Self Service (ESS), elektronischer Personalakte, qualifizierte elektronische Signatur (QES), Abrechnung nach TVÖD, Personalcontrolling, Dienstplanung, Personaladministration, Recruiting, Lernmanagement, Peronalentwicklung und Zeugnisprozessen.
  1. Analyse aktueller Personalprozesse (SwimLanes gem. BPMN in Draw.io).
  2. Anforderungsanalyse durch Workshops und Interviews mit Personalabteilung, IT, Datenschützern, Betriebsrat und Juristen.
  3. Erstellung Anforderungskatalog inkl. Kriterien und Gewichtungen.
  4. Marktrecherche und Durchführung Markterkundung inkl. Bewertungen.
  5. Planung Ausschreibungsprojekt, Szenarienerstellung mgl. Kombinationen div. Lösungen
  6. Entwicklung und Koordination der Vergabeunterlagen (Losstruktur, Leistungsverzeichnis, Kriterienkatalog).
  7. Regelmäßige Ergebnisvorstellung und Abstimmung der nächsten Schritten mit der Geschäftsführung.

IT-Projektmanagerin (KI-Implementierungen Finanzdienstleistungen)

Banken und Finanzdienstleistungen

Prozessoptimierung zur Kundenaquise und im Kundenservice mit Hilfe von datenschutzrechtlich möglichen sowie technisch-unabhängigen und kaufmännisch passenden KI-Lösungen
  1. Analyse bestehender analoger und digitaler Prozesse in Kundenakquise und -service.
  2. Auswahl passender KI Chat-Bot-Lösungen und KI-Telefonassistenten.
  3. Anpassung, Training und Test der Lösungen.
  4. KI-Schulungen für Salesmitarbeitende.

Projektmanagerin (Diverse IT Software-, Hardware- und Security-Projekte)

Toyota Deutschland GmbH

Automobil und Fahrzeugbau

50-250 Mitarbeiter

  1. Anforderungsmanagement in Zusammenarbeit mit Fachbereichen für div. IT-Projektanfragen.
  2. Testmanagement für diverse IT-Projekte (z.B. Bonifizierungsapp für Händler, KI-basierte Callcenter-Lösung).
  3. Entwicklung diverser Konzepte und Präsentationen für das IT-Management und Händler (z. B. Kommunikationskonzepte, Händler-Demos und Rundschreiben).
  4. Durchführung verschiedener IT-Betriebsprojekte (z. B. Einführung von MFA und Anpassung von Passwortrichtlinien bei etwa 370 Händlern, MS Sharepoint-Migration aller Fachbereiche, Koordination IT-Ticket-Tool-Entwicklung).
  5. Umsetzung Lieferantenmanagement (z. B. Abwicklung von NDAs, AVVs, Verträgen und Rechnungsüberwachung externer IT-Lieferanten).
  6. Aufbau eines Project Management Offices (PMO) und eines Projektmanagement-Werkzeugkastens.
  7. Erstellung unterschiedlichster Auswertungen, insbesondere in MS Excel.
  8. Administration und Support von Atlassian Jira und Confluence für die Fachbereiche.

Changemanagement-Beraterin (IT-Restrukturierung)

Uniklinikum Ulm

Öffentlicher Dienst

50-250 Mitarbeiter

  1. Konzeptentwicklung zur Rekrutierung neuer Mitarbeitenden und zur Bindung bestehender Teammitglieder.
  2. Planung und Moderation von div. Gruppen-Workshops zur Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen in der IT.
  3. Aufbereitung der Ergebnisse und Planung nächster Schritte.
  4. Ergebnispräsentation vor dem IT-Management.

Projektmanagerin (Trainingskoordination ServiceNow)

MTU Aero Engines AG

Industrie und Maschinenbau

1000-5000 Mitarbeiter

  1. Planung und Koordination von Schulungen für die Erstellung und Bearbeitung von
  2. Tickets, mit etwa 50 Schulungsterminen auf Deutsch und 10 auf Englisch, an 3 deutschen Standorten sowie online, insgesamt für etwa 2.500 Teilnehmer.
  3. Controlling und Reporting der Auslastung und des Feedbacks zu den Schulungen.

