Executive Assistant (C-Level) | Senior Office Management | Remote

Executive Assistance auf C-Level-Niveau
Langjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Suite- und Board-Ebene, inklusive vollständiger Übernahme von Postfach, Kalender, Meeting-Vorbereitung, Protokollen und Reiseplanung. Sechs Jahre Senior Office Manager in einem skalierten Digitalkonzern sowie drei Jahre exklusive Mandate für Geschäftsführer aus Beratung, Investment, Tech und Film.

KI- und Prozesskompetenz
Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot sowie Projektmanagement-Tools wie Monday, Trello, Todoist und Asana. Automatisierung wiederkehrender Prozesse zur Effizienzsteigerung; Einsatz von Tools als Werkzeuge, nicht als Selbstzweck.

Diskretion und Vertraulichkeit
Mandate werden exklusiv und langfristig geführt. NDA ist Standard. Vertraulichkeit bildet die Grundlage jeder Zusammenarbeit, auch bei sensiblen Informationen auf Vorstands- und Gesellschafterebene.

Inbox- und Kalendermanagement
Vollständige Übernahme des Postfachs und Kalenders inklusive Priorisierung, Eskalationsregeln und täglichem Briefing.

Reiseplanung und -koordination
Organisation von Flug, Hotel, Transfer, Visa und Auslandsversicherung. Komplette Buchungslogistik abgestimmt auf individuelle Präferenzen.

Vertragsmanagement
Führung von Vertragsregistern, Fristenkontrolle, Anbieterkommunikation und einfache Vertragsprüfung in Abstimmung mit dem Rechtsberater.

Recherche und Analysen
Markt-, Wettbewerbs- und Personenrecherche mit strukturierter Aufbereitung als Entscheidungsvorlagen, keine Rohlinks.

Projektkoordination
Steuerung von Stakeholdern, Deadlines und Meilensteinen in Tools wie Monday, Trello und Asana.

Personalthemen
Bewerbermanagement, Onboarding-Koordination, Vertragsverlängerungen und Erstkontakte.

Microsoft 365 und Google Workspace
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Google Workspace fur Mail, Kalender, Dokumente und interne Kommunikation, EU-konform.