KI‑Strategie & Implementierung | KI‑PMO | Projekt- und Prozessmanagement | Changemangement

Konsolidierung der Prozesse, Stammdaten und Services
Beschreibung:
Beratung und Begleitung bei Standardisierung und Vereinfachung der Prozesse und Services

• Erfassen der Kernprozesse und unterstützenden Prozesse im Umfeld eines Multipreneurs und seinem Partnerverbund
• Beratung hinsichtlich Notwendigkeit und Effizienz bestehender Strukturen
• Zielgruppen-Analyse, Aufnahme von Requirements
• Konsolidierung von Prozessen und Strukturen

Skills und Tools:
Prozessanalyse, PMO, Requirement Management, Workshops, Coaching, BPMN

Begleitung bei Geschäftsfelderweiterung: Beratung bei Innovation, Prozesstransformation, Changemanagement

• Analyse bestehender, innerbetrieblicher Strukturen und Prozesse hinsichtlich Wertschöpfung und Effizienz
• Consulting zur zukünftigen unternehmerischen Strategie
• Beratung zu Produktentwicklung und Neuausrichtung der Kundenansprache

Strategic IT Portfolio Management

Die zentrale IT-Unit des international agierenden Handelskonzerns war vertreten in 26 Ländern und betrieb ein zentrales IT Portfolio Management.

Meine Aufgabe als strategischer Portfoliomanager war es - zusammen mit dem Team - zielgerichtet zu investieren und die Auslastung zu optimieren. Im Fokus standen stets die Digitalisierung des Großhandels und die eigene Transformation hin zu einem agilen IT-Dienstleister. Ich berichtete an die Geschäftsführung und den CIO.

"Agilisierung” des strategischen IT Portfolio Managements

Transformation zu einem agilen Managementprozess. Auszug:

• Portfolio-Entscheidungen mehr datengetrieben statt Experten-basiert (z.B. OKR)
• Verkürzung der Entscheidungsintervalle auf 3 Monate statt 6 bzw. 12 Monate
• Erfolgskontrolle via Metrics statt KPI (OKR statt Business Cases)
• Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
• Kommunikation zu C-Level, Vorstand und in die Ebene

Ausbau des IT Portfolio Management Tools zum agilen Framework

Ausbau des Tools gemäß der Agilisierung des PPM Prozesses

• Vernetzung mit peripheren IT Governance Prozessen/Schnittstellen
• Integration des Konzern-Controllings, Verzahnung von Business, IT und Operation
• Nutzwerterhöhung durch Dashboards, Refining UX, weitere Funktionen
• Kommunikation C-Level, Koordinierung der Zusammenarbeit mit Querschnittsgesellschaften und internen Querschnittsfunktionen

Weiterentwicklung des PPM Tools von Interim- zur Dauerlösung
 

Als Ergebnis der gescheiterten Implementierung einer Standardsoftware soll die von mir entwickelte und sehr gut laufende Interimslösung zur Dauerlösung ausgebaut werden

• Abstimmung mit PPM Business und peripherem Business/IT-Verantwortlichen
• Erarbeitung einer Produktvision und Roadmap, Pflege des Product Backlogs
• Management der Umsetzung

Rapid Implementation der PPM Standard Software “Planview” (SaaS)
 

• Planung der “Rapid Implementation“
• Ausarbeitung des „Proof of Concept“ (MVP) zur Einführung
• Unterstützung beim „Statement of Work (SOW)“ und beim Verhandlungsprozess mit Lieferanten
• Verhandlungen werden abgebrochen und Planview nicht implementiert

Evaluierung einer neuen PPM Standard Software (SaaS) im Konzern-Umfeld
 

Es soll eine PPM Standardsoftware evaluiert werden. Herausforderung: Eine sehr komplexe, konträre Anforderungswelt trifft auf einen komplizierten Angebotsmarkt.

