Beschreibung
Ausgangslage:Die Firma Sysbo AG ist ein Anbieter von Fernwärmelösungen und baut Fernwärmestationen in der Schweiz. Die Servicetechniker der Firma Sysbo nehmen von Sysbo gebaute und gelieferte Anlagen in Betrieb (IBS) und arbeiten Serviceaufträge ab. Die Firma Sysbo arbeitet heute mit einem ERP-System mit Namen CWL (Mesonic).
Service-Prozess heute:
Im ERP werden Service-Aufträge generiert. Diese werden als pdf gedruckt und dem Servicetechniker per Mail übermittelt. Der Servicetechniker arbeitet den Serviceauftrag ab und erstellt 2 handgeschriebene Belege: 1. Auftragsrapport, 2. Checkliste. Er hinterlässt einen Durchschlag beim Kunden und sendet die Originale in die Administration Sysbo. Dort werden die Belege eingescannt, abgelegt und im ERP zu einer Rechnung verarbeitet. Wünscht der Kunde eine Beilage zur Rechnung, so wird sie aus den Belegen 1 und 2 durch Papier-Kopieren erzeugt.
Service-Prozess Zukunft:
Im ERP werden Service-Aufträge generiert. Einzelne Daten werden an Outlook übergeben und daraus wird jeweils eine Outlook-Aufgabe erzeugt. Die Outlook-Aufgabe wird per Outlook an den Servicetechniker übergeben. Die Outlook-Aufgabe wird aus einer Sysbo-spezifischen Formular-Vorlage erzeugt, welches verschiedene Seiten umfasst: Seite 1: Allgemeine Aufgabenfelder, Seite 2: Spezifische Aufgabenfelder aus dem Auftragsrapport, Seite 3: Checkliste zum ausfüllen. Der Servicetechniker arbeitet die Outlook-Aufgabe ab (online oder offline). Die Eingabe erfolgt auf einem Tablet oder Notebook. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, hängt der Servicetechniker mehrere Photos an die Aufgabe und lässt sie vom Kunden unterschreiben. Die Aufgabe gelangt dann per Outlook zur Administration Sysbo. Dort werden einzelne Felder an das ERP übergeben. Die ganze Outlook-Aufgabe wird in einem Archiv abgespeichert. Im ERP wird aus den importierten Feldern eine entsprechende Rechnung erzeugt. Falls die Rechnung Beilagen benötigt, wird die Outlook- Aufgabe aus dem Archiv als pdf gedruckt und beigelegt, oder einzelne Inhalte aus der archivierten Aufgabe der Rechnung beigelegt.
Auftrag an externen Outlook-Entwickler:
Die Schnittstellen und Anbindungen im ERP werden durch den Entwickler ERP erbracht. Der Auftrag für den Outlook-Entwickler beschränken sich auf den Teilprozess Outlook.
Darin enthalten sind die folgenden Elemente:
Formular mit Mind. 3 Seiten gemäss Beschreibung oben (Standard-Aufgabenfelder plus Nutzerfelder)
Die im Prozess dargestellten Macro 2, Macro 3, Macro 4
allfällige Macros innerhalb des Aufgabenformulars
2 Unterschriftsfelder im Formular welche mit Stift oder Finger vom Kunden unterschrieben werden können
Fotofunktion im Formular mit der ein oder mehrere Photos im Formular gespeichert werden können
Audiofunktion mit der eine Audioaufnahme im Formular gespeichert werden kann
Das Formular ist in einer Art und Weise zu programmieren und zu übergeben, dass Sysbo zukünftige Anpassungen selber vornehmen kann.