20.04.2026 aktualisiert

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Berater für Dokumentation und Archivierung

Berlin, Deutschland
Deutschland +2
info: Deutschland, Österreich, Schweiz
Dr. phil., Dipl.-Hist., Wissenschaftlicher Dokumentar (FH)
Berlin, Deutschland
Deutschland +2
info: Deutschland, Österreich, Schweiz
Dr. phil., Dipl.-Hist., Wissenschaftlicher Dokumentar (FH)

Skills

Überprüfung der FaktenSozialgeschichteLeistungsverzeichnisDatenbankenBeratungContract Lifecycle ManagementVertragsmanagementDatenarchivierungDatenmanagementDatenqualitätAufbewahrung von DatenDokumentenmanagementDigitalisierungAufbewahrungsfristRecords ManagementInformation Management SystemInformation Lifecycle ManagementInformation ManagementInformation RetrievalMetadataMetadaten-RepositoryMetadatenstandardsRegulatorischen AnforderungenAnforderungsanalyseRequirements EngineeringRequirements ManagementUmstrukturierungTechnische DokumentationAnforderungsspezifikationenArchivierungAufbewahrungsmanagementDatenklassifizierungDocument MetadataGeschichteDatenmanagementReorganisationDigitale Archive
Konzeptionen
  1. Bewertung der Strukturen, Regeln und Abläufe von bestehenden Systemen zur Verwaltung von Dokumenten, Akten, Verträgen sowie von komplexen Dokumentationen
  2. Anforderungsanalyse sowie Erarbeitung von Grobkonzepten und Feinkonzepten/Fachkonzepten zum Aufbau und zur Reorganisation von Informationsverwaltungssystemen
  3. Spezielle Arbeitsgebiete: Dokumentenmanagement/Aktenmanagement, Dokumentationsmanagement, Verwaltungsarchivierung, Historische Archivierung, Vertragsmanagement, Anlagendokumentation, Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung

Regelwerke
  1. Erstellung von Aktenordnungen, Archivierungs- und Dokumentations-Richtlinien
  2. Definition von allgemeinen Erfassungs-Regeln und Metadaten-Schemata
  3. Erarbeitung und Anpassung von Akten-Modellen, Aktenplänen und Klassifikationen
  4. Erstellung von Berechtigungskonzepten
  5. Unterstützung bei der Einführung von Regelwerken

Archivplanung und -reorganisation
  1. Archivplanung, Magazinplanung, Regalplanung und Aufstellungs-Planung (Lagerungs-Konzept) für physische Archive
  2. Planung und Projektleitung von Archivumzügen und Archiv-Fusionen
  3. Vorbereitung und Projektleitung externer Archivierung (Archiv-Outsourcing)

Dokumentations- und Archivpflege
  1. Aufbau und Umstrukturierung von Archiven und Dokumentationen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
  2. Erstellung von Aktenverzeichnissen, Datenbanken, Findhilfsmitteln
  3. Pflege von Akten- und Dokumentenbeständen auf der Basis von Klassifikationssystemen (z. B. Aktenpläne, Vertragsarten-Klassifikationen, Archivtektoniken, Kraftwerk-Kennzeichensystem KKS, Warengruppenstrukturen, individuelle temporäre Klassifikationen)
  4. Intellektuelle Inhaltserschließung von Daten- und Dokumenten-Beständen (Auswertung und Anreicherung mit inhaltsbezogenen Metadaten)
  5. Qualifizierte Erfassung ausgewählter Vertrags-Bestände in Vertragsdatenbanken (inhaltliche Erschließung komplexer Vertragswerke sowie Vertragsarchivierung)

Software-Einführungen
  1. Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Vorbereitung der Einführung von Systemen zur Informationsverwaltung (incl. Anforderungsdefinition für Software-Beschaffung und Auftragsprogrammierung sowie Erstellung von Lastenheften)
  2. Beratung bei der Software-Auswahl, Begleitung der Software-Einführung
  3. Erstellung von Nutzer- und Anwender-Dokumentationen
  4. Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung
  5. Unterstützung bei der Einführung von E-Akten-Lösungen

