Erfahrene PMO/PM

Projekt im Marktrisiko-Controlling:

Das Projekt im Bereich Financial Markets bediente zum einen regulatorische Anforderungen und behandelte zum anderen Veränderungen im Prozess und den gekoppelten Systemen. Eines der Herzstücke hierbei war die Entwicklung einer Software, welche die Berechnung und die Bereitstellung von Risikokennzahlen in allen betroffenen Bereichen umfasste.

Meine Aufgaben:

• Arbeitspaketverantwortung für das Sprint- und Themen-übergreifende Arbeitspaket „Tagesprozesse im Marktrisikocontrolling“ (inklusive Planung, Strukturierung und Dokumentation, sowie Überführung der Ergebnisse in eine schriftlich fixierte Ordnung),
• Projektplanung und Fortschrittskontrolle,
• kaufmännisches Controlling,
• Design, Planung und Koordination diverser Projektprozesse,
• Linienübergabe von fertigen Projektbestandteilen an den IT-Betrieb:
- Koordination der notwendigen Schritte mit den involvierten Parteien,
- Konzeption und Erstellung der Dokumente,
- Steuerung der Abnahmeprozesse,
- Abstimmung mit internen Instanzen (Compliance, Revision,…)
• punktuelle Unterstützung der Projektleitung bei Sonderthemen (z.B. EZB-Prüfung)
• Onboarding neuer Projektmitarbeiter
• Flächenmanagement und Einkauf von Dienstleistungen und Material

Im Rahmen der Digitalisierung wird derzeit eine Vielzahl von Projekten verfolgt, deren Ergebnisse in den Betrieb der Internetportale zu integrieren sind.
Hierbei handelt es sich zum einen um technische Neuerungen (z.B. diverse Apps, digitalisierte Prozesse, API-Management-Plattform) und zum anderen um die Umsetzung regulatorischer Anforderungen (z.B. PSD2), welche nahezu alle eine Verbindung zu den bestehenden Portalen haben.
Die genannten Projekte werden komplett nach agilen Methoden durchgeführt. Ein wesentlicher Teil der Aufgabe bestand darin, die agil erarbeiteten Ergebnisse der Projekte in die klassisch strukturierten Betriebsprozesse zu integrieren.

Meine Aufgaben:

• Betriebsbezogenes Anforderungsmanagement – sowohl der Anforderungen der Projekte an den Betrieb wie auch vice versa,
• Definition von und Tracking der Umsetzung von Betriebsanforderungen durch die jeweiligen Projekte – insbesondere beim Bau der API-Managementplattform,
• Design, Planung und Koordination diverser z.T. bankweiter Prozesse gemeinsam mit den Projekten und betroffenen Betriebseinheiten, z.B. Governance, Compliance, Einkauf, Revision, Digitization, Reputation Management etc.
• Teilprojektleitung:
- Einkauf und Inbetriebnahme einer Software für die Überwachung von Mobile Apps
- Inbetriebnahme der API-Management-Plattform
• Planung, Koordination und Durchführung diverser Gremien auf Arbeits- und Entscheidungsebene,
• Thematische und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Workshops und Gremienterminen sowie Nachhalten der Ergebnisse,
• Einkauf von Dienstleistungen,
• administrative Aufgaben (Budgetplanung und –kontrolle, Rezertifizierungen, Planung DR-Tests, Rufbereitschaften etc.)

Unterstützung Testkoordination Notfalltest:

Im Zuge eines Großprojekts, in welchem unter Anderem Anforderungen diverser Regulatoren erfüllt werden, wurde seitens eines externen Dienstleisters (FI-TS) ein groß angelegter, überregionaler Notfalltest durchgeführt, in dem ein Rechenzentrum eine komplette Woche im Notbetrieb lief. Dieser Test betraf zahlreiche geschäftskritische Systeme.

