ANWENDUNGEN:
Anwendungen: SAP-basiertes Zeiterfassungssystem; Microsoft SharePoint; Riva (Rechnungssystem); Doxis (Dokumentenmanagement); Ramon (Zugriffsberechtigung); Beck-online-Datenbank; BCD Travelsoftware; MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint); Lotus Notes; MS Project (Grundkenntnisse)
Regelmässige bankinterne Compliance- und Geldwäscheschulungen sowie FATCA und UHRC

MUTTERSPRACHE: Deutsch und Englisch

SCHWERPUNKTE:
PMO -Schwerpunkt im Finanzsektor
Allgemeine Projekt- und Sekretariatsaufgaben
Strukturierung, Standardisierung und Dokumentation von administrativen Arbeitsabläufen
Administrative Prozessoptimierung
Erstellung von Leitfäden; Dokumentation von Entscheidungen und Ergebnissen
Teilnahme an Jour Fixe Terminen
Übernahme eigenverantwortlicher Themen (u.a. Statistiken; Compliance-Meldungen; Geschenkeregister)
Austausch, Abstimmung und Kommunikation mit Fachabteilungen; Einholen von Informationen
Erstellen von Reports und Protokollen
Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern
Rechtsrelevante Sachbearbeitung (Zwangsvollstreckungen; Drittschuldnererklärungen; Vollmachten)
Einarbeitung und Training von Assistenzen und Paralegals (juristischen Fachkräften)
Leitung eines Pool-Sekretariats
Terminkoordination; Rechnungsprüfung; Reise- , Event- und Workshopplanung


Projektkoordination Int. Marketing Communications
Überwachen des Produkteinführungskonzeptes/Launch
Status tracking; Monitoring; Überwachen und Einhalten von Deadlines
Berichterstattung; Statusreports; Briefings erstellen
Steuerung von Werbeagenturen


Interim - Vorstandsassistenz
Betreuung des Vorstands in organisatorischen und administrativen Belangen
Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Recherchen, Reportings und Protokollen
Verantwortlich für die Planung und Durchführung der Jahresaufsichtsratssitzung
Terminkoordination; Reise- und Veranstaltungsplanung


Bewerbermanagement
Implementierung einheitlicher und automatisierter Prozesse
Optimierung von Arbeitsabläufen; Statistiken erstellt
Implementierung eines elektronischen Dokumentensystems
Kommunikationsschnittstelle zwischen Bewerber und Fachabteilung

Seminarmanagement
Akquisition von Trainern und Beratern
Budgetkontrolle Weiterbildungskosten

Zweites berufliches Standbein:
Kreuzfahrtbranche - Repräsentantin der Charterfima
Überprüfung der Einhaltung von Charterverträgen zwischen Reederei und Charterfirmen
Qualitätssicherung des Hotelmanagements/-Standards zur Zufriedenstellung der Passagiere
Schnittstelle zwischen Charterer, Reederei und lokalen Agenturen
Einweisung von Kreuzfahrtdirektoren

 

• Head of Commercial Banking Legal / ING Bank
• Head of Real Estate Finance Germany / ING Bank
• Director International Marketing Communications / Fresenius
• CEO / Kanadische Investmentbank
• Managing Director / Swiss Travel Service, Switzerland

Namen und direkter Kontakt werden bei konkreter Anfragegenannt.

Reisebereitschaft ist gegeben ohne zeitlich und räumliche Begrenzung.

Verfügbarkeit: asap. Bevorzugt: Kölner Raum und Bonn. Ggf. auch Auslandseinsätze. Schwerpunkt ist die Finanzbranche jedoch branchentechnisch offen