12.10.2026 aktualisiert
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info: Abends und am Wochenende verfügbar
Executive Assistant to C-Level & Senior Management
Schwalmtal, Deutschland
Nur Remote
A-levels (Abitur), Gymnasium in den Filder Benden, Moers, GermanyÜber mich
Experienced Executive Assistant with extensive experience supporting C-level leaders in international environments. Fluent in English and German, proactive, highly organised, and discreet. International experience from living and working abroad for many years
Skills
Executive ManagementManagement-unterstützung
Executive & C-Level Support
Umfassende administrative und organisatorische Unterstuetzung von C-Level-Fuehrungskraeften, VPs und Senior Directors, einschliesslich komplexem Kalender- und Terminmanagement, Reiseorganisation sowie Koordination von Meetings und Geschaeftsaktivitaeten.
Office Management
Verantwortung fuer den reibungslosen Bueroablauf, einschliesslich Verwaltung von Buromaterialien, Budgetkontrolle, Personalfuehrung von Administratoren, Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards sowie Implementierung von Burorichtlinien und -systemen.
Reise- und Veranstaltungsmanagement
Planung und Koordination von nationalen und internationalen Geschaeftsreisen, einschliesslich Flug- und Hotelbuchungen, Visaantraegen sowie Organisation von internen und externen Firmenveranstaltungen, Konferenzen und Meetings.
Kommunikation und Stakeholder-Management
Zentraler Ansprechpartner fuer interne und externe Stakeholder, Kunden, Kollegen und Fuehrungskraefte; Verwaltung von Posteingang und Korrespondenz sowie Pflege von Informationsfluessen.
Expense- und Budgetverwaltung
Bearbeitung und Koordination von Spesenberichten, Reisekostenabrechnungen und Budgetueberwachung fuer C-Level, MDs und Teammitglieder.
HR-Unterstuetzung und Onboarding
Koordination von Onboarding-Prozessen fuer neue Mitarbeiter, Unterstuetzung der HR-Abteilung bei der Pflege von Personalakten, Durchfuehrung von Mitarbeiterbeurteilungen und Organisation von Schulungen.
Dokumenten- und Praesentation serstellung
Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten, PowerPoint-Prasentationen sowie Protokollfuehrung bei Management-Meetings und Follow-up von Aufgaben.
Mehrsprachige Kommunikation und Uebersetzung
Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Franzoesisch; Uebersetzungsunterstuetzung zwischen deutschen Kunden und englischsprachigen Abteilungen.
Laborbetrieb und Facility Management
Koordination von Kalibrierungsprozessen fuer Laborausruestung, Einholung von Angeboten bei Lieferanten, Verwaltung von Bestellungen und Rechnungsfreigaben sowie Zusammenarbeit mit Sicherheits- und Facility-Teams.
Umfassende administrative und organisatorische Unterstuetzung von C-Level-Fuehrungskraeften, VPs und Senior Directors, einschliesslich komplexem Kalender- und Terminmanagement, Reiseorganisation sowie Koordination von Meetings und Geschaeftsaktivitaeten.
Office Management
Verantwortung fuer den reibungslosen Bueroablauf, einschliesslich Verwaltung von Buromaterialien, Budgetkontrolle, Personalfuehrung von Administratoren, Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards sowie Implementierung von Burorichtlinien und -systemen.
Reise- und Veranstaltungsmanagement
Planung und Koordination von nationalen und internationalen Geschaeftsreisen, einschliesslich Flug- und Hotelbuchungen, Visaantraegen sowie Organisation von internen und externen Firmenveranstaltungen, Konferenzen und Meetings.
Kommunikation und Stakeholder-Management
Zentraler Ansprechpartner fuer interne und externe Stakeholder, Kunden, Kollegen und Fuehrungskraefte; Verwaltung von Posteingang und Korrespondenz sowie Pflege von Informationsfluessen.
Expense- und Budgetverwaltung
Bearbeitung und Koordination von Spesenberichten, Reisekostenabrechnungen und Budgetueberwachung fuer C-Level, MDs und Teammitglieder.
HR-Unterstuetzung und Onboarding
Koordination von Onboarding-Prozessen fuer neue Mitarbeiter, Unterstuetzung der HR-Abteilung bei der Pflege von Personalakten, Durchfuehrung von Mitarbeiterbeurteilungen und Organisation von Schulungen.
Dokumenten- und Praesentation serstellung
Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten, PowerPoint-Prasentationen sowie Protokollfuehrung bei Management-Meetings und Follow-up von Aufgaben.
Mehrsprachige Kommunikation und Uebersetzung
Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Franzoesisch; Uebersetzungsunterstuetzung zwischen deutschen Kunden und englischsprachigen Abteilungen.
Laborbetrieb und Facility Management
Koordination von Kalibrierungsprozessen fuer Laborausruestung, Einholung von Angeboten bei Lieferanten, Verwaltung von Bestellungen und Rechnungsfreigaben sowie Zusammenarbeit mit Sicherheits- und Facility-Teams.
Erfahrung
Berufserfahrungmehr als 10 Jahre
Freelancer seit2026
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Bereitstellung von hochrangiger administrativer und organisatorischer Unterstuetzung fuer C-Level-Fuehrungskraefte und VPs. Verwaltung komplexer Kalender, Meeting-Koordination und Postfaecher. Koordination von nationalen und internationalen Geschaeftsreisen inklusive Flug- und Hotelbuchungen, Visaantraegen und A1-Zertifikaten. Zentraler Ansprechpartner fuer interne und externe Stakeholder. Bearbeitung von Spesenberichten und vertraulichen Informationen mit hoher Diskretion.
Unterstuetzung des CEO sowie der gesamten C-Level-Fuehrung und MDs. Verwaltung von Telefonaten, E-Mails und Korrespondenz, Erstellung von Prasentationen und Berichten, Burodokumentation, Reisemanagement, Reisekostenabrechnungen, Koordination von New-Starter-Onboardings, Organisation von Allstaff-Meetings und Firmenveranstaltungen sowie Pflege des Intranets.
Unterstuetzung des Chief Scientist und des Senior Director of Illumina Lab Services UK mit Kalender-, Meeting- und Reisemanagement. Zusammenarbeit mit Facility- und Sicherheitsteams, Betreuung von Lieferanten fuer Laborausruestung, Koordination von Kalibrierungsprozessen, Einholung von Angeboten und Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen.