18.08.2026 aktualisiert
Premiumkunde
60 % teilweise verfügbarCustomer Operation Specialist für E-Commerce, Start-ups & KMU
Leinzell, Deutschland
Nur Remote
Mittlere ReifeÜber mich
Customer Operation Specialist seit 2020: Ich verbinde exzellenten Kundenservice mit smarter Automatisierung (Gorgias, n8n, Zapier, KI) für Start-ups, Solopreneure und KMU. Support per E-Mail, Chat & Telefon, dazu SOPs, Notion/ClickUp-Organisation und Prozessoptimierung , in Deutsch und Englisch.
Skills
GeminiMidjourneyAdobe PhotoshopKünstliche IntelligenzKundenerfahrungKundenanalyseKundenkommunikationKundenservice-TrainingGoogle KalenderJSONLive ChatOperational ExcellenceTelefon-SupportProaktive WartungSales Operations
Seit 2020 verbinde ich Kundenservice und Prozessautomatisierung – mit dem Ziel, dass Support-Teams und Solo-Selbstständige sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während im Hintergrund alles läuft.
Kundenservice & Kommunikation Ich betreue Kundenanfragen über E-Mail, Live-Chat und Telefon-Support – markenkonform, empathisch und lösungsorientiert, auf Deutsch und Englisch. Dazu gehören Versandstatus, Retouren, Stornierungen, Schadensfälle, Rechnungs- und Produktfragen sowie die Moderation von Chats und Community-Bereichen. Ich lege Wert auf eine gute Kundenerfahrung entlang der gesamten Customer Journey.
Automatisierung & KI Ich konzipiere und pflege Automatisierungs-Flows in Gorgias sowie Workflows in n8n und Zapier, um manuelles Ticketaufkommen zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Dabei setze ich gezielt KI-Tools ein – von virtuellen Agenten und spezialisierten KI-Assistenten für Kundenkommunikation bis zur toolgestützten Prozessdokumentation. Ich arbeite mit JSON-Datenstrukturen, um Schnittstellen und Automatisierungen sauber aufzusetzen, sowie mit Gemini für Recherche, Texterstellung und Automatisierung.
Plattformen & Tools Ich richte Arbeitsbereiche ein und optimiere sie laufend: Notion, ClickUp, Google Workspace (inkl. Google Kalender), Slack und Google Drive für Organisation und Zusammenarbeit; Shopify als E-Commerce-Plattform; Memberspot und Skool für Community- und Membership-Betreuung.
Organisation & Dokumentation Ich entwickle und dokumentiere Prozesse end-to-end, erstelle klare SOPs und sorge für proaktive Wartung bestehender Systeme, statt nur auf Probleme zu reagieren. Dazu gehören Termin- und Kalendermanagement, strukturierte Datenpflege sowie die Organisation interner Formate wie Wissenstransfer- und Co-Working-Sessions.
Kreativ-Tools Für visuelle Inhalte nutze ich Adobe Photoshop und Midjourney.
Ich verstehe mich als Bindeglied zwischen Kunden, Team und Technik – zuverlässig, diskret und mit einem klaren Blick für das, was Support-Prozesse wirklich effizienter macht.
Erfahrung
Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2020
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischgut
Projekthistorie
Verantwortlich für den operativen Kundensupport eines deutschen E-Commerce-Unternehmens (Shopify-basiert, DACH-Markt) sowie für die strategische Automatisierung der Support-Prozesse.
- Bearbeitung des gesamten Spektrums an Kundenanfragen von Versandstatus und Retouren über Stornierungen und Schadensfälle bis zu Rechnungs- und Produktfragen, mit markenkonformer, empathischer Kommunikation in Deutsch und Englisch
- Konzeption, Implementierung und Optimierung von Automatisierungs-Flows, Rules und Macros in Gorgias zur messbaren Reduktion des manuellen Ticketaufkommens, inklusive strukturiertem Tag-System und Priorisierung nach Ticket-Volumen und Einsparpotenzial
- End-to-End-Entwicklung und Dokumentation von CS-Prozessen unter Einbindung von Fulfillment-Partnern und Retourenportalen
- Gezielter Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung im Support – von spezialisierten AI-Assistenten für Kundenkommunikation und Plattformwissen bis zur toolgestützten Prozessdokumentation
- Teamübergreifende Koordination, Wissenstransfer-Sessions und Organisation interner Formate wie KI-Co-Working-Termine
E-Mail- & Kalender-Management: Terminkoordination, Erinnerungen, strukturierter Überblick über Tages- und Wochenplanung
Kundenservice & Kommunikation: Beantwortung von Anfragen, Nachverfolgung von Supportfällen, Kommunikation via E-Mail, Chat & Telefon
Datenpflege & Dokumentation: Erstellung, Organisation und Pflege von internen Unterlagen, Listen und Vorlagen
Tool-Verwaltung & technische Unterstützung: Einrichtung & Optimierung von Arbeitsbereichen (z. B. Notion, Google Drive, Slack), technischer First-Level-Support
Schnittstellenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, Technik, Führungsebene und externen Partner:innen
Zielkontrolle & Leistungsübersicht: Überwachung der vereinbarten Soll-Leistungen der Freelancer, Auswertung von Abweichungen und Nachhalten der Performance
Kommunikation & Vermittlung: Aktive Rücksprache bei Leistungsschwankungen oder Ausfällen, Klärung individueller Situationen mit Fingerspitzengefühl
Ansprechpartnerin & Schnittstelle: Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Technik und Freelancer-Team – Koordination von Anliegen, Feedbackweitergabe und Lösung technischer oder organisatorischer Hürden
Support & Begleitung: Betreuung der Freelancer bei Rückfragen zum Ablauf, Tool-Nutzung oder allgemeinen Prozessen
Zertifikate
Online Marketing Managerin
IHK2024