PMO Professional / Program Management Office Professional

Wöchentliche Statusmeetings und Reporting: Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung der wöchent­lich­en Jour Fixes mit den Workstreams. Zusammenfassen des Gesamtstatus für das zentrale PMO und Erstellen der Reportings in Clarity sowie Erstellen der monatlichen (Externen-)Timesheet Reports.
Risks & Issues: Durchführung der Ris & Issue Jour Fixes mit den Verantwortlichen der Workstreams (inkl. Vor- und Nachbereitung); Tracken der Risks/Issues in Clarity
On- und Offboarding der Projektmitarbeiter

Projekt: Magellan
Migration aller Pro­zes­se, IT-Infrastruktur und Anwendungen der akquirierten Postbank auf eine gemeinsame IT-Plattform.

Support des DB Engineers Teams

Dispatch von Tickets und Klären von Fragen, Ergänzen von Informationen und Orga­nisa­tion der Kommunikation rund um die Tickets, Tracken der Tickets und Unterstützung des Fach­bereichs bei der Erstellung der Tickets
Ticket Reporting: Verantwortlich für die Statusreports des Teams an die Programmleitung
Entwicklung neuer IT-Ticket Templates u.a. für die Beauftragung der Datenbank Umzüge nach Bas­tog­ne, das Anlegen und Löschen von Datenbanken oder Zugriffen auf Datenbanken, Ein­richt­en von Monitoring/Back-ups usw., sowie Beschreibung der Prozesse.

Dokumentation Verantwortlich für die Dokumentation aller Projektaktivitäten (Risks, Re­port­ing, Status, Financials, Ressourcen, Tasks & Allocations, Meilensteine, Meeting­pro­to­kolle etc.); Aktualisierungen der Projektverzeichnisse (OneNotes, Sharepoint, Projekt­laufwerke)
Reporting Konsolidieren der Status aus den einzelnen Projektteams und Über­führ­en in projekt­übergreifende Reportings (Monatsreporting ‚Heartbeat‘, tägliches Deployment ‚Burn­down‘ Reporting, Application-Statusreporting; Erstellen der Steering Committee Präsenta­tion­en (und Zulieferungen für verschiedene an­dere Gremien); Konsolidierung der Status aus den Teilprojekten und Erstel­len von Ad-hoc-Auswertungen (Snow, CMDB, …)
Support des Application Teams bei der Erstellung von RiskCards, Meeting-Präsentationen und –Protokollen, beim Gegenlesen und Übersetzen von Doku­ment­en, Entwerfen von Ent­scheid­ungs­vorlagen, Aufsetzen und Moderation von Meetings, Verfolgen von Genehmig­ungs­pro­zes­sen (Tracken von Risk Cards und OPL etc.) und bei der Identifikation von An­sprech­part­nern und Prozessen in der neuen Gruppenstruktur (Freischaltungen von Web­an­wend­­ungen, Zugriff auf die Gruppen-Infrastruktur), Verlängerungen von Lizenzen etc.
Rollout Planung Konzeption und Organisation der Übergabetermine (Tausch WIN7-WIN10 Clients) für ca. 2000 Mitarbeiter in den Geschäftsstellen München und Nürnberg; ver­ant­wort­lich für das Call-Center Team
Erstellen des täglichen Fortschrittsreporting (Burndown) an die Gruppe, das Programm Mana­ge­ment, CISO DACH und das Security Team
Projektkommunikation Verantwortlich für die Kommunikation über die Pro­jekt­mailbox bzgl. der Belange der Mitarbeiter: Weiterleitung von Problem- und Sonderfällen, Kommunikation von Prozessen und Fertigstellungsgrad der Appli­ka­tionen, Q&A etc.  
Zulieferungen aller Projektinformationen für die Projekt-Homepage (Ansprech­part­ner, Zahlen & Fakten, Timeline, Verlauf und Status des Projekts) sowie die zweiwöchentlichen Open Door Status Calls (Q&A), Townhall-Meetings, Ent­werf­en der Email-Kommunikation des Programm-Managements an die Mitarbeiter
Unterstützung der Projekt-Abschlussarbeiten Organisation der Project Closure Workshops (Lessons-Learnt, Identifikation ausstehender Ar­beit­en und Applikationsmigrationen, Plan­ung­en des Scopes für ein Folgeprojekt, Er­stel­len der Clarity Abschlussdokumentation, Archivieren der Laufwerke etc.)

Einführung von Office365 bei Commerzbank im Rahmen des Modern Workspace

Reporting und Projektplanung Erstellen der Regelreportings für die Projekt- und Programmleitung (Commerzbank und Microsoft). Erstellen der Fortschrittsplanung anhand von Lieferelementen (Dokumenten) und geleisteten Tagen (Soll/Ist/Plananpassung)

Mitarbeiterin im Programm Management Office Team

Gremien Organisation der Governance Meetings, Terminkoordination, Sitz­ungs­be­gleit­ung, Erstellen der Unterlagen und Zusammenführung der Einzelstatus (Fortschritts-Reporting, Ri­siko-Status) aus den Workstreams und den Statusberichten der externen Dienstleistern (IBM und msg-Life) in das Executive Reporting und auf Workstream-Ebene
Reporting Ressourcenmanagement Ressourcen- und Newhire-Reporting, Mitarbeit bei der Neu­orga­nisation des Ressourcing Prozesses (Prozessbeschreibung und Entwurf der Formulare)
Reporting Mitwirkungsleistung/Beistellungen Unterstützung bei der Erstellung der wöchent­lich­en Übersicht der Mitwirkungsleistungen der Fach­be­reiche (Fachkonzepterstellung, Test usw.)
Sharepoint Projektdokumentation, Einführen eines Prozesses für die Erteilung der Zu­griffs­be­recht­igungen (und Vergabe Zugriffsberechtigungen, Rechteverwaltung, Seitenadministration)

Projektkommunikation: Aufbau und Update der Projektkommunikation über Sharepoint-Seiten, Durchführen der wöchentlichen Redaktionssitzungen, Durchführen der Interviews mit Mana­gern, Ausarbeiten der Marketing und Kommunikationstexte und Beiträge der Stakeholder, Ko­ordination der Marketingmaßnahmen mit der Marketingabteilung.
Unterstützung aller Aktivitäten für den Betriebsübergang: Kommunikation mit den Rechts­abteil­ung­en, Qualitätssicherung der Dokumente und Schriftverkehr, Übersetzungen (Englisch), Er­stel­len der Mitarbeiterlisten und Reports (Status Verträge, Mitarbeiterstatistik etc.)

Verantwortlich für die administrative Koordination und Überwachung von (bis zu 18) Einzelprojekten

Finanzplanung und Projekt Controlling Begleiten und Dokumentieren des Planungsprozesses ein­zelner Projekte, Reporting/Dokumentation relevanter Kennzahlen (Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Res­sour­cen­verbrauch, Projekt Status, KPIs, Risks)
Risiko Management: Verantwortlich für Risk & Issue Reporting inklusive Er­fas­sung, Nachhalten, Sicherstellung der Berichtsqualität und Begleitung des Es­ka­lationsprozesses mit Clarity
Projekt Reporting: Verantwortlich für die Wochen- und Monatsreports (RAG-Reporting), Ri­si­ko- und Finanzreports für Einzelprojekte sowie das Programm
Qualitätsmanagement: Überwachen der Einhaltung der internen Qua­li­täts­richt­linien für alle Projekte des Programms inklusive Dokumentation, Do­ku­ment­enmanagement (SharePoint) und Kommunikation. Unterstützen der Pro­jekt­manager bei Erstellung der erforderlichen Do­ku­mentation sowie bei der Durch­führung der Qualitäts-Checks. Verantwortlich für den Re­view & Approval Prozess
Ressourcenplanung: PLAN-IST Auswertungen und Reporting, Ableiten geeigneter Maßnahmen und Plan-Anpassungen

Verantwortlich für die Überwachung von 7 Teilprojekten

MS Project Planung  Verantwortlich für die Aktualisierung der Gesamtplanung in Abstimmung mit den Teilplanungen der Unterprojekte, Kommunikation des Projektfortschritts und das Ent­wickeln von Strategien zur Lösung möglicher Differenzen
Risiko Management: Verantwortlich für die Einhaltung der Qualitätsanforderungen des Pro­gramm Managements an das Deutsche Bank Risk Reporting, Unterstützung der Projekte bei der Durchführung der Risk Prozesse; verantwortlich für das Reporting an das Senior Ma­na­ge­ment sowie Eskalation einzelner Risks
Unterstützung des Programm Managements bei allen Projektaktivitäten wie Projektinitiierung und -abschluss, Ramp-Down nach Projektabschluss, Ad Hoc Reportings, Evaluierungs- und Planungsaktivitäten; etc.
Teilnahme an verschiedenen Gremien in Vertretung der Programm- und Projektleitung.