Beschreibung
Aufgaben:Aktuell sind wir auf der Suche nach einem Experten im Bereich SAP Add on für die Beantragung und Verwaltung von Vollmachten.
Anforderungsbeschreibung:
2.1 Inhalte Datenbank
Für die digitale Signatur von Verträgen wird bereits eine SAP-Datenbank genutzt. Diese kann als Basis für eine vollumfängliche Vollmachtendatenbank genutzt werden. Die Einführung einer neuen Datenbank ist jedoch auch möglich.
Aufbau bisherige Datenbank:
Erläuterungen:
+ Zertifikatsbezeichnung: Das Feld wird für die digitale Signatur benötigt, damit am PC des Users das richtige Zertifikat gezogen wird.
+ Dateiname: Mit Dateiname und den fortfolgenden Spalten wird das Unterschriftsbild der Person gemäß seiner Vollmachten zum Buchungskreis (jeweilige LEAG Gesellschaft) hinterlegt.
Zusätzliche notwendige Inhalte der Vollmachtendatenbank:
+ Personalnummer
+ Vollmachtenart:
o z.B. Bestellung, Rechnung, Abnahmen, Zahlungsfreigabe
o Damit die Vollmachtenart auch zukünftig für neue Prozesse nutzbar ist, müssen Vollmachtenarten über eine entsprechende Tabelle zu pflegen sein.
o Es muss möglich sein für einzelne Gesellschaften die Vollmachtsarten zu definieren, welche für Beantragungen auswählbar sind. (optional)
+ Klarname der Gesellschaft:
o Anzeige des Klarnamens
o Ermittlung über Buchungskreis
o Differenzierung zwischen "Ausstellender Gesellschaft" und "Empfangender Gesellschaft" (optional)
+ Wertgrenze allein
+ Wertgrenze mit i.A.
+ Wertgrenze mit i.V.
+ Wertgrenze mit ppa
+ Wertgrenze mit Geschäftsführer:
o Die 4 Felder Wertgrenze stellen jeweils die Vollmacht des Users zusammen
mit einem anderen Bevollmächtigten (z.B. Bestellung müssen immer von 2 Personen
unterschrieben werden) dar.
o Felder sind jeweils Zahlenfelder (max. 9-Stellig) und alternativ kann das Wort "unbegrenzt" eingegeben werden.
+ User Antragsteller
+ Klarname Antragsteller
o Vollmachten können von Sekretärinnen/ zuständigen Führungskräften (min. F4) beantragt werden.
o Um den Antragsteller nachzuhalten, soll dieser mit den beiden Feldern abgebildet werden.
+ User Genehmiger der Vollmacht, Klarname Genehmiger der Vollmacht:
o Die Vollmacht muss immer vom zugehörigen Vorgesetzten (min. F3) oder seinen Vorgesetzten entsprechend der Unternehmensstruktur freigegeben werden. Dieser ist durch ein Dropdown-Feld auswählbar.
o Optional: 2 Genehmiger
+ Gültigkeitsdauer der Vollmacht
o Gültigkeitsdauer der Vollmacht soll zeitlich begrenzt werden.
o Die Gültigkeit der Vollmacht ist jährlich über einen Workflow zu genehmigen.
+ Bemerkung:
o Freitext für Bemerkungen (max. 60 Zeichen)
+ Vollmacht aktiv:
o Vollmachten, die ausgelaufen oder entzogen sind, verbleiben in der Datenbank,
bekommen jedoch den Status inaktiv.
+ Unterschriftsbild
2.2 Beantragung von Vollmachten
Die Mitarbeiterstammdaten, inklusive der Abteilungsstruktur, werden regelmäßig vom SAP HR ins SAP Classic aktualisiert.
Die Beantragung von Vollmachten sollte über ein Web-Formular, Web-Portal, SAP-Portal oder
ähnliches (im Folgenden „Antragsoberfläche“ genannt) möglich sein. Der Fokus liegt dabei auf einer einfachen Bedienbarkeit und der einfachen SAP-Anbindung.
