DMS-Berater (m/w/d) – Berlin/Bonn/remote

Nordrhein-Westfalen, Bonn  ‐ Remote
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Beschreibung

DMS-Berater (m/w/d) – Berlin/Bonn/remote

Start: 08.07.2021
Ende: 31.12.2021
Einsatzort: Berlin/Bonn/remote


Leistungsbeschreibung:

„Beratungsleistungen zur Einführung eines DMS“

Der Kunde hat seinen Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin.

Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) einzuführen.
Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der Kunden internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung.

Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers.
Leistungsgegenstand ist NICHT die Zurverfügungstellung eines DMS selbst. Die Teilprojektleitung verantwortet die Einhaltung des arbeitspaketbasierten Lieferversprechens des Teilprojekts bezogen auf dessen Aufgaben / Arbeitspakete im Rahmen eines Projektes.


Aufgaben und Ziele der DMS-Einführung:
• detaillierte Beschreibung von Geschäftsprozessen
• Erfassung aller Arbeitsabläufe und Prüfung auf Digitalisierbarkeit
• Organisationskonzept
• Einführung eines zentralen digitalen Aktenplans
• Einführung einer digitalen Signatur und Behördenzertifikate (Zeichnungsverfahren)
• Bereitstellung aller (wesentlichen) Sekretariats-Dokumente in elektronischer Form
• Digitale Schriftgutverwaltung, besonders Personalaktenverwaltung (eAkte), inklusive Lebenszyklus-Management


Hauptleistungspflichten:
• Erhebung und detaillierte Beschreibung von sowie Beratung zu Geschäftsprozessen für Auftraggeber
• Erfassung aller Arbeitsabläufe und Prüfung auf Digitalisierbarkeit sowie Dokumentation für Auftraggeber
• Beratung zu und Erstellung von einem Organisationskonzept für den Auftraggeber
• Sämtliche Leistungen unter der Prämisse der geplanten zeitnahen Einführung eines DMS.
• Allgemeine Prozess- und DMS-Beratung des Auftraggebers.



Zwingende Anforderungen an das eingesetzte Personal:
• Sehr sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mind. GER-Niveau C2)
• Vertiefte Kenntnisse der Prozess- und Geschäftsabläufe deutscher Landes- und Bundesbehörden
• „state of the art“-Kenntnisse moderner DMS
• Kenntnisse im Bereich Anforderungserhebung und -analyse
• Lösungsvorschläge und Konzepte für Behördenleitungen sachlich überzeugend erarbeiten
• präsentieren und sprachlich angemessen darlegen
• Kenntnisse der marktgängigen DMS-Produkte sowie deren Vor- und Nachteile für unterschiedlichen Organisationseinheiten
• Grundlegende Kenntnisse zur Erstellung von Leistungsbeschreibungen


Kenntnisse DMS-Berater:
• Kenntnisse über Organisationsstrukturen, elektronische Akten, Vorgänge
• Fundiertes Wissen über aktuelle E-Government-Entwicklungen


Erfahrungsanforderungen:
• Langjährige (> 5 Jahre – keine Vertriebsposition) Projekterfahrung mit der öffentlichen Verwaltung als DMS-Berater
• Erfahrung in der Durchführung von Vorprojekten zur Einführung von E-Akte-Systemen / DMS
• Erfahrungen in der Umsetzung der elektronischen Schriftgutverwaltung
• Angabe der Erfahrung bei der Beratung deutscher Behörden zu Prozess- und Geschäftsabläufen in Form von vollen Monaten im Durchschnitt (abgerundet)
• Angabe der Erfahrung (zurückgerechnet ab Zeitpunkt Ende Angebotsfrist) bei der Beratung deutscher Behörden
• zu Prozess- und Geschäftsabläufen aus erfolgreichen Projekten in den letzten fünf (5) Jahren in Form von Anzahl der Projekte im Durchschnitt (abgerundet)


Qualifikationsanforderungen:
• Vorhandensein und Nachweis funktions- und/oder berufsspezifischer Qualifikationen
• DMS-Berater verfügt über eine oder mehrere Qualifikationen wie folgt:
o Nachweise/Zertifikate aus den Bereichen DMS oder ECM- Schulungen/Fortbildung für konkrete DMS- bzw. ECM-Produkte
o Zwei (2) Projektberichte zu Konzeption und Einführung von DMS/ECM (Enterprise Content Management)
o Weiter- oder Fortbildung in den Bereichen "Moderation/Strukturierung/Durchführung von Workshops"


Eine wichtige Anmerkung Vor-Ort-Termine:
Eine Anwesenheit vor Ort ist aus Sicht des Auftraggebers in Abwägung mit dem Gesundheits-schutz nicht unbedingt notwendig
und daher auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren.
Der Auftraggeber behält sich gleichwohl vor, Vor-Ort-Termine in Abhängigkeit von den weiteren Entwicklungen zum Schutz der Gesundheit
der beteiligten Personen durchzuführen.
Reisekosten werden in diesen Fällen in Orientierung am in Berlin geltenden Bundesreisekostengesetz (BRK) entgolten.
Reisezeit wird in diesen Fällen zu 25 % als Arbeitszeit angesehen.
Start
07.2021
Dauer
6 Monate
(Verlängerung möglich)
Von
Trans4mation IT GmbH
Eingestellt
15.06.2021
Ansprechpartner:
Ralf Schäfer
Projekt-ID:
2136129
Vertragsart
Freiberuflich
Einsatzart
100 % Remote
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