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Berater (freiberuflich)

ICS gGmbH, Berlin

Sonstiges

Planung Archiv-Standort:
  1. Magazinplanung
  2. Regalplanung
  3. Planung Archivumzug

Berater (freiberuflich)

Alstom Transportation Germany GmbH, Hennigsdorf

Automobil und Fahrzeugbau

Reorganisation der zentralen Archivierung
· Archivkonsolidierung
· Bewertung Archivierungsbedingungen und Erfassungsrückstände
· Archivierungs-Richtlinie
· Bewertung aktueller Aufbewahrungsfristen
· Lastenheft Archivsoftware
· Metadatenschema und Archivalien-Klassifikation
· Datenträger-Sicherung
· Digitalisierung analoger Unterlagen
· Archivplanung

Berater (freiberuflich)

AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen

Versicherungen

5000-10.000 Mitarbeiter

Entwicklung einer Konzeption zur Reorganisation der Archivierung von papierbasierten Unterlagen unter den Bedingungen fortschreitender Digitalisierung
  • Bewertung der internen Archivierungs-Richtlinien, -Abläufe und -Strukturen
  • Bewertung der Magazin-Standorte und Empfehlungen zur Neu-Lokalisierung und inneren Neu-Strukturierung
  • Prognose der Mengenentwicklung
  • Empfehlungen zur Einführung einer Software-Lösung zur ArchivverwaltungEmpfehlungen zur digitalen Bereitstellung von Archivalien (Teil-Digitalisierung)
  • Berechnungen der Wirtschaftlichkeit von Lokalisierungs-Varianten

Beratungs-Leistungen im Prozess der Überführung der Archivierung von Papier-Akten von einer internen zu einer externen Lagerung
  • Erstellung eines Leistungsverzeichnisses zur externen Archivierung
  • Definition von Archivierungs-, Digitalisierungs-, Bestell- und Verwaltungs-Abläufen
  • Strukturierung der Erfassung auszulagernder Aktenbestände
  • Strukturierung und Test der externen Dokumentenmanagement-Lösung
  • Erstellung Nutzer-Manual
  • Datenbank-Aufbereitung und Sicherung der Datenqualität vor Migration in das Dokumentenmanagementsystem des Dienstleisters
  • Aufbau eines Berichtswesens zur Kosten- und Bestandskontrolle der externen Archivierung

Berater (freiberuflich)

Kreis Segeberg

Öffentlicher Dienst

Bedarfserfassung zur Digitalisierung von Bestandsakten/Altakten im Umfeld der E-Akte-Einführung sowie zur Ablage und Archivierung von Papierrestakten

Berater (freiberuflich)

Stadt Menden (Sauerland)

Öffentlicher Dienst


Archivbedarfskonzept zur Neu-Lokalisierung des Stadtarchives Menden:
• Standortwahl
• Anforderungen an die Flächenqualität am Neu-Standort (Funktionsbereiche und Räume)
• Perspektivisches Archivalien-Aufkommen: Prognose der nach Einführung von E-Akten-Lösungen in der Stadtverwaltung noch anfallenden Übernahmen von papierbasierten Akten
• Prognose detaillierter Flächenbedarf am Neu-Standort
• Temporäre Zwischen-Lösungen

Berater (freiberuflich)

Bundesärztekammer, Berlin

Sonstiges

50-250 Mitarbeiter

Analyse der Schriftgut-Verwaltung und Archivierung:
  • Bewertung der aktuellen Archivierungsabläufe sowie der Lagerung/Speicherung (Verwaltungsarchivierung und Historische Archivierung)
  • Empfehlungen zur Einführung einer digitalen Schriftgutverwaltung und Verwaltungs-Archivierung
  • Empfehlungen zur Reorganisation der Historischen Archivierung  
  • Übergabe von Aktenbeständen an das Bundesarchiv