Projektmanagerin (Marken-Report)

Vaillant Group

Industrie und Maschinenbau

250-500 Mitarbeiter

  1. Erstellung jährlicher Markenberichte.
  2. Aufbereitung von rund 200 Hersteller-Logos in Adobe Photoshop in Zusammenarbeit mit eigenen Grafik-Designern.
  3. Koordination der Abläufe.

Project Management Office (PMO Aufbau Fachabteilung Treasury)

Toyota Kreditbank GmbH

Automobil und Fahrzeugbau

50-250 Mitarbeiter

  1. Erstellung von Bewerberübersichten.
  2. Durchführung MS SharePoint-Migration für den Bereich.
  3. Anpassung von Zugriffsberechtigungen, z.B. für Bankkonten und IT-Systeme.

Project Management Office (PMO Merger-Projekt)

Toyota Kreditbank GmbH

Banken und Finanzdienstleistungen

50-250 Mitarbeiter

Project Management Office (PMO):
  1. Planung Gesamtprojekt und Teilprojekte
  2. Durchführung Budgetplanungen
  3. Risiko-Management
  4. Kommunikations- und Trackingprozesse
  5. Reporting-Templates
  6. Controlling Gesamtprojekt und Teilprojekte
  7. Budget-Controlling
  8. Vertrags- und Rechnungsbearbeitung
  9. Rechnungsbuchungen in 3 Konzerngesellschaften
  10. Steering Committee-Planung und Durchführung
Durchführung von Teilprojekten:
  1. Durchführung "Kunden-Zustimmungsprozess" und Übernahme von 30.000 Kunden in neue Gesellschaft:
  2. Prozessdefinition
  3. Erstellung der Kunden-Anschreiben
  4. Aufbau neuer Büroflächen für neue Gesellschaft
  5. Erstellung Raumkonzepte, mit Innenarchitekten nach Arbeits- und Brandschutzvorgaben
  6. Angebotsbewertungen von Büromöbelhäusern
  7. Initiale Einrichtung der Telefonie in der neuen Gesellschaft

Cut Over Managerin (SAP-Migration)

BIRKENSTOCK Europe GmbH

Konsumgüter und Handel

250-500 Mitarbeiter

  • Erstellung von Ablaufplänen/Cut Over Plänen für die Migration eines SAP-Systems
  • Abstimmung der benötigten Tätigkeiten mit dem SAP-IT Team, den Fachbereichen und externen Dienstleistern
  • Erstellung und Abstimmung der zeitlichen Abläufe
  • Kommunikation der anstehenden Tätigkeiten und Tracking von Status und Problemen
  • Verproben dieser Pläne und Test-Migrationen auf SAP-Sandboxen und Durchführung des Go Lives

Project Management Office (PMO SAP-Migration)

Laxess Deutschland GmbH

Pharma und Medizintechnik

>10.000 Mitarbeiter

  1. Entwicklung Projekt- und Ressourcenplanungen des Gesamtprojektes und der Teilprojekte.
  2. Erstellung regelmäßiger Statusreportings.
  3. Erstellung regelmäßiger Budget-Reportings.

Projektmanagerin (Mobile App Management Ausschreibung)

Lanxess Deutschland GmbH

Pharma und Medizintechnik

>10.000 Mitarbeiter

  • Analyse der bestehenden Mobile Device Management und Mobile App Management-Lösungen sowie der kundenseitigen Anforderungen an neue Provider
  • Koordination und Erstellung von RFP-Dokumenten in englischer Sprache (Leistungs-beschreibung und Anforderungskatalog sowie ausschreibungsbegleitende Unterlagen)
  • Beschreibung von kommerziellen und projektseitigen Anforderungen an die Anbieter sowie Aufbereitung als Entscheidungsvorlagen für kundeninterne Gremien
  • Erstellung regelmäßiger Reports in englischer Sprache und Leitung von Statusmeetings über das Gesamtprojekt für den Kunden
  • Beratung hinsichtlich Projektmanagement-Methoden und Bewertungssystemen
  • Aufbereitung von Angebotsinhalten und Bewertung der Anbieter

Projektmanagerin und PMO (IP Migration von Nierenzentren)

KFH Nierentransplantation e.V.

