Beschreibung
Für einen unserer Kunden sind wir auf der Suche nach einem Senior Executive Assistant:Zielsetzung der Aufgaben:
• Unterstützung Director Business Partnering, Labour Law & Labour Relations bei allen administrativen und organisatorischen
Hauptaufgaben:
Sekretariatsaufgaben:
• Selbstständiges und proaktives Kalender-Management: Priorisierung und Planung von Terminen, Organisation von Meetings und Events
• Proaktives Sicherstellen von sach- und termingerechter Erledigung sämtlicher Vorgänge, selbstständiges Nachhalten der Wiedervorlage
• Selbstständige Erledigung anfallender Korrespondenz
• Reiseplanung, -organisation und -abrechnung
• Administration der internen Systeme
• Erstellung von Präsentationen, Dokumenten, Listen, Auswertungen
Administrative Unterstützung der Teams Business Partnering, Labour Law und Labour Relations (zum Teil standortübergreifend):
• Administrative Unterstützung bei umfangreicheren Themen
• Erstellung und Administration von Bestellungen/Bedarfsanforderungen in SAP inkl. Rechnungs- und Budgetkontrolle
• Koordination Unterschriftenlauf und Administration der Ablage der Betriebsvereinbarungen und anderer Dokumente
• Unterstützung bei der Organisation von Konferenzen und damit verbundene Reiseplanung
Enge Zusammenarbeit mit dem HR Assistenzteam bei allen übergreifenden administrativen Themen für den Bereiche Human Resources:
• Administration von Verteilern, Listen und Laufwerkszugriffen
• Büromaterialbestellungen
• Postverteilung
• Urlaubsvertretung
• Support bei Organisation von Bereichsmeetings
Gewünschte Erfahrung:
• Kaufmännische Ausbildung
• Mindestens 3-4 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Mindestens 3-4 Jahre Berufserfahrung im HR Bereich
• Sichere MS-Office- und Sharepoint Kenntnisse
• Portfolio-Assistent/in
• Oracle (Personalwesen) und SAP Anwendungen
• Proaktive, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein und hohe Verschwiegenheit/Diskretion
• Sehr schnelle Auffassungsgabe
• Organisationstalent
• Hohe Serviceorientierung und Belastbarkeit
Sprachkenntnisse:
Deutsch - fließend in Word und Schrift
Englisch - fließend in Word und Schrift
Start: ASAP
Projektdauer: 3 Monate++(AUG)
Einsatzort: München
Sind Sie qualifiziert und an einem Job in diesem Bereich interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Unterlagen. Für eine erste Kontaktaufnahme steht Ihnen Herr Max Kehayov () unter gerne zur Verfügung!