Beschreibung
Für unseren Kunden suchen wir einen Dokumentenmanager (m/w/d).
Start: asap
Dauer: 12 Monate
Ort: größtenteils remote
Sprache: Deutsch und Englisch
Leistungsbeschreibung:
Gegenstand des Dokumentenmanagements (DMG) ist die Verwaltung sämtlicher projektrelevanter Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus. Das DMG erstreckt sich damit von der Planung, über die Erstellung, Prüfung und Freigabe, Änderung, Verteilung und Zugriffsverwaltung bis zur Archivierung und ggfs. Löschung der Dokumente. Darüber hinaus soll auch die Regelung der internen und externen Projektkommunikation (Konventionen für E-Mail, Schriftverkehr etc.) im Rahmen des DMG erfolgen. Als Grundlage für das DMG ist zunächst in Abstimmung mit dem Kern Projektteam und dem PMO grundsätzlich ein projektspezifisches und bedarfsgerechtes Konzept zu erarbeiten, das die Ziele, Methoden, Prozesse, Rollen, Tools und Templates regelt. Weiterhin ist die Entscheidung zur Nutzung von DMG- oder Collaboration-Software (virtueller Projektraum) vorzubereiten. Anschließend ist die operative Umsetzung des DMG-Konzepts sicherzustellen und das Projekt-Team in allen Belangen des DMG auch praktisch zu unterstützen.
Aufgaben:
Position 1:
- Erstellen und Einführen eines projektspezifischen und bedarfsgerechten DMG-Konzepts, Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen, Anforderungen und Bedarfe an das DMG-Konzept mit dem Kern-Projektteam und dem PMO (geltende Richtlinien, interne und externe Schnittstellen, Verträge mit Auftragnehmern etc.)
- Erarbeitung eines projektspezifischen und bedarfsgerechten DMG-Konzepts (Geltungsbereich, Dokumentenarten, Dokumentenklassifizierungen, Dokumenten Ablagestruktur, Dokumentenvorlagen, Dokumentenbezeichnung, Dokumentensteuerung, DMG-Rollen, Prozesse für das Erstellen/ Prüfen/ Freigeben/ Verteilen von Dokumenten)
- Erarbeiten von Anforderungen an das DMG externer Partner (insbesondere Lieferanten), ggfs. Verhandeln und Abstimmen von Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Prozessen, Tools etc.
- Erstellen von Templates und Tools für das DMG (Formblätter, Listen/ Übersichten zur
- Erfassung von Dokumenten etc.)
- Erstellen und Abstimmen eines regelmäßigen Reports zum operativen DMG
- Erstellen eines Plans für die as-built-Dokumentation und Abstimmung mit den relevanten internen Ansprechpartnern und Lieferanten (Umfang, Struktur, Formalien, Formate, Fristen, Bezeichnung, Ablagestruktur etc.)
- Erstellen einer projektspezifischen DMG-Richtlinie bzw. eines entsprechenden Kapitels für das Projekt-Handbuch
- Durchführung von Schulungen zum DMG-Konzept (inkl. Tools) einschließlich Erstellen der erforderlichen Schulungsunterlagen (PowerPoint-Präsentationen, „how to“- Anleitungen etc.)
- Weiterentwicklung des DMG-Konzepts in Abstimmung mit dem Kern-Projektteam und dem PMO je nach Bedarf und Anforderungen
Position 2:
- Steuerung, Durchsetzung und operative Unterstützung des DMG
- Wahrnehmung der Key User-Rolle für das DMG im Projekt: erster Ansprechpartner bei jeglichen Fragen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem DMG
- Überwachung und Sicherstellung der prozesskonformen Abwicklung des DMG
- Überwachung und Durchführung der Dokumentensteuerung (Nachverfolgen von Workflows und Fristen, „Kümmerer“-Funktion, Qualitätscheck/-sicherung bzgl. Formalien bei eingehenden und ausgehenden Dokumenten) operative Unterstützung des Projektteams bei DMG-Tätigkeiten wie z.B. Dokumentenablage, -verschlagwortung und -bezeichnung, Prüfung auf Einhaltung formaler Anforderungen, Verteilung, Archivierung etc.
- Administration des DMG-Systems für das jeweilige Projekt inkl. Benutzeradministration, Rollenzuweisung, Einweisung (Key-User-Rolle)
- Schnittstelle zum DMG der Lieferanten und Dienstleister, dabei Durchsetzung der Anforderungen und Sicherstellung der Qualität
- proaktive Überwachung, Steuerung und Unterstützung der Erstellung der asbuiltDokumentation und Überführung derselben in das unternehmensinterne Anlageninformationssystem
Anforderungen:
- mindestens 2-jährige Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von DMG Systemen, vorzugsweise in Investitionsprojekten
- nachweisbare Erfahrungen in der Anwendung von gängigen virtuellen Projekträumen und DMG-Tools
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- sehr gute Kenntnisse in MS PowerPoint, Word und Excel, Belastbarkeit, genaues und präzises Arbeiten
- Die obengenannten Erfahrungen sind anhand von mindestens 3 persönlichen Projektreferenzen (nicht älter als 5 Jahre) zu erbringen. Die Referenzen müssen mindestens folgende Angaben enthalten: Auftragsgegenstand, Erbringungszeitraum, Auftraggeber, Ansprechpartner des Auftraggebers, Auftragsvolumen, übernommene Tätigkeit, kurze Beschreibung der Tätigkeit, Aufzählung der verbauten Technologien.