Berater (freiberuflich)

[Kraftwerks-Betreiber]

Energie, Wasser und Umwelt

Erstellung eines Grobkonzeptes zur Reorganisation der Ablage und Archivierung (Kraftwerksanlagen-Dokumentation, Verwaltungsunterlagen)

Berater (freiberuflich)

Stromnetz Berlin GmbH

Energie, Wasser und Umwelt

Projektakten-Strukturierung im DMS (Ablage von Projektbau-Dokumenten Umspannwerke/Netzknoten/Hochspannungskabel)
  • Analyse der bisherigen Ablage von Projektdokumenten
  • Erarbeitung von Aktenstrukturen zur Dokumenten-Ablage im DMS DOXIS4 (Doku-
    menten-Klassifikation)
  • Planung der Migration von Unterlagen aus einer komplexen Fileserver-Ordnerstruktur in das zu implementierende Dokumentenmanagementsystem

Berater (freiberuflich)

Stadtverwaltung Schwelm

Öffentlicher Dienst

Machbarkeitsstudie zur Neu-Lokalisierung des Stadtarchives

  • Ermittlung Mengengerüst und Raumbedarf
  • Lokalisierung des Stadtarchives sowie einer Geschäftsbereich-Ablage auf einer umgewidmeten Fläche: allgemeine Archivplanung, Magazinplanung, Risikoanalyse

Berater (freiberuflich)

Stadtverwaltung Gifhorn, Stadtarchiv

Öffentlicher Dienst

Erstellung eines Konzeptes zur Implementierung der digitalen Langzeitarchivierung von originär digital entstandenem Archivgut
  • Analyse von lokaler Situation, Umfeldbedingungen und Bedarf
  • Definition der digitalen Archivierungs-Abläufe und notwendigen Anpassungen in
  • den Quellsystemen
  • Software- und Dienstleister-Empfehlung
  • Mengen- und Kosten-Schätzungen

Berater (freiberuflich)

Stadtwerke Brilon AöR / Energie GmbH

Energie, Wasser und Umwelt

10-50 Mitarbeiter

Reorganisation der Schriftgutverwaltung und Archivierung

  • Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
  • Erstellung einer Konzeption zur Vorbereitung der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (incl. Einführung der Elektronischen Akte)
  • Erarbeitung eines Aktenplans der Stadtwerke Brilon-Unternehmensgruppe

 

Berater (freiberuflich)

Stadtverwaltung Lohne (Oldenburg)

Öffentlicher Dienst

Reorganisation der Schriftgutverwaltung und Archivierung

  • Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
  • Erstellung einer Konzeption zur Vorbereitung der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (incl. Einführung der Elektronischen Akte)
  • Definition begleitender organisatorischer Maßnahmen
  • Erarbeitung eines Aktenplans der Stadtverwaltung Lohne

Berater (freiberuflich)

ProPotsdam GmbH, Potsdam

Sonstiges

Beratung zur Auslagerung der papierbasierten Archivierung

  • Analyse des bisherigen Archivierungs-Standes
  • Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung externer Archivierungs-Dienstleistungen

Berater (freiberuflich)

Bundesinstitut für Risikobewertung, Berlin

Öffentlicher Dienst

Erstellung eines Konzeptes zur Reorganisation der Archivierung von analogen und digitalen Unterlagen

  • Bestandsaufnahme, Anforderungsanalyse und Grobkonzeption
  • Strukturierung der Archivierung von Forschungsdaten
  • Strukturierung der Verwaltungsarchivierung (unter Berücksichtigung der Anforderungen der „E-Akte Bund“)

Berater (freiberuflich)

Evangelisch-lutherische Landeskirche in Braunschweig, Landeskirchliches Archiv, Wolfenbüttel

Sonstiges

Bedarfs-Gutachten zur Erweiterung des Archives

Berater (freiberuflich)

WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Sonstiges

Planung der Auslagerung von Verwaltungsakten zu einem externen Archivierungs-Dienstleister

  • Planung des Auslagerungsablaufes
  • Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
  • Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und der Auslagerung
  • Erstellung digitales Aktenverzeichnis (Archiv-Datenbank)
  • Kontrolle der Datenqualität

Berater (freiberuflich)

Dow Deutschland Anlagengesellschaft mbH, Werk Stade

Industrie und Maschinenbau

Erstellung einer Grob-Konzeption zur Reorganisation der Anlagendokumentation

  • Analyse der aktuellen Struktur der Verwaltung der Bestandsdokumentation/As-Built-Dokumentation
  • Vorschläge zur Neufestlegung von Zuständigkeiten und Dokumentations-Regeln bzw. -Abläufen
  • Definition des prinzipiellen Aufbaus und der grundlegenden Funktionalitäten einer zu implementierenden Software-Lösung

Berater (freiberuflich)

Stadtverwaltung Zehdenick, Stadtarchiv

Öffentlicher Dienst

Beratung zu Problemen der Archivplanung und des Archivumzugs

  • Magazin-, Regal- und Aufstellungsplanung
  • Ablaufplanung/Ablauforganisation des Archivumzuges (Auslagerung und Rücklagerung von Beständen)

Berater (freiberuflich)

Erste Abwicklungsanstalt Düsseldorf

Banken und Finanzdienstleistungen

Beratung zu Problemen des Records Management

  • Bearbeitung von Richtlinien und Handbüchern zu Ablage und Archivierung innerhalb der SFO (Schriftlich Fixierte Ordnung)
  • Modifizierung physische und digitale Archivierung sowie Vertragsverwaltung
  • Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
  • Vorbereitung der Anbietung digitaler Unterlagen an das Bundesarchiv

Berater (freiberuflich)

TEAG Thüringer Energie AG, Erfurt

Energie, Wasser und Umwelt

  1. Reorganisation der Vertragsverwaltung und VertragsarchivierungAnalyse der Abläufe der Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung innerhalb der Schriftgutverwaltung
  2. Erstellung einer Konzeption und eines Rahmen-Zeitplans zur Schaffung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in der Thüringer Energie AG
  3. Definition der Abläufe der Vertragserfassung und Vertragsarchivierung
  4. Erarbeitung von Richtlinien zur Vertragsverwaltung und Schriftgutverwaltung/Archivierung
  5. Definition einer Vertragsarten-Klassifikation und eines Metadatenschemas zur Erfassung von Verträgen
  6. Integration der Vertragsarten-Klassifikation in den Aktenplan der TEAG-Gruppe
  7. Erstellung eines Lastenheftes zur Beschaffung einer kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
  8. Begleitung der Software-Implementierung, Unterstützung des Software-Lieferanten im Prozess der Programmierung
  9. Erstellung eines in die Software integrierten Benutzer-Handbuches
  10. Vornahme von Anpassungen im Verwaltungsarchiv und Modifizierung des bestehenden Aktenplans vor Aufnahme der zentralen Vertragsarchivierung
  11. Bereichsweise Einführung der kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung (Mitarbeiter-Schulung zur Nutzung des "Akten- und Vertragsverzeichnis")
  12. Anleitung von Mitarbeitern zur Vertragserfassung, Vertragsarchivierung und Digitalisierung analoger Vertragsbestände
  13. Persönliche Erschließung komplexer Vertragswerke

Berater (freiberuflich)

Stadt Goslar, Stadtarchiv

Öffentlicher Dienst

Erarbeitung von Planungsvorgaben für die Neu-Lokalisierung des Stadtarchives Goslar
  • Abstrakte Definition der inneren Struktur des Neubau-Archives
  • Ermittlung des perspektivischen Flächenbedarfs der Archivierung
  • Bewertung zur Verfügung stehender Flächen mit Blick auf einzuhaltende Archivierungs- und Arbeitsbedingungen
  • Variantenvergleiche