Meine Aufgaben:

• Koordination von Testvorbereitungen mit dem externen Dienstleister
• Durchführung von Schreibtischtests mit den technischen und fachlichen Ansprechpartnern,
• Einfordern und Prüfung von Testkonzepten und Testcases,
• Begleitung und Protokollierung der Testaktivitäten während der Clusterschwenks,
• Zusammenfassung und Reporting der Ergebnisse,
• Planung und Durchführung von Lessons-Learned-Aktivitäten

Führung eines PMO für sechs Projekte und angrenzende Support-Einheiten im Bereich Financial Markets. Das Programm befasste sich in erster Linie mit der Migration der juristischen Bestände auf ein neues Kernbanksystem unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen sowie angrenzender Großprojekte, mit denen es z.T. erhebliche Berührungspunkte gab.

Die Aufgaben:

• Design, Planung und Koordination diverser Projektprozesse sowie entsprechender Templates in enger Zusammenarbeit mit zentralen internen Stellen wie z.B. Software-Engineering, Controlling und Compliance,
• Planung und Koordination von Projektgremien,
• Vor- und Nachbereitung von Workshops und Gremienterminen inklusive Protokollierung und Nachhalten der Ergebnisse,
• Erstellung und Pflege diverser Begleitdokumente (Prozesshandbuch, Offene Punkte Listen, Entscheidungsübersichten),
• Ressourcenmanagement (On- und Offboardingprozesse von Personen und Projekten, Raumplanung, Infrastruktur),
• Führung eines Teams mit 3 Mitarbeitern,
• Kommunikation in Richtung Projekt- und Programm-Management sowie diverser Stakeholdereinheiten,
• punktuelle Unterstützung der Projektleitungen bei Sonderthemen (EZB-Prüfung, Revision etc.),
• Schulung und Unterstützung der Teilprojektleiter und Projektmitarbeiter bzgl. der Projektprozesse und Einhaltung der Projektstandards,
• Beschaffungswesen für die Projekte.

Programmauftrag war das Outsourcing des Kernbankensystems sowie Teilen komplexer Geschäftsinhalte im Rahmen eines kompletten IT-Outsourcings zu einem externen Dienstleister.

Meine Aufgabenschwerpunkte im PMO:

• Design, Planung und Koordination des Review- und Abnahmeprozesses für intern erstellte Ergebnisobjekte sowie der entsprechenden Templates,
• Design der Review- und Abnahmeprozesse für Ergebnisobjekte des externen Dienstleisters unter Berücksichtigung der entsprechenden Verträge und Leistungsscheine in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen juristischen Stellen im Haus, Koordination der Abnahme sowie Post-Review-Prozess,
• Durchführung sämtlicher Abnahmeprozesse: Beratung und Unterstützung der Teilprojektleiter bei der ordnungsgemäßen Aufbereitung der Unterlagen (Abnahmedokumente, Testdokumentation, Mängelbehebungsnachweise,…), Koordination des eigentlichen Reviewprozesses, Tracking der entsprechenden Gremienergebnisse und abschließende Dokumentation,
• Schulung der Teilprojektleiter und Projekt-MA bzgl. der Reviewprozesse innerhalb des Projekts (LBBW-internes Click+Flow-Verfahren sowie die hinterlegten Prozesse im Kundenportal der FI)
• Design und Strukturierung der Laufwerke für Programm und Projekte, Organisation einer revisionssicheren Ablage,
• Inhaltliche Unterstützung des strategischen Implementierungspartners und der externen Qualitätssicherung bei der Erstellung von Präsentationen für Programmgremien,
• Koordination des Leistungsschein-Prozesses (Vertragsaddenden zum Migrationsvertrag) im Programm und Abstimmungen mit IT-Controlling, Provider Management und teilweise Fachbereich des Providers,
• Entwurf und Koordination des CR-Prozesses innerhalb der LBBW sowie Koordination der CR-Prozesse in Richtung FI,
• Unterstützung des Head of PMO sowie der Programm- und Projektleitung in den entsprechenden Themen,
• Kommunikation zwischen internen und externen Projekt-Share- und Stakeholdern (Berater, Abteilungen, Revision, Gremienmitglieder, Providermanagement),
• Protokollierung diverser Projektgremien,
• Tracking der Tasks aus der gremienübergreifenden programmweiten Offene Punkte Liste (betroffene Gremien: Teilprojektleiter-JF, PMT, interne LA und Steuerungskreise sowie entsprechende gemeinsame Gremien mit der FI, Vorstandssitzungen),
• Entwerfen und Führen diverser Begleitdokumente wie z.B. Offene Punkte Liste, Entscheidungsvorlagen, Beschluss- und Entscheidungshistorie etc.),
• Pflege des Projektmanagement-Handbuchs für Programm und Projekt

