SAP Consultant - SAP Archivierung

- Ausgangssituation -
Der Kunde ist Hersteller von Klebebändern, Kabeln und Leitungen sowie Leitungssätzen und nutzte bisher ein Magellan Archiv. Gescannte Dokumente musste manuell archiviert und im führenden System verlinkt werden. Eine Batchverabreitung war nicht möglich.

- Herausforderung-
Das Magellan Archiv ist am deutschen Markt nicht oft vertreten und die verfügbaren Dokumentationen zur Funktionsweise hält sich in Grenzen. Das Unternehmen nutze noch keine Scan-Pipeline mit automatisierter Archivierung und Verknüpfung in SAP.

- Lösung -
Die Daten wurden rechtssicher in ein zukunftssicheres Archiv migriert. Dabei wurden Altlasten (nicht mehr benötigte Dokumente und Daten) verworfen, was die Datenmenge und Projektlaufzeit schmälert. Durch die Einführung einer neuen, smarten Scan und Archivierungslösung konnten die Input-Prozesse stark automatisiert werden. 

- Ergebnis -
Das Unternehmen hat eine aktuelle, smarte und sehr stabile Archivierungslösung im Einsatz. Die Datenmenge konnte verringert werden. Input-Prozesse wurden stark vereinfacht und automatisiert. Nutzer sparen nun eine Menge Zeit

- Ausgangssituation -
Es gab einen großen Carve-Out in einem Leverkusener Chemiekonzern. 

- Herausforderung-
Binnen wenigen Wochen mussten alle Daten des SAP Systems aufgesplittet sein. Hinzu kam die rechtssichere Migration und Archivierung aller Daten und Dokumente in einem neuen Archiv der KGS Software. Die neue Umgebung sollte in einem Fujitsu Rechenzentrum mit NetApp Storage aufgebaut werden.

- Lösung -
Einsatz der Archivierungslösung KGS Content Server, KGS Migration, KGS Proxy und KGS Document Router. Zu Beginn des Projekts wurde in Zusammenarbeit mit Fujitsu ein ausführliches Konzept entwickelt. Die Installation der KGS Komponenten und das entsprechende Customizing in SAP erfolgte durch mich als Berater. Die Projektbeteiligten Kollegen auf Fujitsu Seite wurden Hands-On geschult und wurden von mit in den kompletten Prozess involviert. Die Migration erfolgte transparent mittels Proxy Server. So konnten die User unterbrechungsfrei arbeiten. Der KGS Document Router diente für ein spezielles Szenario im Zusammenspiel mit Macro4 Columbus und StreamServ. 

- Ergebnis -
Dokumente und Daten wurden rechtssicher migriert und archiviert. Das Archiv nutzt die SnapLock Funktion von NetApp. Durch den Einsatz eines Migrationsproxy gab es keine Unterbrechungen für Anwender. Der Document Router dient nun zur automatisierten Archivierung im Archiv mit anschließender automatischer Verlinkung in SAP.

- Ausgangssituation - 
Der Kunde mit dem Hauptsitz in Luxemburg ist ein europäischer Hersteller von Glas- und Metallverpackungen. Er nutzte für seine SAP Archivierung einen SAP Content Server und ein EASY Archiv. 

- Herausforderung - 
Das Migrationsprojekt musste im Eiltempo durchgeführt und lückenlos dokumentiert werden. Diese Dokumentation ging bis auf einzelne SAP Dokumente und deren Migrationsstrecke zurück. Volle Transparenz galt vor allem für die Migration, da ein kleines Team von Wirtschaftsprüfern der KPMG das Projekt begleiteten. 

- Lösung - 
Der neue Content Server nutzt eine DELL EMC Centera als Storage. In einer gesonderten Microsoft Datenbank wurde die Aufschlüsslung von Centerra Clip ID und SAP DocID gelöst. Durch den Einsatz eines speziellen Migrationstools konnten alle Dokumente per SAP ArchiveLink Schnittstelle aus dem Altarchiv in das neue Archiv migriert werden. Durch eine spezielle Reportingfunktion konnten die Wirtschaftsprüfer den Weg eines Dokuments nachvollziehen. Die gleichzeitige Berechnung von Hashwerten diente dem Nachweis, dass keine Daten verfälscht wurden. In Zusammenarbeit mit dem Kunden und den WP der KMPG wurde eine umfassende Verfahrensbeschreibung erfasst. Eine detaillierte Projektdokumentation in Form eines Schritt-für-Schrittplans beschrieb den Prozess sehr transparent.

- Ergebnis -
Binnen 4 Monaten konnte das komplette Archiv rechtssicher und für den Wirtschaftsprüfer transparent migriert werden. Die Enduser wurden durch den Einsatz des Proxy nicht durch die Migration beeinträchtigt. Ebenfalls konnte unterbrechungsfrei archiviert werden. Weitere Applikationen wie WMD xFlow können unterbrechnungsfrei genutzt werden.

- Ausgangssituation -
Das Unternehmen nutze eine EASY Software Archivlösung on Premise. Der damalige CIO sah die Cloud als Zukunft für das Unternehmen. Daher sollte das komplette SAP Archiv in die Azure Cloud migriert werden. 

- Herausforderung-
In der Pharmaindustrie gibt es klare Zeitfenster für technische Wartungen. Ebenfalls stehen ganze Produktionsstraßen oder Liefervorgänge still, wenn Dokumente wie Zertifikate, Qualitätskontrollen u.ä. nicht vorhanden sind. Dokumente aus DVS und dem externen Archiv mussten unterbrechungsfrei zur Verfügung stehen.

- Lösung -
Durch enge Abstimmung mit dem Kunden konnten alle Tätigkeiten in die passenden Zeitfenster gelegt werden. DVS Dokumente, GOS Anlagen und Business Dokumente wurden über ein Migrationstool im Hintergrund migriert. Alle Mitarbeiter hatten stets Zugriff auf alle nötigen Dokumente. Die Migration wurde so konzipiert, dass das neue Dokumente direkt in der Azure Cloud archiviert wurden. Durch Delta Migrationen wurde der GAP Stück um Stück geschlossen.

- Ergebnis -
Die neuen Content Server (KGS Tia bzw. KGS Content Server) laufen nun in der Azure Cloud. Zu archivierende Dokumente aus unterschiedlichen Standorten werden in der Azure Cloud sicher verwahrt.