Start: asap
Dauer: 12 Monate
Ort: größtenteils remote
Sprache: Deutsch und Englisch
Leistungsbeschreibung:
Gegenstand des Dokumentenmanagements (DMG) ist die Verwaltung sämtlicher projektrelevanter Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus. Das DMG erstreckt sich damit von der Planung, über die Erstellung, Prüfung und Freigabe, Änderung, Verteilung und Zugriffsverwaltung bis zur Archivierung und ggfs. Löschung der Dokumente. Darüber hinaus soll auch die Regelung der internen und externen Projektkommunikation (Konventionen für E-Mail, Schriftverkehr etc.) im Rahmen des DMG erfolgen. Als Grundlage für das DMG ist zunächst in Abstimmung mit dem Kern Projektteam und dem PMO grundsätzlich ein projektspezifisches und bedarfsgerechtes Konzept zu erarbeiten, das die Ziele, Methoden, Prozesse, Rollen, Tools und Templates regelt. Weiterhin ist die Entscheidung zur Nutzung von DMG- oder Collaboration-Software (virtueller Projektraum) vorzubereiten. Anschließend ist die operative Umsetzung des DMG-Konzepts sicherzustellen und das Projekt-Team in allen Belangen des DMG auch praktisch zu unterstützen.
Aufgaben:
Position 1:
- Erstellen und Einführen eines projektspezifischen und bedarfsgerechten DMG-Konzepts, Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen, Anforderungen und Bedarfe an das DMG-Konzept mit dem Kern-Projektteam und dem PMO (geltende Richtlinien, interne und externe Schnittstellen, Verträge mit Auftragnehmern etc.)
- Erarbeitung eines projektspezifischen und bedarfsgerechten DMG-Konzepts (Geltungsbereich, Dokumentenarten, Dokumentenklassifizierungen, Dokumenten Ablagestruktur, Dokumentenvorlagen, Dokumentenbezeichnung, Dokumentensteuerung, DMG-Rollen, Prozesse für das Erstellen/ Prüfen/ Freigeben/ Verteilen von Dokumenten)
- Erarbeiten von Anforderungen an das DMG externer Partner (insbesondere Lieferanten), ggfs. Verhandeln und Abstimmen von Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Prozessen, Tools etc.
- Erstellen von Templates und Tools für das DMG (Formblätter, Listen/ Übersichten zur
- Erfassung von Dokumenten etc.)
- Erstellen und Abstimmen eines regelmäßigen Reports zum operativen DMG
- Erstellen eines Plans für die as-built-Dokumentation und Abstimmung mit den relevanten internen Ansprechpartnern und Lieferanten (Umfang, Struktur, Formalien, Formate, Fristen, Bezeichnung, Ablagestruktur etc.)
- Erstellen einer projektspezifischen DMG-Richtlinie bzw. eines entsprechenden Kapitels für das Projekt-Handbuch
- Durchführung von Schulungen zum DMG-Konzept (inkl. Tools) einschließlich Erstellen der erforderlichen Schulungsunterlagen (PowerPoint-Präsentationen, „how to“- Anleitungen etc.)
- Weiterentwicklung des DMG-Konzepts in Abstimmung mit dem Kern-Projektteam und dem PMO je nach Bedarf und Anforderungen
Position 2:
- Steuerung, Durchsetzung und operative Unterstützung des DMG
- Wahrnehmung der Key User-Rolle für das DMG im Projekt: erster Ansprechpartner bei jeglichen Fragen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem DMG
- Überwachung und Sicherstellung der prozesskonformen Abwicklung des DMG
- Überwachung und Durchführung der Dokumentensteuerung (Nachverfolgen von Workflows und Fristen, „Kümmerer“-Funktion, Qualitätscheck/-sicherung bzgl. Formalien bei eingehenden und ausgehenden Dokumenten) operative Unterstützung des Projektteams bei DMG-Tätigkeiten wie z.B. Dokumentenablage, -verschlagwortung und -bezeichnung, Prüfung auf Einhaltung formaler Anforderungen, Verteilung, Archivierung etc.
- Administration des DMG-Systems für das jeweilige Projekt inkl. Benutzeradministration, Rollenzuweisung, Einweisung (Key-User-Rolle)
- Schnittstelle zum DMG der Lieferanten und Dienstleister, dabei Durchsetzung der Anforderungen und Sicherstellung der Qualität
- proaktive Überwachung, Steuerung und Unterstützung der Erstellung der asbuiltDokumentation und Überführung derselben in das unternehmensinterne Anlageninformationssystem
Anforderungen:
- mindestens 2-jährige Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von DMG Systemen, vorzugsweise in Investitionsprojekten
- nachweisbare Erfahrungen in der Anwendung von gängigen virtuellen Projekträumen und DMG-Tools
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- sehr gute Kenntnisse in MS PowerPoint, Word und Excel, Belastbarkeit, genaues und präzises Arbeiten
- Die obengenannten Erfahrungen sind anhand von mindestens 3 persönlichen Projektreferenzen (nicht älter als 5 Jahre) zu erbringen. Die Referenzen müssen mindestens folgende Angaben enthalten: Auftragsgegenstand, Erbringungszeitraum, Auftraggeber, Ansprechpartner des Auftraggebers, Auftragsvolumen, übernommene Tätigkeit, kurze Beschreibung der Tätigkeit, Aufzählung der verbauten Technologien.