In Abhängigkeit der Vollmachtenart ist die Befüllung der einzelnen Felder „Pflicht“, „nicht möglich“ oder „freiwillig“. Die Beantragung sollte für einen Mitarbeiter gleich für mehrere Vollmachten zu unterschiedlichen Gesellschaften möglich sein.
Bei der Beantragung muss das Unterschriftsbild in Bezug auf die Größe Vorgaben erfüllen.
Vorzugsweise sieht der Antragsteller, wie später das Druckbild der Unterschrift aussieht.
Die Freigabe der Vollmacht erfolgt per Workflow durch den „Genehmiger“.
Es ist sicherzustellen, dass eine Vollmacht nicht mehrfach beantragt werden kann und Dopplungen vermieden werden.
Es soll eine Druckfunktion für den ausgefüllten Vollmachtenantrag existieren.
Der Genehmiger muss die Möglichkeit haben für sich einen Vertreter einzustellen.
2.3 Verwaltung von Vollmachten
2.3.1 Verlängerung
Der Genehmiger erhält jährlich 30 Tage vor Ablauf der Genehmigung einen automatischen Workflow in dem er die Vollmacht bestätigt und für max. 1 Jahr vom Datum der Freigabe verlängern kann. Erfolgt innerhalb von 30 Tagen keine Verlängerung, wird die Vollmacht inaktiv.
2.3.2 Vollmacht ändern
Es muss die Möglichkeit bestehen, eine bestehende Vollmacht über die Antragsoberfläche zu ändern. Nach der Änderung einer Vollmacht muss ein neuer Genehmigungsworkflow starten.
2.3.3 Strukturänderungen
Wenn sich der User „Genehmiger“ (Vorgesetzte) ändert, erhält der neue „Genehmiger“ einen
automatischen Workflow, in dem er die Vollmacht bestätigen muss. Damit bleibt die Vollmacht noch 30 Tage aktiv. Erfolgt keine Bestätigung innerhalb von 30 Tagen wird die Vollmacht inaktiv. Bei Bestätigung wird die Vollmacht für max. 1 Jahr verlängert. 15 Tage und 3 Tage vor Ablauf der Genehmigungs-E-Mail soll eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden.
2.3.4 Vollmacht entziehen
Der „Genehmiger“ muss die Möglichkeit besitzen für seine zugehörigen Mitarbeiter jederzeit
Vollmachten im System auszuwerten und entziehen zu können, vorzugsweise über die
Antragsoberfläche.
2.4 Bestätigungs-E-Mail
Wenn ein Mitarbeiter eine Vollmacht erhalten hat, wird er per E-Mail informiert. Dabei stehen in der E-Mail alle Informationen aus den Datenbankfeldern. Dies gilt auch bei Änderung oder Entzug der Vollmacht.
2.5 Berichtswesen
Jeder Mitarbeiter muss die Möglichkeit haben, auf den Status seiner Vollmachten zugreifen zu
können.
Jede Führungskraft und die zugehörige Teamassistentin muss die Möglichkeit haben, den Status der Vollmachten seiner Mitarbeiter in Berichtsform erstellen zu können.
Jeder Mitarbeiter kann sich einzelne Vollmachten von anderen Mitarbeitern anschauen, jedoch keine Berichte erstellen.
2.6 Datenmigration
Eine Datenmigration aus dem eAVUS ist abzusichern. Hierfür wird eine Excelschnittstelle, CSV … zur erstmaligen Befüllung der Datenbank präferiert.
Projekt-Nr.:
64118Projekttitel:
Experte SAP-Add on für die Beantragung und Verwaltung von Vollmachten (m/w/d)Stellentyp:
freiberuflichEinsatzort:
RemoteStarttermin:
Januar 2021Dauer:
ca. 4 WochenAnforderungen:
+ Erfahrung in der Entwicklung von SAP Add-ons für die Beantragung und Verwaltung von Vollmachten
+ ABAP/4, OO
Zusätzliche Informationen:
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