Beschreibung
• Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung von Projektplänen• Projektstrukturplan
• Arbeitspaket-Beschreibung
• Terminplan
• Projektorganisation
• Projektkommunikationsplan
• Meilensteinplan
• Funktionendiagramm
• Umfeldanalyse
• Erstellung von standardisierten Templates aller Art wie z.B. Arbeitspaketbeschreibungen, Statusberichte, Rollenbeschreibungen
• Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Projektteams (Koordination des Aufbaus der IT- Infrastruktur, Beschaffung von Projekt-Räumlichkeiten, Büromaterial, etc.)
• Erstellung von Projektstatusberichten
• Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für verschiedene Zielgruppen (Projektteam, Projektleiter, Auftraggeber, Lenkungsausschuss, etc.)
• Aktualisierung der Projektpläne
• Terminkoordination von Projektmeetings
• Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings und Workshops (Druck der Unterlagen, Vorbereitung von Flip-Charts, Verpflegung, Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur mit PC, Beamer, etc.)
• Erstellung und Versendung von Meeting-Protokollen
• Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
• Ablage und Verwaltung von Projektdokumenten (elektronisch und in Papierform)
• Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter
• Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
• Erstellung bzw. Pflege des Projekthandbuches
• Vervollständigung der Projektdokumentation (elektronisch und in Papierform)
• Archivierung der Projektdokumente
Persönliche Anforderungen
• Sehr gutes Verständnis von Prozessen im Bio-Pharma-Bereich
• Sehr wichtig: selbständige und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikativ
• Empathisch im Umgang / Interagieren
• Stressfest