abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium B.Sc. BWL & Wirtschaftspsychologie
mehrjährige Erfahrungen als Vorstandsassistenz
Erfahrung im Projekt- / Prozessmanagement
versiert in allen MS Office 365 Anwendungen und der Umgang mit digitalen Kommunikationswegen (Sharepoint, Atlassian, Confluence, Asana, Workpath, MS-Office, Travelperk, Slack etc.)
Unterstützung des Projektleads bei der Projektinitiierung und dem Projektstar
Koordination von Kick-off Meetings
Aufbau und Entwicklung von Projektmanagementstandards (Projekttracking und -controlling sowie Reportingvorlagen und andere gemeinsame Dokumente)
Standardisierung und Durchführung von Projektreview-Meetings
Entwicklung eines PMO-Handbooks
Organisation von Meetings
Verwaltung von Projektdokumenten
Teamkoordination
Planung und Organisation von Workshops und Teamevents
PMO Support / Executive Assistant
Internet und Informationstechnologie
1000-5000 Mitarbeiter
Executive Assistenz des CTO’s
Unterstützung administrativer Aufgaben für weitere Stabsleitungsebenen
Unterstützung des Projektleiters bei der Projektplanung und -dokumentation
Koordination, Aufbereitung und Nachbereitung von Managemen Meetings (C-Level)
Tracking und Konsolidierung von Projektstatusberichten mit anschließender Erstellung von Reports für das Management und derProjektleitung (mittels Projektplanungstools bspw. Atlassian Jira, Asana und Confluence)
Schnittstelle zwischen Projektleiter und dem Projektteam
Vor- und Nachbereitung der internen und externen Kommunikation
Terminkoordination für Workshops
PMO
Architektur und Bauwesen
250-500 Mitarbeiter
Makroökonomische Faktoren, wie BPIs, HDI (Human Development Index), Währungsstabilitäten
Analyse der Infrastruktur (Einzugsgebiete, Bildungseinrichtungen vor Ort, Ämter, Einreisebestimmungen und Aufenthaltsdauer, Visaanforderungen, Zusammenarbeit mit Botschaften etc.)
Investitionen von Immobilien (Mietpreise, Mietbindungsdauer, voraussichtliche Investitionskosten für Miet- oder Kaufobjekte)
Politische Faktoren: politische Stabilität des Landes, Sicherheit, Korruption
Markt- und Absatzanalysen, wie Bspw. Kundenpotentiale, Kaufkraft potenzieller Kunden, Umsatzerwartungen und Konkurrenzsituation
Abgabenorientierung, wie Steuerhebesätze, Währungsschwankungen
Kostenplan unter der Berücksichtigung der Budgetgröße erstellen
Planung der Eigen- und Fremdleistung
Mietverträge prüfen und neu verhandeln
Möblierungsplan entwerfen
Planung der Transport- und Umzugswege
Entsorgungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der rechtlichen
Bestimmungen klären und durchführen
Termin- und Ablaufpläne erstellen
Umzugsteams und –beteiligte fachkundig einweisen und steuern
Mitarbeiterinformationen erstellen
Kontroll- und Überwachungsarbeiten
Koordination der Abschlussarbeiten (Schadenfeststellung,
Endabnahme, Umzugsberichterstellung)
PMO
Energie, Wasser und Umwelt
1000-5000 Mitarbeiter
Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und operative Abläufe standardisieren und vereinfachen
Visualisierung von Prozessen mittels Signavio
Veranschaulichung, wo betriebliche Vorgänge mit denen der Kunden zusammentreffen und deren Optimierung
Organisation von Workshops
Agiles Rollout - PMO
Energie, Wasser und Umwelt
1000-5000 Mitarbeiter
Unterstützung des Projektleiters beim agilen Rollout für die Modernisierung des Cloud Arbeitsplatzes
Tracking der einzelnen Milestones sowie Projektfortschritt mit anschließendem Statusbericht an den Projektleiter
Terminkoordination, Konsolidierung von Meeting-Topics sowie die Vor- und Nachbereitung von Meeting Minutes
Tracking der OPLs (offene Punkte Liste)
Koordination der Rollouttermine für 475 Mitarbeitende
Kommunikation innerhalb des Projektteams
Pflege der Projektliste in Teams
Terminkoordination für Schulungsmaßnahmen
Überwachung rücklaufender Hardware
Projektleiterin
Automobil und Fahrzeugbau
500-1000 Mitarbeiter
Bestandsaufnahme der zu sanierenden Objektbereiche
Aufstellung des Kostenplanes unter Berücksichtigung von Fremd- und Eigenleistungen
Renovierungs- und Sanierungsplan entwerfen
Planung der Renovierungsarbeiten in der laufenden Produktion
Entsorgungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen klären und durchführen
Termin- und Ablaufpläne erstellen
Sanierungsteams und –beteiligte einweisen und steuern
Mitarbeiterinformationen erstellen
Kontroll- und Überwachungsarbeiten
Koordination der Abschlussarbeiten und Endabnahme
Projektleiterin - Bereich Travel Management
Automobil und Fahrzeugbau
500-1000 Mitarbeiter
Bewertung des Ist- und Sollzustandes
Benchmarking zwischen bisherigen und potenziellen Reiseanbietern
Identifikation von Einsparungspotentialen
Vertragsverhandlung von Kooperationsangeboten mit Reiseanbietern
Onlineumstellung von Reisebuchungen
Prozessoptimierung beim Buchungsprozess (Online-Buchungen, Mobile Verfügbarkeiten, Mobilen Zugang)
Prozessoptimierung bei der Rechnungserstellung (Echtzeit-Reporting)
Vollkommene Transparenz und Kontrolle
Erstellung einer international gültigen Reiserichtlinie
Erstellung eines Genehmigungsprozesses
Schulung der Mitarbeitenden beim Umstellungsprozess
Projektleiterin - Bereich Marketing
Automobil und Fahrzeugbau
500-1000 Mitarbeiter
Schaffung eines Überblicks über die wichtigsten Branchenausstellungen
Erstellung eines Messestandkonzepts inkl. Zeitplan, Anmeldefristen und Services (Telefon, Internetanschluss, Elektro- und Wasserinstallation, Eintragung in Messekatalog etc.)
Erstellung des Messestanddesigns (Standflächenwahl, Erstellung von Plakaten, Flyer, Info- und Imagebroschüren)
Messelogistik (Transport von Exponaten)
Koordination des baulichen Messestandgewerkes in Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachkräften (Elektrik, Installation, Caterer etc.)
Erstellung von Kommunikations- und Werbemittelmaterial (Flyer, Newsletter, Aufsteller)
Personalplanung (Verantwortlichkeiten aus Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung und Controlling
Koordination der Reise und Unterkunft des Messeteams
Koordination von Geschäftsterminen mit potenziellen Kunden
Nachbereitung, Erfolgsanalyse des Messeauftritts
PMO
Telekommunikation
250-500 Mitarbeiter
Assistenz bei der Projektplanung und -dokumentation
Datengewinnung sowie Konsolidierung
Auswertung der Daten
Statusreporting an den Projektleiter
Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für dieGeschäftsführung
Vertretung der Projektleitung
Schnittstelle zwischen Projektleiter und dem Projektteam
Vor- und Nachbereitung der internen und externen Kommunikation
Terminkoordination für Workshops
• Pflege der Projektliste mit dem entsprechenden Projektplanungstool
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