Neueinführung eines Portfolio-Management-Systems (Asset Arena) 

Die Projektaufgabe bestand in der Neueinführung eines Portfolio-Management-Kernsystems bei gleichzeitiger Integration diverser Orbit-Anwendungen und Einbeziehung einer Stand-Alone-Lösung für Compliance. Die hierfür notwendige Software und teilweise Integrationsleistung wurde von einem externen Provider mit internationaler Ausrichtung erbracht.

Meine Aufgabenschwerpunkte in der Führung des PMO:

• Prozessdesign für das projektinterne Abnahmeverfahren in Richtung des neuen Providers,
• Pflege des Projektplans in MS-Project,
• Tracking und Dokumentation der Ergebnisobjekte,
• Review- und Abnahmemanagement für Meilensteine und meilensteinrelevante Dokumente und Leistungen (intern und extern),
• Qualitätssicherung und revisionssichere Ablage der Dokumentationen in Bezug auf Ergebnisobjekte des Gesamtprojekts,
• Tracking der Ergebnisse aus Kernteam-Jour Fixes sowie des Jour Fixe mit dem Provider und den sonstigen regelmäßigen Meetings im Projekt,
• Reporting an das Programm-Management (wöchentlicher Status inkl. Kennzahlen-Analyse), Pflege der relevanten Ablage in Sharepoint,
• Planung, Durchführung und Dokumentation von Arbeitsausschuss-Sitzungen, Steering-Committees sowie Project-Reviews mit dem externen Provider,
• Rechnungsprüfung und Zahlungsvorbereitung an die Provider,
• Controlling von Budget und Projektfortschritt
• Erstellung und Verwaltung von Change Requests auf das Gesamtprojekt,
• Tracking der Meilenstein-relevanten Tickets in Richtung des Neuproviders sowie der offenen Punkte innerhalb des Projekts,
• Internes Bestellwesen (SAP),
• On- und Offboarding externer und interner Projektmitarbeiter,
• allgemeine organisatorische Unterstützung.

Transitionsprojekt und Rollout TK :

Second Generation Outsourcing/Transition/Migration und gleichzeitiger Client-Rollout PC und Telefonie:

Die Projektaufgabe war die Migration des kompletten Rechenzentrums von zwei Alt- auf zwei Neuprovider unterschiedlicher Größenordnung bei gleichzeitiger Umstellung der analogen Telefonie auf VoIP.
Parallel dazu wurde jeder User (ca. 5.000 an z.T. internationalen Standorten) mit einem neuen Client sowie einem neuen Telefon-Endgerät ausgestattet.

Meine Aufgabenschwerpunkte im PMO:

• Prozessdesign für Contract Changes und das projektinterne Abnahmeverfahren in Richtung der zwei neuen Provider in enger Zusammenarbeit mit der Providersteuerung und dem Vertragsmanagement,
• Operatives Handling der Contract Changes, welche die Transitionsphase betrafen,
• Review- und Abnahmemanagement für Meilensteine und meilensteinrelevante Dokumente und Leistungen in Enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Counterparts der externen Provider,
• Qualitätssicherung und revisionssichere Ablage der Dokumentationen, Change und Abnahmeverfahren betreffend,
• Vorbereitende Unterstützung der Zahlungen an die Provider,
• Vorbereitung und Dokumentation der wöchentlichen Kernteam-Jour Fixes sowie des Jour Fixes mit den IT-Koordinatoren,
• Inhaltliche und organisatorische Unterstützung der Projektleitung bei der Budgetierung, der Vorhabenplanung und den Change Requests auf das Gesamtprojekt,
• Controlling von Budget und Fortschritt,
• Führen diverser Listen die Projektsteuerung betreffend (offene Punkte, Ergebnisobjekte, etc.)

