Beschreibung
Aufgaben- Kurzbeschreibung: Inhaltliches Controlling, Unterstützung der (Teil-)Projektleitung, des Projektmanagements und
flexible Unterstützung wesentlicher Aktivitäten der Abteilung
- Unterstützung der Projektleitung, des Projektmanagements und der Teilprojektleitungen in der Planung und Steuerung
des Projektes bzw. der Teilprojekte
- Unterstützung bei der Projektplanung und Pflege des Projektplans wünschenswert
- Unterstützung im Risikomanagement
- Vorbereitung von Statusberichten und Steuerung der Aktualisierung
- Vor- und Nachbereitung von Leitungsbesprechungen inklusive Protokollierung
- Projektveranstaltungen organisieren und protokollieren
- sonstige Besprechungen / Tagungen organisatorisch vor- und nachbereiten sowie betreuen
- Erstellung von Präsentationen
- Unterstützung bei der Aufwands- und Ressourcenplanung und -steuerung
- Intranet pflegen
- Sharepoint-Verwaltung und -Pflege
- Öffentlichkeitsarbeit
- Organisation / Buchung Dienstreisen
- Dokumentenablage
- Externe Aufträge erfassen und Termine überwachen
- Terminbuchung Outlookkalender
- Postfachbetreuung und -steuerung
- Überblick über Themenverantwortliche / Ansprechpartner
- Abfragen und Rückmeldungen sammeln und konsolidieren
- Organisation Telefon-/Videoschaltkonferenzen
- Pflege Projekthandbuch
- Raumplanung
- Pflege Organigramme
Anforderungen
Must have:
- Kenntnisse Projektmanagement-Tools
- mehrjährige Erfahrung im Umgang mit MS Office-Produkten – insbesondere Word, Excel und PowerPoint, MS Project
wünschenswert
- Erfahrung in der Unterstützung von Teams mit mehr als 10 MA bei organisatorischen/administrativen Aufgaben
- Erfahrung in der Organisation von Besprechungen, Meetings und Veranstaltung sowie deren Protokollierung und
Dokumentation
- Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Dokumenten sowie bevorzugt auch von Projektplänen
- Erfahrung in der Pflege von Intranet-Informationen
- kommunikationsstark und teamfähig
- zuverlässig und belastbar
Nice to have:
- Erfahrung im Bereich Risikomanagement wünschenswert