Schlagworte
Skills
- PMO: Projektleitung, Erstellung von Projektplänen, Projektcontrolling, Berichtswesen, Projektmarketing, Scope Management, Ressourcenmanagement, Prozesse, Standards, Methoden, Organisation und Moderation von Meetings
- Stakeholdermanagement: Ziele und Interessen der Stakeholder ermitteln und berücksichtigen, analytische Bewertung der Stakeholder in Hinblick auf Einstellung und Einflussnahme während des Projekts, Maßnahmenliste und Kommunikationsplan
- Fachliche Softwareeinführung nach Wasserfall und Scrum: Ermittlung des Bedarfs, Leitung von Prozessworkshops, Erstellung von Trainingsmaterial, Präsenzschulungen und Digital Learning, Dokumentation, Qualitätssicherung
- MS-Office Rollout: Ermittlung des Bedarfs, Erstellung von Trainingsmaterial, Durchführung von Schulungen, weitere Change-Maßnahmen
- Schulungen im Bereich MS Office, Office 365, Client Relationship Management Systeme, Stammdatenverwaltung, Zeitmanagement, Büroorganisation, Train the Trainer
Projekthistorie
Umfang des Projekts: Fachliche Einführung von MS Teams und weiteren MS Collaboration Tools, Einführung von Conditional Access, Mobile Device Management (MDM) Onboarding
Erstellen von Change‑Management, Kommunikations- und Schulungsplänen und -inhalten sowie Unterstützung der Projektmanager mit Vorlagen und Fachwissen
Kommunikation: Entwicklung einer Gesamtkommunikationsstrategie mit der IT-Abteilung und Umsetzung; kontinuierliche Interaktion mit Stakeholdern, Security Abteilung, der Kommunikationsabteilung und dem IT-Team, um alle Standpunkte in Einklang zu bringen
Entwicklung und Verbesserung von Vorlagen und Prozessen zur Kommunikation von Roll‑outs und IT‑Aktivitäten, im Besonderen MS‑Teams
Erfassen und Umsetzen von Lessons Learned, Role Modeling und Coaching von Kollegen
KAIT Umsetzung und FixIT Basis:
Umsetzung der KAIT Konformität, unter Berücksichtigung der Etablierung eines leistungsfähigen IT Service Managements und der Umsetzung effektiver und effizienter IT-Prozesse inkl. der passenden organisatorischen Gestaltung der Helaba Invest IT. Das Projekt arbeitet nach ITIL Standards.
Meine Aufgaben: Unterstützung der Projektleitung, Erstellung eines neuen IT-Auftritts in Confluence (Ersatz für ein Intranet), Mitwirkung bei der Schaffung eines zentralen PMOs mit einheitlichen Vorgaben. Ausarbeitung und Durchführung von Management of Change Maßnahmen für das neue ITSM Tool TOPdesk – dazu gehören Testbegleitung und Mitarbeiterschulungen sowie die Vervollständigung der Dokumentation.
Onboarding eines Neukunden:
Unterstützung des Projektteams und der -leitung durch Erstellung des Statusberichts für Kunde und Auftraggeber. Vorbereitung und Durchführung der administrativen Prozessabläufe für das 50 Personen umfassende Team (Genehmigungsverfahren, etc.) Abteilungsübergreifende Pflege des Projektplans.
ATLAS – Einführung einer BIP (Business Integration Schicht):
Unterstützung der Projektteams und der -leitung durch Berichtswesen, Dokumentationen, Beschaffungswesen und Organisation
Projektcontrolling: Überwachung von Status und Aufgaben der Teilprojekte; Koordinierung von Projekte Ressourcen; Unterstützung bei Projektaufträgen
Zentrale Koordinierungsstelle: Sammelstelle für Informationen; Projektkommunikation; Projektmarketing; Coaching und Trainings
Eingesetzte Tools: MS Office Produkte inkl. MS Teams; Atlassian Produkte: Jira, Confluence,
Elysium – Einführung von Bloomberg AIM (Modernisierung der Frontoffice-Systemlandschaft der Helaba Inverst
Unterstützung der Projektleitung bei den Prozessworkshops. Durch die neu eingeführte Software verändern sich nach dem Projekt die Prozesse in der Linie. Daher werden alle Prozesse neu betrachtet und aufgesetzt.
Moderation von Meetings
Zentrale Koordinierungsstelle: Sammelstelle für Informationen; Projektkommunikation; Projektmarketing; Coaching und Trainings
- Planung und Durchführung der Kommunikation während der Projektlaufzeit, insbesondere im Leitstand während der Testwochenenden
- Planung, Moderation und Nachbereitung der Kick-Off Veranstaltungen
- Abstimmung mit den Fachabteilungen und der fachlichen und technischen Betreuer der einzelnen Systeme zur Testvorbereitung
- Prüfung der eingereichten Notfalltest Unterlagen
- Intensive Zusammenarbeit und Abstimmung mit der FI-TS
- Fachliche Teilprojektleitung bei der Einführung einer neuen Stammdatenverwaltung im agilen Umfeld; 2-4 Rollouts im Jahr
- Abstimmung und Kommunikation über verschiedene IT- und Fachbereiche hinaus
- Zielgruppengerechte Kommunikation innerhalb des Projekts, mit den Abnehmern des Projekts (inklusive Multiplikatoren) und den Stakeholdern; Berücksichtigung der Unternehmenskultur
- Planung, Erstellung und Durchführung der Mitarbeitertrainings über die gesamte Projektlaufzeit hinweg; Präsenzschulungen an 16 Standorten in Deutschland von bis zu 40 Mitarbeitern; internationale Webex Schulungen in englischer Sprache ab 20 Teilnehmern
- Ausarbeitung und Erstellung erforderlicher Unterlagen (Schulungsunterlagen sowie Handbücher) in deutscher und englischer Sprache
- Aufnahme und Abstimmung von fachlichen Anforderungen der Fachabteilungen; daraus resultierend: Erstellung von Anforderungskatalogen und User Stories
- Abstimmung geänderter Prozesse mit den Fachabteilungen
- Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen und Workshops
- Train the Trainer Seminare für weitere Referenten; Team von 8 Trainern
- Pflege der Intranet Seite, Nutzung eines Content Management Systems
- Konzeption, Ausarbeitung und Durchführung von Schulungsfilmen für die Mitarbeiter, inklusive Drehbuch, Texten, Schnitt und Sprecher
- Entwicklung von Trainings- und Dokumentationsunterlagen in Deutsch und Englisch
- Betreuung der Multiplikatoren (Telefonsupport und Betreuung Funktionsmailbox)
- Abstimmung und Kommunikation über verschiedene IT- und Fachbereiche hinaus
- Train the Trainer Seminare
Zu meinen Tätigkeiten gehörte:
- Ermittlung des Bedarfs
- Planung und Durchführung von Trainings
- Planung und Erstellung von Präsentationsunterlagen und Übungsaufgaben
- Training interaktiver Schulungssoftware
- Floor Walking zur Unterstützung der Mitarbeiter bei geänderten Prozessen
- Telefon- und E-Mailsupport
- Organisation von Messen
- Organisation von Werbeunterlagen, dazu gehörten Verhandlungen mit Werbeagenturen, Einstellung von Mitarbeitern, Verhandlungen mit Druckereien
- Erstellung und Pflege des Internetauftritt, Nutzung eines Content Management Systems, um den Webauftritt zu pflegen