• Schaffung einer umfangreichen Entscheidungs-Matrix, die ein objektives Ergebnis liefert
• Aufnahme der User Stories aller Rollen (durch alle Hierarchieebenen und Querschnittsfunktionen eines internationalen Konzerns) und deren Gewichtung
• Analyse von 9 Softwareangeboten, Anwendungstests, Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen, Anbietergespräche

Design und Implementierung eines zentralen IT Portfolio Management Tools (Interim-Lösung)
 

Das erst kürzlich etablierte IT Portfoliomanagement benötigt ein Management- und Entscheidungstool, das schnell eingeführt, „Management-tauglich“ (einfach und schick) ist und das vor allem variabel auf die sich ständig ändernden Anforderungen reagieren kann.
Es soll eine Interimslösung sein und als Prototyp für die Definition der zukünftigen Standardsoftware dienen.

• Aufnahme der IST und SOLL Prozesse des IT PPM
• Design und Implementierung auf der Low Code-Plattform K2.
• Das PPM Tool soll neue Maßstäbe für die Umsetzung moderner Tools im Unternehmen setzen: Freude beim Arbeiten, User Interface und Usability waren im hohen Maß vom Kunden gefordert und wurden zu vollster Zufriedenheit umgesetzt.

Design und Implementierung einer „Digitalen Projektmappe“
 

Zur Unterstützung der Projekt- und Programm-Manager soll ein Projektmanagement-Tool (1.) eingeführt und (2.) erweitert werden.

• Entwurf und Implementierung einer „Digitalen Projektmappe“ auf der Low Code Workflow Plattform K2
• Konsolidierung mit zentralen Governance Prozessen und Tools
• Aufbau und Leitung der Key User Gruppe
• Pflege des Product Backlogs
• Mitarbeit und Vermittlung in Ausschüssen und Fachgremien

Rollout des neuen IT Projektmanagements “Project Framework”
 

Das im vorhergehenden Projekt auf Unternehmensebene initiierte „Project Framework“ wurde nun in die Bereiche und Abteilungen ausgerollt und die Mitarbeiter befähigt, danach zu arbeiten.

• Erarbeitung bereichsinterner Spezifikationen und Spielräume im Rahmen des strategischen Project Frameworks
• Kommunikation und Integration in die peripheren Governance Prozesse
• Zusammenarbeit mit Ausschüssen / Fachführungskräften
• Schulungen und Unterlagen für ca. 150 Mitarbeiter

Program Management Office (PMO)
 

Die zentralen Themen waren ein ganzheitliches Multi-Projektmanagement und die kontinuierliche Optimierung vorhandener Managementprozesse. Meine Aufgaben waren z.B.

• Vorbereitung und Begleitung der Budget- und Forecast-Gespräche mit der Geschäftsführung
• Schnittstelle und Vermittler zwischen Projektmanagern und Konzern-Controlling
• Erstellen und Betreiben eines Project Portfolio Dashboards zur regelmäßigen Vorlage bei Geschäftsführung und Stakeholdern
• Federführende Optimierung von Prozessen für die zentrale IT-Governance auf Bereichsebene und Unternehmensebene

Konzeption eines neuen unternehmensweiten IT Projektmanagements
 

Das starre ISO-zertifizierte und Tool-lastige Projektmanagement wurde ersetzt durch ein rahmensetzendes “Project Framework”

• Konzeption eines neuen Projektmanagement-Prozesses nach den Grundprinzipien von PRINCE2
• disruptiver Ansatz, sehr komplexe und spannungsreiche Anforderungsaufnahme
• Leitung des Changemanagement-Teams

IT Projektleitung „Legal Audit Findings and SAP Upgrade related changes“
 

Unter hohem Zeit- und Ressourcendruck wurde ein legales, Modul-übergreifendes SAP Projekt umgesetzt. Damit verknüpft ist ein technisches SAP Release Upgrade und daraus resultierende Funktionsanpassungen.

• Umsetzung im definierten Zeitplan und Budget
• Besonders spannungsreiches Stakeholder Management
• Anschließende Systembetreuung

Releases Development “Common Template Accounting (SAP)”
 

Der Handelskonzern ist in 26 Ländern mit diversen Salesline aus dem Einzel- und Großhandel vertreten.

Als erster international agierender Konzern wurden zwei SAP Common Templates aufgebaut, mit dem Ziel das Accounting und Controlling aller Länder und aller Vertriebslinien des Konzerns konsolidiert auf zwei SAP Plattformen zentral zu verwalten. Dies diente der Vorbereitung des Outsourcings dieser Geschäftsbereiche.