Interim Finanzbuchhalter · Prozessoptimierung im Rechnungswesen · remote · DATEV, SAP

Ausgangslage & Zielbild: Betriebsprüfungsnahes Umfeld, Abschluss unter Zeitdruck. Ziel: sichere Zahlungsprozesse, saubere Übergabe.

Aufgaben & Maßnahmen: Monatsabschlüsse, Zahlungsläufe, Direktzahlungen, Zuordnung der Zahlungseingänge, Debitoren- und Kreditorenbuchungen, Klärfalllisten, Fälligkeitssteuerung. Übergabedokumentation (Schnittstellen, Kontierungslogik, Prüfpfade).

Ergebnisse: Abschlüsse pünktlich.

Ausgangslage & Zielbild: Überfällige Forderungen belasteten Liquidität und Working Capital. Ziel: schnell Liquidität freisetzen.

Aufgaben & Maßnahmen: Zielprozess Mahnwesen aufgebaut und geschärft: Risikopriorisierung nach Alter und Bonität, automatisierte Erinnerungen, Schnittstellen zu Kreditversicherung und Inkasso. Dazu OP-Pflege (offene Posten) und Bankbuchhaltung.

Ergebnisse: Forderungslaufzeit (DSO) 54 → 38 Tage, überfällige Forderungen in 4 Monaten um 70 % gesenkt.

Ausgangslage & Zielbild: Hoher manueller Aufwand in Bankbuchhaltung und Kontenabstimmung.

Aufgaben & Maßnahmen: Kontenlogik geschärft, Kostenstellenstruktur zusammengeführt. Automatisierungsbausteine für Bankimport und Bankregeln zur sauberen Zuordnung der Zahlungen. Abstimm-Dashboard (Abweichungen, Status). Forderungsmanagement: Dashboard um Altersstruktur der Forderungen und DSO erweitert.

Ergebnisse: Bearbeitungszeit der Bankbuchhaltung −40 %, täglicher statt wöchentlicher Abstimmstatus.

Ausgangslage & Zielbild: Kleine Buchhaltung mit 2 Mitarbeitenden. Ziel: Abschlussqualität und -pünktlichkeit stabilisieren.

Aufgaben & Maßnahmen: Steuerung des Monatsabschlusses und der Zuarbeit zum Jahresabschluss, Führung und Coaching der 2 Mitarbeitenden. OP, Bank, Forderungen standardisiert, Qualitätssicherung (Stichproben, Ausnahmeberichte). Forderungsmanagement: Mahnwesen, Kreditlimits, Eskalationsstufen und Fristen zentralisiert. Kennzahlen: pünktlicher Abschluss, Korrekturquote, DSO, Einzugseffizienz (CEI).

Ergebnisse: 8 von 8 Monatsabschlüssen pünktlich, Korrekturquote 9 % → 3 %, Mitarbeiterzufriedenheit laut Mitarbeiterumfrage bis zu +50 %.

Ausgangslage & Zielbild: Uneinheitliche Kostenstellenlogik, aufwendiges Reporting.

Aufgaben & Maßnahmen: Kostenstellenmodell entworfen und ausgerollt, Richtlinien mit Buchungsbeispielen und Zuordnungstabellen, Schulungen. VBA-Routinen für Stammdaten und Berichte.

Ergebnisse: Neues Kostenstellensystem eingeführt und im laufenden Betrieb verankert.

Ausgangslage & Zielbild: Prüfintensive Corona-Hilfen, hohe Qualitätsanforderungen. Ziel: skalierbarer Durchsatz.

Aufgaben & Maßnahmen: Bilanz- und GuV-Prüfung, Kosten- und Umsatzprognosen. Plausibilisierung von Ansprüchen mit Bonitäts- und Forderungsprüfung, Missbrauchskontrolle (Insolvenz, Betrug). Forderungsmanagement: OP-Analysen und Mahnlisten. Dokumentationsstandards für lückenlose Belegketten geschaffen. Abstimmung mit Prüf- und Fachabteilungen, Korrespondenz mit Mandanten und Behörden.

Ergebnisse: 5 geprüfte Bilanzen je Woche, höchster Durchsatz unter über 10 Interim-Buchhaltern.

Ausgangslage & Zielbild: Kontenklärung und Abschlussroutine im Fokus.

Aufgaben & Maßnahmen: Monatsabschluss und Zuarbeit zum Jahresabschluss, Anlagenbuchhaltung, Kontenklärung in festen Arbeitsblöcken, Standardchecklisten, Coaching interner Kräfte. Forderungsmanagement: Mahnwesen neu aufgesetzt, Zahlungseingänge zugeordnet, Debitoren-Klärfälle priorisiert und abgebaut.

