Profilbild von Kathleen Kuehn Executive Assistant/VA/PA/PMO/Assistance/Interim (Remote, on site by arrangement) aus Leipzig

Kathleen Kühn

verfügbar

Letztes Update: 25.09.2023

PMO/Projektmanagement/Executive Assistant/VA/PA/Assistenz/Interim (Remote, vO n. Vereinb.)

Abschluss: Fremdsprachensekretärin/Europa-Korrespondentin
Stunden-/Tagessatz: anzeigen
Sprachkenntnisse: deutsch (Muttersprache) | englisch (verhandlungssicher) | französisch (gut) | spanisch (Grundkenntnisse)

Schlagworte

Adobe Photoshop Kalenderverwaltung Analytisches Denken Asana Jira Telekommunikation Geschäftskorrespondenz Datenverarbeitung Datenbanken Dateneingabe + 20 weitere Schlagwörter anzeigen

Dateianlagen

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Arbeitszeugnis-Executive-Assistant_290323.png
Kathleen-Kuhn-CV_070523.pdf

Skills

Asana - Datenbanken - GeoMap - SharePoint - MFiles - Bildbearbeitungsprogramme - Adobe Photoshop - Adobe Acrobat Professional - MS Office - MS Word - MS Excel - MS Dynamics CRM - Jira - MS Power Point - MS Outlook - MS Teams - Rocket.Chat - Zoom - Informatik - Cloudbasiertes Arbeiten - DawnRaid/Sicherheitskonzepte

Personalplanung - Projektplanung - Teamkoordination - Terminkoordination - Office Management - PMO - Projektassistenz - Datenbankpflege - Dateneingabe - digitale Ordnerstruktur - Ablage - Recherchearbeiten- Vor- und Nachbereiten sowie Führen und Moderieren von Meetings - Planen von Veranstaltungen - Protokolle schreiben - Allgemeine administrative Tätigkeiten - Vertragsvorbereitung - Kalenderverwaltung - Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz - Rechnungs- und Mahnwesen - kreative Gestaltung sowie Entwurf von Flyern/Präsentationen/Texten/Logos

Kenntnisse zu rechtlichen und sozial-politischen Grundlagen der Inklusion -  Kenntnisse zu verschiedenen (sozial)rechtlichen Themen

Seismographische Fähigkeiten auf zwischenmenschlicher Ebene - ausgeprägte Empathie - Stärkung eines harmonischen und durch Loyalität geprägten Miteinanders - Erkennen von Fehlentwicklungen und Zukunftsperspektiven (insbesondere im beruflichen und wirtschaftlichen Kontext) - besondere Kompetenz einer vielschichtigen Wahrnehmung von Informationen - Komplexes Denken - sehr gutes Gedächtnis - hervorragende analytische Fähigkeiten

Auf- und Ausbauen eines guten (Vertriebs-)netzwerks - im Besitz eines gesunden Urteilsvermögens - sicherer Umgang mit digitalen Tools - organisationstalentiert, stressresistent und sprachgewandt - Entlastung Ihres Arbeitstalltages

IPMA Level D (ab Februar 2024)

Projekthistorie

05/2023 - bis jetzt
Projektmanagement Deployment / Auftragsbearbeitung
HLkomm (Telekommunikation, 50-250 Mitarbeiter)

Projektbasierter Einsatz als Freelancer in einem Unternehmen der Telekommunikationsbranche, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)

Tätigkeiten:
  • Koordination von vielen parallel laufenden kleineren Kundenaufträgen
  • Umsetzung von Standard- und Realisierungsprojekten
  • Koordinierung und Steuerung inhaltlicher Fragestellungen zur operativen Erledigung der Aufgaben
  • Treffen von notwendigen Handlungsanweisungen-/ und Empfehlungen zur Aufgabenerfüllung
  • Erstellung und Koordinierung von Arbeitspaketen (intern und extern)
  • Zentrale Kommunikationsschnittstelle für Kunden und interne Ansprechpartner
  • Kontinuierliche Herstellung des Kundenfokus
  • Kontinuierliche Auftragsdokumentation im MS Dynamics CRM
  • Verantwortung der fachlichen Ausgestaltung der Arbeitsergebnisse
  • Bereitstellung von Kundenaufträgen, Carrier-Aufträgen und internen Aufträgen
  • Terminkoordination innerhalb der Auftragsrealisierung
  • Rechnungsfreigaben für auftragsbezogene Lieferungen
  • Koordinative Unterstützung der Fachabteilungen
  • Ordermanagement
Betreuung von Projekten aus den Bereichen:
  • Internetdienste (Layer 3)
  • Standortvernetzungen (Layer 2)
  • Standortanbindungen (Layer 1)
  • Telefonie
  • Datacenter
  • Security
  • Cloudservices
Tools Datenbanken: CRM, Jira etc.
Tools Kommunikation: MS Teams
Auslastung: 75% bei 30 h/Woche

03/2023 - 03/2023
Datenerfassung/Research
Real Estate Pilot AG (Sonstiges, 10-50 Mitarbeiter)