Infrastrukturprojekt (Komplexitätsreduktion):

Im Zuge der Restrukturierung der LBBW wurde unter anderem ein Maßnahmenbündel zur Komplexitätsreduktion in der IT definiert, woraus ein eigenständiges Projekt entstand.
In diesem Projekt, welches die Abschaltung redundanter Systeme und eine vorangehende Migration der Bestände zum Gegenstand hatte, bestand meine Aufgabe als Mitarbeiterin im PMO in:

• Erstellung und Pflege des Projektprozesshandbuchs inklusive projektrelevanter Prozesse,
• formale Qualitätssicherung von Konzepten und anderen Projektdokumenten,
• Organisation und Dokumentation der Reviewteamsitzungen für Vorabanalysen und Konzepte,
• Inhouse-Kommunikation von Projektinhalten in betreffende Gremien,
• Organisation, Vorbereitung und Dokumentation für den Lenkungsausschuss und ähnliche Gremien,
• Erstellen von Projektstatusberichten,
• Tracking und Reporting des Projektfortschritts,
• Tracking von Arbeitspaketen und Teilprojekten/Modulen (Termine, Status, Ergebniserreichung)

• Koordination des Gesamtprojekts im Hinblick auf Termine und Arbeitspakete,
• Unterstützung in der Teilprojektplanung,
• Aufbereitung von Ergebnisobjekten in Form von Protokollen und Vorlagen für Bereichsleitermeetings,
• inhaltliche Vorbereitung von Projektleitermeetings, inklusive Beschaffung und Versand aller notwendigen Dokumente,
• vor- und nachbereitende Unterstützung von Workshops,
• Erstellung von Präsentationen für Vorstandsvorlagen.

Die Aufgabe als Teil eines internationalen Organisationsteams umfasste:

• Vorbereitung von Audit Committees und Aufsichtsratssitzungen in enger Zusammenarbeit mit dem Executive Office in USA,
• Verfassung und Versand der Einladungen unter Berücksichtigung der jeweiligen juristischen und lokalen Gegebenheiten,
• Organisation Reise, Unterkunft etc. der Aufsichtsräte aus Deutschland und USA,
• Updates, Verwaltung und die revisionssichere elektronische Ablage aller relevanten Dokumente auf den Servern in Deutschland und USA,
• allgemeine Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden und der zu den Sitzungen anwesenden Vorstände aus USA,

Migration/technische Integration:

Das Projekt bestand aus der Migration/Integration der kompletten IT zweier Landesbanken (LBBW – SLB) im Zuge einer Fusion.
Meine Aufgaben als Mitarbeiterin im PMO:

• Tracking von Arbeitspaketen und Teilprojekten sowie entsprechende Darstellung mit Hilfe des Firmeneigenen PM-Tools und MS Project (Termine, Status, Ergebniserreichung) sowie Konsolidierung der Projektstatusmeldungen in einer Gesamtprojektübersicht (MS Project),
• Unterstützung bei der QS von Konzepten und Projektdokumenten,
• Erstellung von Projektstatusberichten und Vorstandsvorlagen,
• Organisation und Protokollierung diverse Jour Fixes, sowie Nachhalten der Besprechungsergebnisse,
• Reporting an den Projektleiter und den Projektmanager bezüglich der Nach-bearbeitungen von Fach- und Teilkonzepten aus den Teilprojekten,
• Verantwortlichkeit für die elektronische Ablage der Konzepte, Protokolle und dazugehörigen Dokumente,
• präsentationsfertige Aufbereitung der Zwischenergebnisse für Bereichsleitermeetings,
• Ansprechpartnerin für Teilprojektleiter und Mitarbeiter aus beiden Banken in Bezug auf das Migrationsprojekt,