A*****P2A1: Programm-/ Projektassistenz Teilzeit 30h (Berlin, 40% remote, 15 Monate, 26.06.2026)

joyIT Recruiting GmbH
Ansprechpartner: joyIT Recruiting GmbH
Berlin,  Deutschland
40% RemoteArbeitnehmerüberlassungStart 6/2026Dauer 15 Monate80% Auslastung
EnergiewirtschaftDokumentation der ProzesseUnterstützung von MitarbeiternEventmanagerAllgemeine Administrative UnterstützungProtokolldateienOffice SuiteOffice ManagementOrganisationsstrukturTelefon-SupportStakeholder ManagementReise-KoordinationBesuchermanagementAllgemeine Office-kenntnisseProzess ManagementStakeholderkommunikationElektronische ReisekostenabrechnungAdministrative EntscheidungenOrganisatorisches Bewusstsein

Beschreibung

Wir unterstützen unseren Kunden bei der Besetzung einer Programm-/Projektassistenz, die die umfassende organisatorische und administrative Unterstützung eines Programms übernimmt und als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden sowie internen und externen Stakeholdern fungiert.

Aufgaben
  1. Umfassende Organisation und Koordination von Programm- und Projektmeetings, sowohl intern als auch extern
  2. Raumbuchung, Bestellung von Catering, Versand von Einladungen sowie Teilnahme an Meetings inklusive Protokollführung und Führen von Aufgabenlisten
  3. Organisation von Dienstreisen für Projektmitarbeitende (Hotel-, Zug-, Flug- oder Mietwagenbuchungen)
  4. Anlage von IT-Tickets im Ticketsystem Heat
  5. Mitwirkung an der Erstellung und Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien
  6. Durchführung von Bestellvorgängen für Waren und Dienstleistungen im SAP-System inklusive Abrechnung
  7. Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, intern und extern
  8. Pflege der Ablage und Dokumentation
  9. Organisation von Workshops und Koordination von Terminen mit weiteren Übertragungsnetzbetreibern, intern sowie extern
  10. Besuchermanagement sowie Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste
  11. Verantwortung für internes Berichtswesen
  12. Vorbereitung von Präsentationsunterlagen für interne Stakeholder
  13. Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten sowie Erinnerung der Verantwortlichen
  14. Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs der Assistenzen
  15. Durchführung des Onboarding-Prozesses neuer interner und externer Mitarbeitender
  16. Zentrale Rolle als erste*r Ansprechpartner*in für Führungskräfte und rund 30 Mitarbeitende
  17. Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitenden im Geschäftsbereich
  18. Allgemeine Administration und Organisation im Bereich
  19. Organisation interner und externer Meetings, Veranstaltungen und Workshops mit verschiedenen Stakeholdern
  20. Teilnahme an Besprechungen zur Erstellung von Protokollen und Aufgabenlisten
  21. Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Anforderungen
  1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Bereich Teamassistenz
  2. Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz oder in vergleichbarer Rolle
  3. Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
  4. Hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Organisations- und Durchsetzungsfähigkeit
  5. Sehr sicherer Umgang mit PC-Standardsoftware, insbesondere MS Office inklusive PowerPoint
  6. Kenntnisse im Umgang mit SAP / P2P
  7. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Weitere Informationen
- Start und Dauer: 22.06.2026 – 15 Monate (Elternzeitvertretung)
- Volumen: 465 Tage, Teilzeit mit 30h
- Arbeitsort: 40% remote, 60% Berlin

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