Projektbasierter Einsatz als Freelancer in einem Unternehmen der Immobilienbranche, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)

Tätigkeiten:
  • Durchführen der Datenbankpflege des Unternehmens
  • Genaues Bedienen der Datenbank und Aktualisieren der Datensätze
  • Schnelles und genaues Erledigen der Aufgaben sowie vorausschauendes und präzises Planen für kommende Tage und Wochen
 Recherche, Erfassung, Bearbeitung und Pflege von:
  • Bauprojekten, Points of Interest, Anbietern sowie statistischen Daten
  • Mietspiegeldaten und Stellplatzsatzungen
  • Gutachterausschussdaten
Tools Datenbanken: GeoMap
Tools Kommunikation: Rocket.Chat sowie MS Teams
Auslastung: 75% bei 30 h/Woche

05/2019 - 02/2023
Inhaberin & Gründerin
Kathleen Kühn c/o Aufbruch! - stark für Kinder (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)


Gründung eines Einzelunternehmens im Nebengewerbe, überwiegend Außeneinsätze sowie Remote

Tätigkeiten:
  • Planung und Ausführung von Projekten für Familien und interessierte Einrichtungen mit Kindern, die von Entwicklungsverzögerung, chronischer Krankheit & Behinderung betroffen oder bedroht sind
  • Beratung für Familien und interessierte Einrichtungen mit betroffenen Kindern
  • Kundenakquise
  • Vorbereitung von Verträgen zur Unterzeichnung
  • Vorbereitung von Korrespondenz, Buchführung und Finanzdokumenten zur Analyse
  • Überwachung mehrerer Datenbanken, um den Überblick über das Einzelunternehmen zu behalten

10/2022 - 01/2023
Executive Assistant to COO
Schurer Pharma & Kosmetik GmbH (Pharma und Medizintechnik, 50-250 Mitarbeiter)

hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote) in Teilzeit (30 h)

Tätigkeiten:
  • Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Reportings und Statistiken
  • Unterstützung bei operativen Aufgaben im Tagesgeschäft sowie bei langfristigen Projekten
  • Führen und Organisieren des Terminkalenders des COO
  • Koordination und Abwicklung verschiedener Vertragsunterzeichnungen
  • Verwalten wichtiger Unterlagen
  • Vor- und Nachbereiten sowie Protokollieren von Meetings
  • Routiniertes Kommunizieren mit den Kunden und Sicherstellen einer perfekten Repräsentation des Unternehmens
  • Sicheres Umsetzen allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie die Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz

06/2022 - 09/2022
überlassener Arbeitnehmer
(Pharma und Medizintechnik, 50-250 Mitarbeiter)

Einsatz in einem Pharmaunternehmen

Tätigkeiten:
  • Unterstützen bei Aufgaben wie Identitätenprüfung, Kommissionierung und Warenverräumung
  • Sorgfältiges Ausfüllen der vorgegebenen Dokumente
  • Schnelles Abarbeiten aller anfallenden Aufgaben
  • Erfahrung im Bereich Versandapotheke

01/2014 - 04/2019
Gründung eines Projekts, Guter Zweck
(Sonstiges)

"Aufbruch! - stark für Kinder", Leipzig
  • informativer Blog über 5 Jahre sowie niedrigschwellige Einsätze in einem Familienzentrum

Reisebereitschaft

In der Stadt Leipzig mit einem Radius von 500 km verfügbar

Sonstige Angaben

Motivierte PM/Assistentin mit breitgefächertem Erfahrungsschatz im sozialen- und medizinischem Bereich sowie in anderen Bereichen (Immobilienbranche, Pharma, Telekommunikation etc.).

Energetische Selbststarterin und Teambuilderin, die in der Lage ist, stressige Situationen zu bewältigen und Ziele rechtzeitig sowie unter dem vorgegebenem Budget zu erreichen.

Mit mir gewinnen Sie eine einzigartige und kreative PM/Assistenz an Ihrer Seite, welche es sich zur Aufgabe macht, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihnen den Rücken frei zu halten!

Ich bin vielseitig einsetzbar und habe durch meine Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen nicht nur die nötige Flexibilität, sondern besitze eine hohe Auffassungsgabe und kann mich sehr schnell in fremde Themen einarbeiten. Zudem bin ich dank meiner technischen Ausstattung in der Lage, überwiegend Remote bzw. hybrid zu arbeiten. Vor Ort Einsätze sind, je nach Entfernung, möglich.

Ich stehe Ihnen sowohl für kurz- und mittelfristige, als auch für langfristige Projekte zur Verfügung. Sprechen Sie mich hierzu einfach an. Ich freue mich auf Ihre Anfragen!

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Versicherungsbeginn:
27.04.2023

Versicherungsende:
01.01.2027

Profilbild von Kathleen Kuehn Executive Assistant/VA/PA/PMO/Assistance/Interim (Remote, on site by arrangement) aus Leipzig PMO/Projektmanagement/Executive Assistant/VA/PA/Assistenz/Interim (Remote, vO n. Vereinb.)
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