Die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen zur Leads- und
Antragsbearbeitung durfte nur über ein veraltetes Tool stattfinden. Der
Informationsfluss war mit diesem hochgradig gestört, der Status der Kunden
den Entscheidungsträgern der einzelnen Prozessschritte nicht bekannt.
Darüber hinaus haben verschiedene Teams in der Pipeline (Funnel) gearbeitet
und jahrelang widersprüchliche Ziele verfolgt, was zu Dauerkonflikten führte.
Das Projekt hatte den Entwurf, die Implementierung und das Testen eines
neuen Prozessablaufs für die Überprüfung der Kundenkonten hinsichtlich des
Kredit- und Betrugsrisikos zum Ziel.
Zuerst wurden die Teams in gemeinsamen Workshops interne Konflikte
behandelt und gemeinsam Kommunikations-, Feedback-, Konflikt- und
Streitkultur entwickelt. Um die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern
wurden bestehende Kommunikationsprozesse (Meetings,
Schnittstellenkommunikation) analysiert und optimiert sowie gemeinsame
Ziele und KPIs mit Design Thinking entwickelt. Diese Workshops wurden in
der Rolle eines Mediators begleitet.
Aus den einzelnen Abteilungen wurden Personen entsendet und diese als
Scrum-Team, bestehend aus Sales, Business Support und Risk Management,
aufgestellt. Dieses Team wurde als Scrum Master begleitet.
Im weiteren Schritt wurden Pain Points im bisherigen Prozess mit einzelnen
Stakeholdern identifiziert, analysiert und durch die Zusammenarbeit des
Scrum Team mit Hilfe von User Stories überarbeitet und verbessert.
Die Sprintdauer für die Umsetzung wurde auf zwei Wochen festgelegt; die
Scrum-Meetings wurden u.a. in der Rolle des Scrum Masters vorbereitet,
durchgeführt und nachbereitet.
Der Nutzen für das Unternehmen war eine deutlich gesteigerte Effizienz und
ein verbesserter Zusammenhalt der Belegschaft. Für den Kunden waren
kürzere Bearbeitungszeiten und ein zentraler Ort für die Kommunikation
geschaffen, mit dem die Überprüfung der Kundenkonten schneller
abgeschlossen werden konnte.
Aufgaben im Projekt:
- Requirements Engineering
- Prozessoptimierung
- Backlogaufbau
- Facilitation der Scrum Meetings
- Stakeholdermanagement
- Mitgestaltung der Standard Operating Procedure (SOP)
- Mitarbeiterbefragung
Methoden und Werkzeuge:
- Appreciative Inquiry (Zukunftskonferenz)
- Scrum
- User Stories
- User Story Mapping
- Chef*innenwahl
- Dysfunktionen-Check
- Konfliktmanagement (Stuhltausch)
- Trello
- Miro