Beschreibung
Aufgabe:? Einrichtung und Pflege der MS Project Pläne:
o Hinzufügen von Ressourcen
o Anlage von Vorgängen
o Verknüpfung der Vorgänge zwischen Service- und Projektplänen
o Aktualisierung des Plans in Abstimmung mit dem Projekt-
/Servicemanagement
? Organisation der Arbeitsumgebung für externe Mitarbeiter in Absprache mit dem
Servicemanagement. Die wichtigsten Tätigkeiten hierbei sind:
o Organisation von Zutritts-Genehmigungen und Ausweisen
o Bestellung der notwendigen Hard- und Software für die externen Mitarbeiter
o Organisation von Arbeitsplätzen für externe Mitarbeiter in Abstimmung mit
Management Office
o Unterzeichnung der Compliance Regelungen
? Organisation von Meetings, Workshops und Präsentationen. Die wichtigsten
Tätigkeiten hierbei sind:
o Vorbereitung von Meeting- und Workshop Einladungen
o Sicherstellung der Verfügbarkeit von Räumen und den notwendigen
Arbeitsmedien wie z.B. Beamer, Flipchart, Anlage für Videokonferenzen etc.
o Verteilung des Protokolls an alle Teilnehmer
? Erstellung und Pflege der Projektdokumentation wie z.B.: Projekthandbuch und
Teamliste
? Pflege des Projektorganigramms in Abstimmung mit dem Projektmanager
? Unterstützung des Projekt-/Servicemanagements bei der Erstellung von Unterlagen
für Meetings, Workshops und Präsentationen(z.B. Erstellung von Kopien für
Handouts, etc.)
? Unterstützung des Projekt-/Servicemanagements beim Reporting. Wichtige
Tätigkeiten hierbei sind z.B.:
o Einfordern von Statusmeldungen
o Zusammenführung der Statusmeldungen
o Einfordern von ETC Zahlen
o Aggregation der ETC Zahlen
Anforderung:
Sehr gutes Know How in MS-Project 2007
Sehr gutes Know-How in MS-Office
gutes Englisch
Wünschenswert:
-Verwaltung der Projekt-/Serviceablage.
Wichtige Tätigkeiten sind hierbeiz.B. die Vergabe von Zugriffsrechten auf die Projektablage sowie die Sicherstellung,dass die Projektablage einheitlich im Projekt bzw. Service genutzt wird.
-Organisation von Reisen und Besuchen (Flug- und Hotelbuchungen, Abholung und
Betreuung von Gästen, etc.)
-Anlage und Pflege von Email Verteilern und Telefonlisten
-Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Präsentationen, wie z.B.:
o Vorbereitung der Agenda in Absprache mit dem Projekt-/Servicemanagement
o Protokollierung der Ergebnisse
-Mitwirkung bei der Erstellung von Unterlagen für Meetings, Workshops und
Präsentationen(z.B.: Lenkungsausschuss)
-Unterstützung des Projekt-/Servicemanagements beim Controlling des
Arbeitsfortschritts. Dies erfolgt z.B. durch Erstellung und Pflege von ?To-Do Listen?,
und ?Offenen Punkte Listen?.
-Pflege des Risk Assessements in Abstimmung mit dem Projekt-/Servicemanagement
-Unterstützung des Projekt-/Servicemanagements beim Kosten Controlling
-Unterstützung des Projekt-/Servicemanagements bei der Erstellung von
Servicevereinbarungen
-Unterstützung des Servicemanagements bei der Vertragsverwaltung
-Pflege und Nachverfolgung der Aktivitäten im Qualitätssicherungs-Plan in
Abstimmung mit dem Projektmanagement
-Erstellung von Auswertungen aus dem Quality Center für das Projekt-/Service
Management
- Unterstützung und Organisation bei der Durchführung von Projekt-/Service internen
Reviews
Beginn: 01.07.2010
Dauer: 31.05.2013
Branche: Versicherung