Berater (freiberuflich)

Stadtwerke Rheine GmbH

Energie, Wasser und Umwelt

Reorganisation der Akten-Ablage und –Archivierung
  • Erstellung Grob- und Feinkonzept zur Reorganisation der Ablage und Archivierung
  • Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
  • Erarbeitung Aktenplan der Stadtwerke Rheine-Gesellschaften
  • Archivplanung und Begleitung der Einrichtung eines Verwaltungsarchives
  • Erfassung Akten-Altbestände
  • Erstellung Lastenheft zur Beschaffung einer Aktenmanagement-Lösung

Berater (freiberuflich)

Landeshauptstadt München, Stadtarchiv

Öffentlicher Dienst

Konzeption zur verdichtenden Magazin-Planung
  • Planung der Beschaffung von Regal-Anlagen und Schränken
  • Planung der Umlagerung und Neuaufstellung von Archiv-Beständen
  • Prognose der weiteren Aufnahmefähigkeit der Archiv-Magazine

Berater (freiberuflich)

JadeWeserPort Realisierungs GmbH & Co. KG, Wilhelmshaven

Transport und Logistik

Erstellung einer Konzeption zur Reorganisation der Ablage und Archivierung sowie Erstellung eines Aktenplans der JadeWeserPort-Gesellschaften

Berater (freiberuflich)

Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co.KG

Sonstiges

Planung der Auslagerung von Verwaltungsakten
  • Bestandsaufnahme
  • Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
  • Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
  • Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und der Auslagerung
  • Erfassung der ausgelagerten Bestände zur Übernahme in das digitale Aktenverzeichnis

Berater (freiberuflich)

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

Sonstiges

Planung der Auslagerung von Behördenakten
  • Bestandsaufnahmen des Aktenbestandes in auslagerndenden Behörden (Mengengerüst, Besonderheiten)
  • Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
  • Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
  • Begleitung des Ausschreibungsverfahrens

Berater (freiberuflich)

Stadtverwaltung Ludwigsburg, Stadtarchiv

Öffentlicher Dienst

Archivplanung, Planung und Überwachung Archivumzug
  • Bestandserfassung im Alt-Archiv
  • Magazinplanung und Definition baulicher Anforderungen an den neuen Archiv-Standort
  • Regalplanung für das Neubau-Archiv
  • Planung der Bestandsaufstellung im Neubau-Archiv (Korrektur fragmentierter Lagerung im bisherigen Archiv-Magazin)
  • Ablaufplanung/Ablauforganisation für den Archivumzug
  • Überwachung des Archivumzuges und der Bestandsaufstellung in den Magazinen des Neubau-Archives

Berater (freiberuflich)

Vossloh Locomotives GmbH, Kiel

Industrie und Maschinenbau

Strukturierung von Lokomotiv-Dokumentationen
  1. Identifizierung bereitzustellender Dokumentations-Inhalte auf der Grundlage vertraglich vereinbarter Lieferumfänge und detaillierter Abstimmungen
  2. Allgemeine Strukturierung der Auslieferungs-Dokumentationen (Dokumenten-Klassifikation)
  3. Definition Übergabeverfahren
  4. Erstellung von Zeitplänen zur Befüllung und Übergabe individueller Fahrzeug-Dokumentationen

Berater (freiberuflich)

Sophien- und Hufeland-Klinikum Weimar

Sonstiges

Planung Archivumzug

Berater (freiberuflich)

Verwaltung des Erzgebirgskreises, Annaberg-Buchholz, Kreisarchiv

Öffentlicher Dienst

Archivkonzept zur Zusammenführung vier ehemaliger Kreis- und Verwaltungsarchive nach der Kreisfusion
  • Analyse der vorgefundenen Archivierungssituation
  • Katalog einzuhaltender Grundsätze
  • Vorschläge zur Neufestlegung der Archivstandorte im Erzgebirgskreis
  • Vorschläge zur Aufnahme der Archivierung von elektronischen Akten
  • Vorschläge zu notwendigen Veränderungen in der Schriftgutverwaltung des Erzgebirgskreises allgemein

