Beschreibung
Das gesuchte Profil:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum / zur Kaufmann /-frau für Digitalisierungsmanagement, Kaufmann/-frau für IT-SystemManagement oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung, alle jeweils (w/m/d)
- Sie verfügen über mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position idealerweise als Projektassistenz (gerne im IT-Bereich)
- Sie bringen sehr gute Kenntnisse und einen routinierten Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen mit
Erfahrungen mit Projekt-Tools (z.B. Jira) oder Kenntnisse in MS-Project sind wünschenswert
- Sie haben eine stark ausgeprägte Fähigkeit, adressatengerecht in Wort und Schrift zu kommunizieren und besitzen Deutschkenntnisse, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen
- Sie besitzen idealerweise Grundkenntnisse in SAP und haben Interesse und Spaß an der Nutzung weiterer projektspezifischer Software-Produkte
- Ihre selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie Ihre Zuverlässigkeit und Teamorientierung runden Ihr Profil ab
Deine Tätigkeiten:
- Meeting-Management: Erstellung und Pflege des Projektkalenders, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollierung der Aufgaben und Ergebnisse.
- Berichts- und Fristenmanagement: Eigenverantwortliche Vorbereitung und Nachbearbeitung von Statusberichten inkl. Terminkoordination, Fristenkontrolle und Schlussredaktion; Beantwortung formeller Rückfragen.
- Aufgaben- und Schnittstellenkoordination: Unterstützung im Aufgabenmonitoring und -controlling sowie Koordination offener Punkte im Projekt, inklusive enger Zusammenarbeit mit dem Projektsteuerer (PwC).
Projekttools: Pflege und Administration projektbezogener Tools (z.?B. BSCW-Server, JIRA), inklusive Berechtigungen, Strukturpflege und Inhaltsergänzung.
- Leistungs- und Rechnungsprüfung: Formale Kontrolle der Leistungsnachweise externer Dienstleister, Prüfung eingehender Rechnungen mit Abgleich zu Planansätzen und Durchführung eines Plausibilitäts-Checks.
- Kommunikation & Dienstleisterkoordination: Organisation der Zusammenarbeit mit externen Partnern, erste Anlaufstelle für Rückfragen und Vermittlung zwischen internen und externen Beteiligten.
- Organisation & Dokumentation: Raumorganisation, Pflege von An-/Abwesenheitslisten sowie formale Kontrolle projektbezogener Dokumente.
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum / zur Kaufmann /-frau für Digitalisierungsmanagement, Kaufmann/-frau für IT-SystemManagement oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung, alle jeweils (w/m/d)
- Sie verfügen über mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position idealerweise als Projektassistenz (gerne im IT-Bereich)
- Sie bringen sehr gute Kenntnisse und einen routinierten Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen mit
Erfahrungen mit Projekt-Tools (z.B. Jira) oder Kenntnisse in MS-Project sind wünschenswert
- Sie haben eine stark ausgeprägte Fähigkeit, adressatengerecht in Wort und Schrift zu kommunizieren und besitzen Deutschkenntnisse, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen
- Sie besitzen idealerweise Grundkenntnisse in SAP und haben Interesse und Spaß an der Nutzung weiterer projektspezifischer Software-Produkte
- Ihre selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie Ihre Zuverlässigkeit und Teamorientierung runden Ihr Profil ab
Deine Tätigkeiten:
- Meeting-Management: Erstellung und Pflege des Projektkalenders, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollierung der Aufgaben und Ergebnisse.
- Berichts- und Fristenmanagement: Eigenverantwortliche Vorbereitung und Nachbearbeitung von Statusberichten inkl. Terminkoordination, Fristenkontrolle und Schlussredaktion; Beantwortung formeller Rückfragen.
- Aufgaben- und Schnittstellenkoordination: Unterstützung im Aufgabenmonitoring und -controlling sowie Koordination offener Punkte im Projekt, inklusive enger Zusammenarbeit mit dem Projektsteuerer (PwC).
Projekttools: Pflege und Administration projektbezogener Tools (z.?B. BSCW-Server, JIRA), inklusive Berechtigungen, Strukturpflege und Inhaltsergänzung.
- Leistungs- und Rechnungsprüfung: Formale Kontrolle der Leistungsnachweise externer Dienstleister, Prüfung eingehender Rechnungen mit Abgleich zu Planansätzen und Durchführung eines Plausibilitäts-Checks.
- Kommunikation & Dienstleisterkoordination: Organisation der Zusammenarbeit mit externen Partnern, erste Anlaufstelle für Rückfragen und Vermittlung zwischen internen und externen Beteiligten.
- Organisation & Dokumentation: Raumorganisation, Pflege von An-/Abwesenheitslisten sowie formale Kontrolle projektbezogener Dokumente.