24.04.2026 aktualisiert
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Assistenz der Geschäftsleitung | Office Management | Eventorganisation
Achern, Deutschland
Achern +50 km
Groß- und AußenhandelskauffrauÜber mich
Erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung mit starkem Organisationstalent und hoher Eigenverantwortung. Koordiniere Termine, Meetings und Abläufe effizient, bereite Präsentationen adressatengerecht auf und sorge für Struktur. Diskret, lösungsorientiert und verlässlich.
Skills
VeranstaltungsmanagementEventmanagerOffice ManagementBack OfficeAssistenz der GeschäftsführungPersönliche Assistenz
Vorbereitende Finanzbuchhaltung & Controlling
Eigenständige Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Angeboten und Rechnungen in Lexoffice, Überwachung von Zahlungseingängen und -fristen sowie Prüfung, Aufbereitung und digitale Verbuchung von Belegen zur Übergabe an den Steuerberater (DATEV). Erstellung von Excel-basierten Auswertungen zu Erträgen, Aufwänden und Budgetentwicklung mit Formeln wie SVERWEIS, SUMMEWENNS und ZÄHLENWENN.
Eventorganisation & Veranstaltungsmanagement
Ganzheitliche Planung, Organisation und Umsetzung von internen und externen Veranstaltungen mit bis zu 2.000 Teilnehmern. Budgetverantwortung mit einem jährlichen Veranstaltungsbudget von bis zu 2.000.000 Euro inkl. Angebotsvergleich, Kostenkontrolle und Koordination aller Dienstleister wie Locations, Catering, Messebau, Künstler und Technik.
Office Management & Assistenz der Geschäftsleitung
Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen, kaufmännischen und personellen Belangen. Koordination von Terminen, Meetings, Fristen und Unterlagen sowie Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeitkontrollen und administrative Mitarbeiterbetreuung in Abstimmung mit Rechtsanwälten und Lohnbuchhaltern.
MS Office & digitale Tools
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), MS Teams sowie Microsoft Forms. Einsatz von SendGrid für Kampagnen und Serienbriefe.
KI-Tools & Prozessoptimierung
Optimierung administrativer Abläufe durch gezielten Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT und HeyGen zur Automatisierung von Verwaltungsprozessen.
Grafikgestaltung & Kommunikation
Gestaltung von Imagebroschüren mit Figma und Abwicklung des Drucks. Erstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen.
CRM & Teilnehmermanagement
Organisation und Steuerung von Teilnehmermanagement, Hotelkontingenten und Veranstaltungslogistik unter Einsatz eines CRM-Systems.
1st Level Support & Softwarebetreuung
Regelmäßiger 1st Level Support für Softwareprodukte, die von mehr als 600 Kunden jeglicher Branchen und Größen eingesetzt werden, darunter eine Cybersicherheit-Plattform. Erstellung von Umfragen mit Microsoft Forms und Auswertung von Nutzungsanalysen.
Internationaler Vertriebssupport
Koordination und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Terminmanagement der Vertriebsleitung. Vorbereitung und Koordination von Projekt- und Lizenzausschreibungen inkl. Fristenüberwachung sowie Pflege und Verwaltung von Vertragsunterlagen im Vertragssystem.
WordPress & Medienpflege
Artikelstamm- und Medienpflege in WordPress sowie Aufbereitung von Excel-Daten zu Quartalsreports und Integration in Präsentationen.
Eigenständige Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Angeboten und Rechnungen in Lexoffice, Überwachung von Zahlungseingängen und -fristen sowie Prüfung, Aufbereitung und digitale Verbuchung von Belegen zur Übergabe an den Steuerberater (DATEV). Erstellung von Excel-basierten Auswertungen zu Erträgen, Aufwänden und Budgetentwicklung mit Formeln wie SVERWEIS, SUMMEWENNS und ZÄHLENWENN.
Eventorganisation & Veranstaltungsmanagement
Ganzheitliche Planung, Organisation und Umsetzung von internen und externen Veranstaltungen mit bis zu 2.000 Teilnehmern. Budgetverantwortung mit einem jährlichen Veranstaltungsbudget von bis zu 2.000.000 Euro inkl. Angebotsvergleich, Kostenkontrolle und Koordination aller Dienstleister wie Locations, Catering, Messebau, Künstler und Technik.
Office Management & Assistenz der Geschäftsleitung
Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen, kaufmännischen und personellen Belangen. Koordination von Terminen, Meetings, Fristen und Unterlagen sowie Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeitkontrollen und administrative Mitarbeiterbetreuung in Abstimmung mit Rechtsanwälten und Lohnbuchhaltern.
MS Office & digitale Tools
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), MS Teams sowie Microsoft Forms. Einsatz von SendGrid für Kampagnen und Serienbriefe.
KI-Tools & Prozessoptimierung
Optimierung administrativer Abläufe durch gezielten Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT und HeyGen zur Automatisierung von Verwaltungsprozessen.
Grafikgestaltung & Kommunikation
Gestaltung von Imagebroschüren mit Figma und Abwicklung des Drucks. Erstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen.
CRM & Teilnehmermanagement
Organisation und Steuerung von Teilnehmermanagement, Hotelkontingenten und Veranstaltungslogistik unter Einsatz eines CRM-Systems.
1st Level Support & Softwarebetreuung
Regelmäßiger 1st Level Support für Softwareprodukte, die von mehr als 600 Kunden jeglicher Branchen und Größen eingesetzt werden, darunter eine Cybersicherheit-Plattform. Erstellung von Umfragen mit Microsoft Forms und Auswertung von Nutzungsanalysen.
Internationaler Vertriebssupport
Koordination und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Terminmanagement der Vertriebsleitung. Vorbereitung und Koordination von Projekt- und Lizenzausschreibungen inkl. Fristenüberwachung sowie Pflege und Verwaltung von Vertragsunterlagen im Vertragssystem.
WordPress & Medienpflege
Artikelstamm- und Medienpflege in WordPress sowie Aufbereitung von Excel-Daten zu Quartalsreports und Integration in Präsentationen.
Erfahrung
Berufserfahrungmehr als 10 Jahre
Freelancer seit2026
Sprachen
DeutschMuttersprache
Projekthistorie
Halbtags Unterstützung der Geschäftsleitung eines kleinen IT-Dienstleisters in organisatorischen, kaufmännischen und personellen Belangen. Schwerpunkte: vorbereitende Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalbereich, Organisation von Webinaren und Veranstaltungen, Marketing-Kampagnen, 1st Level Support sowie Optimierung von Verwaltungsprozessen durch Automatisierung und KI-Tools.
Planung, Steuerung und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen mit 20 bis 2.000 Teilnehmern. Budgetverantwortung bis zu 2.000.000 Euro jaehrlich, Koordination aller Dienstleister, Teilnehmermanagement, Hotelkontingente und Veranstaltungslogistik. Fachliche Fuehrung von Projektmitarbeitern und Auszubildenden.
Unterstuetzung der Vertriebsleitung im operativen Tagesgeschaeft sowie in organisatorischen und koordinativen Aufgaben. Vorbereitung von Praesentationen und Unterlagen, Koordination interner und externer Termine, Mitwirkung an Projekt- und Lizenzausschreibungen, Vertragsvorbereitungen, Pflege von Mediendatenbanken sowie Aufbereitung von Quartalszahlen. Einarbeitung und Betreuung von Auszubildenden.
Zertifikate
Basiswissen Buchführung und Bilanzierung
haufe akademie2025