Beschreibung
Aufgaben in zentraler Rolle SharePoint GovernanceAbnahme und Pflege des Info-SharePoints (zentrale Wissensdatenbank für IT und Fachbereich)
o Durchführung von Tests
o Eigenständige Pflege und Weiterentwicklung, ggf. mit Umsetzungsdienstleister
Aufbau und Erweiterung eines Dienstleister-Support-Vertrages
o Erstellung der Leistungsbeschreibung eines Dienstleisters auf Basis des kundeneigenen Kataloges
o Erweiterung der Leistungsbeschreibung und Anpassung des Vertrages
o Übergabe von klar abgegrenzten Leistungspaketen zur Umsetzung
Aufbau UHD-Struktur
o Analyse der Ist-Prozesse und Gestaltung der Soll-Prozesse
o Durchführung notwendiger Abstimmungen und Kommunikation
o Abnahme bzw. Erstellung notwendiger Work-Instructions und Vorgaben für Ticketbearbeitung.
o Definition und Auswertung von KPI und Reports
Zentrale SharePoint Steuerung
o Freigabe von Bestellanforderungen und Tickets nach vereinbarten Vorgaben
o Erweiterung der Entscheidungsrichtlinien nach Bedarf in Abstimmung mit Management
Kontaktaufbau, Routing von Tickets, Steuerung 3rd Level
o Planung und Durchführung relevanter Kommunikation mit zentralen CoC, IT- und Fachbereich
o Definition, Erstellung und Nachhalten von Standardvorgehen bzw. Prozessbeschreibungen zur Gestaltung und Nutzung von SharePoints
o Durchführung der notwendigen Abstimmungen zwischen den SharePoint-Umsetzungen, sowie mit anderen Projekten und den jeweiligen Realisierungspartnern
o Auswertung und Optimierung der Nutzung von SharePoints: Löschung von ungenutzten SharePoints,
o Erstellung und Durchführung von internen Bestellunterlagen (SLAs, OLAs) z.B. mit Indien
o Zentrales Issue-Management und Kommunikation von Lösungen
o Identifikation von Trainingsbedarfen und Initiierung notwendiger Maßnahmen
o Kontinuierliches Site-Management: Dokumentationsprüfungen, Stichproben, Pflege der LC-Datenbank (Inkl. Übergabe an den Dienstleister)
Aufgaben in beratender Rolle für die TSO und BRMs
Demand-Management:
o Erst-Analyse SharePoint-Bedarf mit dem Fachbereich,
o Befüllung der erweiterten SharePoint-Anforderungs-Matrix mit Fachbereich
o ggf. Überführung in Jump-Start Pakete
o Anforderungsmanagement und Prüfung von BRDs auf notwendige Informationen
o Bei Bedarf Initiierung von Anforderungsworkshops ½ - 2 Tage
o Ist-Prozesse analysieren, Soll-Prozesse ableiten
o Aufbereitung für die Entscheidung
o Anforderungen bündeln und Abgleich zu bestehenden Lösungen
o Beratung bei der Technologie-Entscheidung
o Review von HLDs und Pflichtenheften
Service-Delivery:
o Unterstützung und Monitoring des Bestellprozesses
o Bei Bedarf Verfassen von Anforderungsdokumenten auf Englisch
o Bei der Gestaltung und Umsetzung von SharePoints entsprechend der im Handbuch der Systemgestaltung festgelegten Vorgehensweise mitwirken, ggf. diese eigenständig durchführen,
o Abnahme der Projektdokumentationen, Betriebshandbücher und Dokumentationsplattformen, Steuerung und Sicherstellung der Überführung in den Linienbetrieb
o Statusreporting und erforderliche Entwicklungs-/Systemdokumentation sicherstellen.
o Sicherstellung der Datensicherheits- und Datenschutzanforderungen der betreuten IT- Systeme
Support/Betrieb
o Erstellung/Bearbeitung von Changetickets sowie Anfragen an den 3rd-Level-Support
o Erstellung und Durchführung von internen und externen Bestellunterlagen
o Einholung und Bewertung von Angeboten (Qualität, Wirtschaftlichkeit, Chancen/Risiken, zeitlicher Realisierbarkeit)
o Erstellung/Bearbeitung von Changetickets sowie Anfragen an den 3rd-Level-Support
Ergänzende Aufgaben PMO (Projekt Einführung SharePoint Governance)
o Erstellen von Projektstatusberichten inkl. KPIs
o Ggf. Anpassen des Scope-Statements, der Zeitpläne sowie Orgcharts
o Identifikation von Risiken sowie Erarbeitung und Nachhalten von Gegenmaßnahmen
o Vorbereitung, Moderation und Protokollierung von Workshops oder Telefonkonferenzen
o Anforderungs- und Changemanagement (Koordination und Priorisierung von Projektanträgen/-ideen)
o Definition/ Erstellung und Kommunikation sämtlicher Prozesse, Vorlagen und Anleitungen zur organisatorischen Abwicklung des Projekts
o Koordination und Abstimmung der internen und externen Projektkommunikation
o Vereinbarung von Zeitleisten und Nachhalten von Terminen zu definierten Arbeitspaketen oder Teilprojekten
o Vorbereitung aller Dokumente und Maßnahmen für das Bestehen der Projekt-Audits und Reviews
o Erstellung des Projektabschlussberichts
o Überführung von Aktivitäten in den Linienbetrieb
Anforderungen
o Hohe Motivation und Leistungsbereitschaft
o Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Themenfelder
o Einfühlungsvermögen für die Bedarfe und Anforderungen der Fachbereiche einer Vertriebsorganisation
o Selbstständiges Erkennen von Handlungsfeldern
o Strukturierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Priorisierung
o Proaktive und verlässliche Arbeitsweise
o zielgruppenorientierte und verbindliche Kommunikation
o Verlässlichkeit und sicheres Auftreten
o Konfiguration und Administration von SharePoint 2013
o Wünschenswert: GO-Template
Kenntnisse allgemein
o Kenntnisse der Informationstechnologie, Organisationslehre, Methoden des Projektmanagements und der Systemgestaltung sowie der kundeneigenen Tools und Methoden
o Methoden der Prozessmodellierung
o PMI Projektmanagementmethode
o Fundierte Kenntnisse in MS Office (v.a. PowerPoint, Excel, Word)
o Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch