24.02.2026 aktualisiert

**** ******** ****
100 % verfügbar

Executive Assistant & Event Management Professional

Berlin, Deutschland
Nur Remote
Vocational Training as Wholesale and Foreign Trade Management Assistant
Berlin, Deutschland
Nur Remote
Vocational Training as Wholesale and Foreign Trade Management Assistant

Profilanlagen

Arbeitszeugnis MCG.pdf
Arbeitszeugnis Shurgard.pdf
CV 2026 English.pdf

Skills

Adobe Creative CloudAmazon Web ServicesKundenbeziehungsmanagementDigitale InhalteVeranstaltungsmanagementGrafikdesignBetriebsunterstützungssystemSoziale MedienWordPressVerwaltungstätigkeitenEinarbeitungBackendGsuitePublizieren
Hi, ich bin Zaneta.
Virtual Assistant und Operations Support Specialist mit fundierter Executive-Erfahrung in schnell wachsenden und dynamischen Umfeldern. Ich unterstütze Gründer und wachsende Unternehmen dabei, organisiert, effizient und operativ stark aufgestellt zu bleiben.
Ich assistiere nicht nur. Ich optimiere.


Kernkompetenzen

Executive & Virtual Assistance
  1. Direkte Unterstützung von CEOs und Führungsteams
  2. Inbox- und Kalendermanagement
  3. Reiseorganisation und Meeting-Vorbereitung
  4. Recherche, Dokumentation und Reporting
  5. Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit

Operations & Administrative Management
  1. Prozessoptimierung und Workflow-Strukturierung
  2. Budgetüberwachung und Finanzreporting
  3. Abteilungsübergreifende Koordination
  4. Deadline-Controlling und Umsetzungsnachverfolgung
  5. Erstellung von SOPs und operativer Dokumentation

Projektmanagement
  1. Projektrollouts und Aufgabenverfolgung
  2. Zeitplan-Koordination
  3. Freelancer- und Dienstleistermanagement
  4. Onboarding und Teamkoordination
  5. Vor-Ort-Inspektionen und operative Steuerung

Digital Content & Systeme
  1. WordPress-Management und Content-Publishing
  2. Website-Updates und Backend-Organisation
  3. Social-Media-Planung und Terminierung
  4. Content-Repurposing und Texterstellung
  5. Erstellung von Präsentationen und Marketingunterlagen

Finanz- und HR-Support
  1. Rechnungsstellung sowie Debitoren- und Kreditorenverwaltung
  2. Budgetkontrolle
  3. Unterstützung im Recruiting
  4. Freelancer-Management
  5. Onboarding-Prozesse

Event- und Kundenoperationen
  1. Eventplanung und Umsetzung
  2. Koordination von Künstlern, Technik- und Serviceteams
  3. Kundenbetreuung und Beschwerdemanagement
  4. Sicherstellung von Service-Standards

Software & Tools
  1. Google Workspace
  2. Microsoft Office
  3. WordPress
  4. Adobe Creative Cloud
  5. Adobe Acrobat
  6. Canva
  7. AWS-Grundlagen
  8. CRM- und Workflow-Systeme
  9. KI-gestützte Automatisierungstools

Arbeitsweise
  1. Sehr strukturiert und detailorientiert
  2. Proaktiv und lösungsorientiert
  3. Schnelle Auffassungsgabe mit analytischem Denken
  4. Wirtschaftliches Verständnis und Prozessfokus
  5. Sichere Kommunikation auf Deutsch und Englisch

Remote tätig zwischen Berlin und Barcelona mit internationaler Zusammenarbeit.

Wenn Sie jemanden suchen, der Strukturen stärkt, Führung entlastet und Prozesse effizient gestaltet, stehe ich bereit.



Erfahrung

Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2022

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherPolnischverhandlungssicher

Projekthistorie

Finances Bar & Sponsoring Assistant Mystic Creatures Festival

Mystic Creatures U.G

Sonstiges

Bar-Operations & Logistik: Gesamte operative Planung und logistische Abwicklung des Barbetriebs auf dem Festivalgelände (Materialbeschaffung, Equipment, Verbrauchsgüter und Lieferantenkoordination).
Bar-Finanzen & Controlling: Assistenz in der Budgetierung, Abrechnung der Barumsätze, Kassenführung und finanzielle Nachbereitung des gesamten Gastronomiebereichs.
Sponsoring-Management: Betreuung und operative Umsetzung von Sponsorenvereinbarungen vor Ort sowie Schnittstellenkommunikation zwischen Sponsoren und Festivalleitung.
Ganzheitliche Event-Logistik: Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Führen der Gewerke im Bar-Bereich und Koordination der physischen Infrastruktur vor und während des Events.