Pharma und Medizintechnik

250-500 Mitarbeiter

  1. Planung TK-Anlagen-Migration von 300 Dialysezentren auf IP-Telefonie.
  2. Durchführung regelmäßiger Status-Termine zur Verbesserung der Ablaufprozesse.

Project Management Office (PMO Update Marktanbindungen)

REWE Markt GmbH

Konsumgüter und Handel

>10.000 Mitarbeiter

  • Konzeption von Migrations- und Rollout-Prozessen, u.a. in MS Visio
  • Konzeption und Einrichtung einer Rollout-Datenbank
  • Analyse und Aufbereitung der Bestandsdaten
  • Erstellung von technischen Handbüchern für Errichter zur Migration der REWE-Märkte
  • Erstellung von Musterbaubeschreibungen zum Aufbau der Infrastruktur in neuen Märkten
  • Konzeption der Dokumentenstrukturen in Atlassian Jira und Confluence

Project Management Office (Div. IT-Projekte)

Lanxess Deutschland GmbH

Pharma und Medizintechnik

>10.000 Mitarbeiter

  1. Erstellung Projekt- und Arbeitspläne für div. IT-Projekte.
  2. Erstellung englischsprachiger Reporting-Templates mit automatisierter Datenübertrag aus MS Excel in MS PowerPoint.
  3. Erstellung Prozessanlaysen und Zielprozesse in MS Visio (in Form von SwimLanes).

Project Management Office (PMO Ausschreibung Marktanbindung)

REWE Markt GmbH

Konsumgüter und Handel

>10.000 Mitarbeiter

  1. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für eine VPN-Anbindung von etwa 5.000 REWE- und Pennymärkten.
  2. Erstellung von Produkt- und Anbieter-Vergleichen.

Project Management Office (PMO Rollout Kunden-WLAN)

REWE Markt GmbH

Konsumgüter und Handel

>10.000 Mitarbeiter

  1. Umsetzung von Provider-Wechseln für etwa 5.000 REWE- und Pennymärkte.
  2. Auftrags- und Abrechnungsmanagement von Telekommunikationsdiensten.

Project Management Office (PMO E-Post Vertrieb)

Deutsche Post AG

Transport und Logistik

>10.000 Mitarbeiter

  1. Entwicklung von Konzepten für neue Vertriebskanäle der E-Post.
  2. Aufbau und Leitung eines Angebotsboards zur Koordination von E-Post B2BOutsourcingangeboten.
  3. Unterstützung des Vertriebsleiters durch Stabsaufgaben, wie z.B. durch die Erstellung diverser Reportings und Vertriebspräsentationen.

Project Management Office (Major Deal Management)

T-Systems International GmbH

Internet und Informationstechnologie

>10.000 Mitarbeiter

  1. Koordination der Erstellung von deutsch- und englischsprachigen Major-DealAngeboten.
  2. Dokumentenmanagement in MS Sharepoint für den Gesamtbereich

Project Management Office (IT Product Management)

T-Systems International GmbH

Internet und Informationstechnologie

>10.000 Mitarbeiter

  1. Support zweier IT-Teams bei Organisations- und Projektplanungen.
  2. Aufbau und Administration von MS Sharepoint für den Bereich.
  3. Koordination diverser Schulungen und Durchführung von Brandschutz- und
  4. Datensicherheitsschulungen für die Mitarbeitenden.

Zertifikate

Programmierung mit Python

Diverse Anbieter, Online

2025

Master Arbeits- und Organisationspsychologie

Bergische Universität Wuppertal

2025

Arbeitspsychologische Beraterin

Bergische Universität Wuppertal

2024

PMO-Leitung, -Aufbau und -Optimierung

The Project Group (TPG)

2022

Systemische Beraterin

Deutscher Coachingverband

2020

Prince2 Practitioner

Axelos

2019

ITIL

Axelos

2018

Scrum-Master

Scrum.org

2017

Project Management Professional (PMP)

PMI

2016

Bachelor Wirtschaft und Management

Fachhochschule f. Ökonomie & Management (FOM)

2016

Staatl. gepr. Betriebswirtin Wirtschaftsinformatik

Fachschule für Wirtschaft

2012

IT-System-Kauffrau

Deutsche Telekom AG

2010


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