Berater (freiberuflich)

E.ON Thüringer Energie AG, Erfurt

Energie, Wasser und Umwelt

Neustrukturierung der Verwaltungsarchivierung und Einführung eines Aktenplans
  • Erstellung eines Gesamtkonzeptes und eines Rahmen-Zeitplans zur grundlegenden Neustrukturierung der Erfassung und Archivierung von Papier-Akten
  • Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
  • Ausarbeitung einer Archivierungs-Richtlinie
  • Strukturierung und Einführung einer Datenbank-Lösung ("Aktenverzeichnis-Datenbank"), die die Verwaltung sämtlicher aufbewahrungsrelevanter Papier-Akten-Bestände von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung erlaubt (intranetbasiertes Aktenmanagement)
  • Neu-Erstellung eines Aktenplans; Umstellung der Aktenkennzeichnungen nach dem neuen Aktenplan
  • Zentralisierung der Archivierung von Papier-Akten in einem neu geschaffenen Verwaltungsarchiv (kontrollierte Übernahme aus dezentralen Archiven und Verschmelzung); Definition der Anforderungen an die Archivräume und Rollregalanlagen im Zuge der Bauplanung; Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik
  • Inventur der vorhandenen Archivbestände; retrospektive Zuordnung von Aktenplanstellen für schon archivierte Akten
  • Aufnahme der zentralisierten Papier-Akten-Archivierung: Anleitung und Überwachung
  • Hilfestellung zur Installierung eines vom Verwaltungsarchiv getrennt gehaltenen Unternehmensarchivs (Historische Sammlung)
  • Mitarbeiter-Schulung: Anleitung bei der Pflege des Aktenplans sowie der Akten-Erfassung

Berater (freiberuflich)

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

Sonstiges

Planung der Auslagerung von Behördenakten
  • Bestandsaufnahmen des Aktenbestandes in auslagerndenden Behörden (Mengengerüst, Besonderheiten)
  • Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
  • Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
  • Begleitung des Ausschreibungsverfahrens

Projektbearbeiter

Norddeutscher Rundfunk Hamburg, Fernseharchiv

Medien und Verlage

Rückwärtsdokumentation des Bestandes „Drehmaterial ARD-Studio DDR / Ostdeutschland / Berlin 1986-1995“
  • Konzept-Entwicklung
  • Relevanzbewertung des Gesamtbestandes
  • Organisatorische Vorbereitung und Überwachung der Konversion und Sicherungskopierung älterer Bestandsteile durch einen externen Dienstleister
  • Anleitung von Hilfskräften bei der formalen Erschließung
  • Inhaltliche Erschließung des Gesamtbestandes im Umfang von ca. 3.800 Kamerakassetten mit einer Gesamtlaufzeit von ca. 1.000 Stunden in der ARD-Fernsehdatenbank FESAD Neu

Praktikant

RTL Creation GmbH – Agentur hop_berlin

Medien und Verlage

Konzeption und Erstellung eines Archives für audiovisuelle Medien, inhaltliche Rekonstruktion von Datenbeständen

Praktikant

GeoForschungsZentrum Potsdam, Daten- und Rechenzentrum

Sonstiges

Evaluation der führenden geowissenschaftlichen Metadatenstandards und Erstellung von Metadatensätzen zur Beschreibung von geowissenschaftlichen Forschungsprojekten nach dem von der NASA entwickelten Directory Interchange Format

Wissenschaftlicher Mitarbeiter (angestellt)

Technische Universität Magdeburg, Ruhr-Universität Bochum, Universität Bielefeld

Öffentlicher Dienst

Bearbeitung von geschichtswissenschaftlichen Forschungsprojekten

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