Artist and Event Lead

ANIMA (Events & Club Scene)
Event Agent | ANIMA Mitverantwortlich für die Organisation und Umsetzung von Eventformaten im Kultur- und Veranstaltungsbereich. • Artist Care und Betreuung von Künstlerinnen vor, während und nach Veranstaltungen • Unterstützung im Booking-Prozess, Abstimmung von Gagen, Zeitplänen und technischen Anforderungen • Koordination von Abläufen am Veranstaltungstag • Unterstützung bei Location-Abstimmung, Dienstleister-Kommunikation und Eventlogistik • Betreuung von Gästelisten, Backstage-Organisation und organisatorischen Details • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen Künstlerinnen, Technik, Veranstalter*innen und Team Erfahrung in dynamischen Eventumgebungen mit hoher Verantwortung, Kommunikationsstärke und operativer Flexibilität.

Executive Assistant / Head of Operations

Global Q Media AG
Executive Assistant to CEO | Operations & Digital Support As Executive Assistant, I supported leadership across operations, client management and workflow coordination. • Managed contracts and partner communication • Coordinated freelancers and supported recruitment/onboarding • Handled bookings, documentation and operational issue resolution • Supported WordPress content management and digital workflows • Introduced process improvements to increase efficiency

Event Agent

Kompagnon
Event Agent | Event Management & Operational Execution Mitplanung und Umsetzung von Corporate Events, privaten Veranstaltungen und Kulturformaten. • End-to-End-Projektsteuerung von der ersten Konzeption bis zur erfolgreichen Durchführung • Steuerung und Koordination externer Dienstleister (Technik, Catering, Sicherheit, Künstler, Partner) • Budgetplanung, Kostenkontrolle und Sicherstellung wirtschaftlicher Umsetzung • Erstellung detaillierter Ablauf- und Regiepläne • Onsite-Lead während der Veranstaltungen mit Verantwortung für reibungslosen Ablauf • Direkte Kundenkommunikation und Stakeholder-Management Arbeit in dynamischen, zeitkritischen Umfeldern mit hoher Entscheidungsverantwortung. Aufbau starker Kompetenzen in Projektmanagement, Priorisierung, Krisenlösung und operativer Führung.

Management & Accounting Assistant

MCG-Management Capital GmbH
Projekt- & Operations Assistenz | MCG Unterstützung bei der Steuerung und Umsetzung von Projekten in den Bereichen erneuerbare Energien (Solar), Immobilienentwicklung und wertsteigernde Objektprojekte. • Koordination interner Teams sowie externer Dienstleister und Partner • Unterstützung bei Projektplanung, Timeline-Tracking und Aufgabensteuerung • Abstimmung zwischen verschiedenen Fachbereichen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe • Vorbereitung von Verträgen, Angebotsvergleichen und administrativen Unterlagen • Begleitung von Immobilienprojekten mit Fokus auf Optimierung und Wertsteigerung vor Weiterveräußerung • Strukturierte Dokumentation von Prozessen und Projektständen • Überwachung von Fristen und Sicherstellung termingerechter Umsetzung Arbeit in einem unternehmerischen Umfeld mit mehreren parallelen Projekten. Entwicklung ausgeprägter Fähigkeiten in Organisation, Priorisierung, Schnittstellenkommunikation und operativer Prozessstrukturierung.

Store Manager / Assistant Store Manager

Shurgard Deutschland GmbH
Store Manager | Retail Operations & Teamführung Verantwortlich für den operativen Betrieb, Umsatzentwicklung und Teamkoordination im Einzelhandel. • Führung, Motivation und Einsatzplanung des Teams • Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe und hoher Servicequalität • Umsatzverantwortung und Monitoring von Kennzahlen • Warenmanagement, Bestellungen und Lagerorganisation • Schulung neuer Mitarbeitender und Onboarding • Lösung von Kundenanliegen und Beschwerdemanagement • Optimierung interner Prozesse zur Effizienzsteigerung Stärkung von Führungsqualitäten, Organisationstalent und unternehmerischem Denken in einem dynamischen Umfeld.

HR Assistant & Field Operations

Expansion Project in Munich
Human Resources Support | Recruiting & Mitarbeiterkoordination Unterstützung im Bereich Personalmanagement und organisatorischer HR-Prozesse. • Unterstützung im Recruiting-Prozess inklusive Bewerberkommunikation • Terminplanung und Koordination von Vorstellungsgesprächen • Onboarding-Unterstützung neuer Mitarbeitender • Pflege von Mitarbeiterdaten und Dokumentation • Vorbereitung von Vertragsunterlagen und administrativen HR-Prozessen • Unterstützung bei interner Kommunikation und Teamorganisation Entwicklung starker Kompetenzen in Kommunikation, Diskretion, Struktur und organisationsübergreifender Abstimmung.

Kontaktanfrage

Einloggen & anfragen.

Das Kontaktformular ist nur für eingeloggte Nutzer verfügbar.

RegistrierenAnmelden