Ergebnisse: Monatsabschluss 9 → 6 Tage, Klärfälle 320 → 95, Fehlerquote nach Abschluss 6 % → 2 %.

Ausgangslage & Zielbild: Aufwendige Intercompany-Abstimmungen (IC), hohe Klärfalllast.

Aufgaben & Maßnahmen: IC-Regelwerk (Fristen, Nachweise, Toleranzen), Kontenklärung als fester Ablauf mit Fristen, einheitliche Sichten in S/4HANA. Abgrenzungen, Rückstellungen, Inventurpflege. Forderungsmanagement: offene Posten regelmäßig abgestimmt, Klärfälle priorisiert und mit den Fachabteilungen bereinigt.

Ergebnisse: Offene IC-Differenzen −67 %, Personalaufwand in IC-Abstimmung und Kontenklärung −50 %.

Ausgangslage & Zielbild: Kurzfristige Elternzeitvertretung im Unternehmenscontrolling. Ziel: bessere Prognosen, stabiler Abschluss.

Aufgaben & Maßnahmen: Monatsabschluss, Jahresplanung, rollierender Forecast, Soll-Ist-Analysen, neue Controlling-Instrumente, Berichte an die Geschäftsleitung.

Ergebnisse: Forecast-Abweichung Ø −22 % → −7 %, 6 von 6 Monatsabschlüssen pünktlich, Entscheidungsbasis nach 3 statt 10 Tagen.

Ausgangslage & Zielbild: Start-up hinter CleverShuttle, Wachstum von rund 20 auf 1.500 Mitarbeitende in zweieinhalb Jahren, Buchhaltung zu Beginn beim Steuerbüro. Ziel: eigene Buchhaltung mit skalierbaren Abschluss- und Steuerungsprozessen.

Aufgaben & Maßnahmen: Buchhaltung vom Steuerbüro ins Haus geholt und aufgebaut, vom Alleinbuchhalter zum Leiter Buchhaltung. Konzeptionelle, fachliche und disziplinarische Führung von zuletzt 10 Personen in Buchhaltung, Office Management und IT-Administration; alle Buchhalter selbst eingestellt und eingearbeitet, Rollen und Vertretungen festgelegt. Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB erstellt, Reporting an die Geschäftsführung, Liquidität (Zahlungskalender), Forderungsmanagement. Internes Kontrollsystem eingeführt: Vier-Augen-Prinzip, Vollmachten, Stichprobenpläne. Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer und Finanzamt begleitet, Ansprechpartner für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Finanzbehörden und Banken. DSO, CEI, Abschlussdauer und Fehlerquote im Monatsreporting eingeführt. Ab 06/2019 zusätzlich Leitung Administration: Einkauf mit einheitlicher Beschaffungsplattform, Office Management und IT-Administration.

Ergebnisse: 12 von 12 Monatsabschlüssen pünktlich, Fehlerquote 10 % → 2 %, Kosten in Teilbereichen des Einkaufs bis zu −60 %, Unterlagen jederzeit prüfungsbereit.

Ausgangslage & Zielbild: Hohe Forderungsabschreibungen, Druck auf die Liquidität.

Aufgaben & Maßnahmen: Forderungsmanagement: Mahnwesen neu aufgesetzt, Bonitätsprüfung mit Scoring, Eskalationsstufen und Fristen. Eigenverantwortlich für die laufende Buchhaltung einer Tochtergesellschaft (ohne die maßgeblichen Abschlussarbeiten): Anlagen, Zahlungsverkehr, Kontenklärung.

Ergebnisse: Forderungsverluste 5 % → 0,1 %, Liquiditätsrisiko deutlich gesenkt.

Ausgangslage & Zielbild: Stark operative Finanzbuchhaltung sollte effizienter und transparenter werden.

Aufgaben & Maßnahmen: Alleinverantwortung für Debitoren, Kreditoren, Anlagen, Kasse/Bank und Zahlungsverkehr; Jahresabschlüsse mit dem Steuerberater vorbereitet. Ansprechpartner für Geschäftsführung, Steuerberater und Behörden. Controlling mit Kennzahlen aufgebaut, betriebswirtschaftliche Auswertungen und Empfehlungen an die Geschäftsführung. Aufgaben gebündelt, Vorlagen und Checklisten eingeführt. Forderungsmanagement: Mahnläufe standardisiert, Forderungsalter, Durchlaufzeiten und DSO im Reporting eingeführt.

Ergebnisse: Personalaufwand in der Buchhaltung −50 %, mehr Plan-Ist-Transparenz.