Beschreibung
Aufgabe:Unterstützung von Abteilungsleitern, Projektleitern und Projektteams im Tagesgeschäft mit folgenden Aktivitäten:
- Kalendermanagement für Abteilungsleiter und Projektmanager
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen Aufgaben (z. B. Terminkoordination, Raumbuchung)
- Stellvertretung für das Bereichssekretariat im Abwesenheitsfall
- Planen und Organisieren von Meetings, Workshops, Teamevents, Schulungen und sonstigen Veranstaltungen
- Reiseorganisation incl. Visabeantragung und Abrechnung
- Verwaltung der zum Aufgabenbereich gehörenden Dokumentation
- Projektverwaltung in SAP, Planview und SharePoint
- Organisatorische und systemseitige Integration von neuen internen und externen Mitarbeitern (“On- and Off-boarding”)
- Unterstützung bei der Erstellung von projektbezogenen Präsentationen, Status-Reports, Übersichten, Auswertungen und zielgruppenorientierter Kommunikationsmaßnahmen
- Unterstützung bei der Organisation von Requests for Informations (RfI) und Requests for Proposal (RfP) für Neuprojekte
Anforderung:
Mehrjährige Erfahrung in der Team Assistenz, möglichst im internationalen IT Projektumfeld
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
- Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und analytisches Denkvermögen
- Kunden-, service- und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Proaktive, selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Möglichst Erfahrung mit SAP (z. B. BW Reporting) und Projekt Management Tools, z. B. SharePoint, Confluence, Jira, Planview
- Hohes Maß an Engagement und Organisationstalent
- Flexibilität, Belastbarkeit und ausgeprägter Teamgeist
Umgebung/Sonstiges:
Ihre Ansprechpartnerin:
Liesa Schmidt - Senior Recruiter
Telefon - Mobil
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Beginn: Asap
Dauer: 31.10.2017
Branche: Chemie/Pharma