PMO Professional / Program Management Office Professional

Gremien: Organisation der Governance Meetings inkl. Terminkoordination, Sitzungsbegleitung, Erstellen der Unter­lagen und Zusammenführung der Einzelstatus (Fortschritts-Reporting, RAG Status) aus den Workstreams und den Statusberichten der externen Dienstleistern (IBM und msg-Life) in das Executive Reporting bzw. auf Work­stream-Ebene.

Reporting Ressourcenmanagement: Ressourcen- und Newhire-Reporting, Mitarbeit bei der Neuorganisation des Ressourcing Prozesses (Prozessbeschreibung und Entwurf der Formulare).

Reporting Mitwirkungsleistung/Beistellungen: Unterstützung bei der Erstellung der wöchentlichen Übersicht der Mitwirkungsleistungen der Fach­be­reiche (Fachkonzepterstellung, Test usw.)

Sharepoint: Projektdokumentation, Einführen eines Prozesses für die Erteilung der Zugriffsberechtigungen (und Vergabe Zugriffsberechtigungen, Rechteverwaltung, Seitenadministration)

Projektkommunikation: Aufbau und Update der Projektkommunikation über Sharepoint-Seiten, Durchführen der wöchentlichen Redaktionssitzungen, Durchführen der Interviews mit Managern, Ausarbeiten der Marketing und Kom­munikationstexte und Beiträge der Stakeholder, Koordination der Marketingmaßnahmen mit der Marke­ting­ab­teil­ung.

Unterstützung aller Aktivitäten für den Betriebsübergang: Kommunikation mit den Rechtsabteilungen, Qualitätssicherung der Dokumente und Schriftverkehr, Übersetzungen (Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch), Erstellen der Mitarbeiterlisten und Reports (Status Verträge, Mitarbeiterstatistik etc.)

Finanzplanung und Projekt-Controlling: Begleiten und Dokumentieren des Bottom-Up Planungsprozesses einzelner Projekte, Reporting/Dokumentation relevanter Kennzahlen (Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Ressourcenverbrauch, RAG Status, KPIs, R&I)

Risiko Management: Verantwortlich für Risk & Issue Reporting inklusive Erfassung, Nachhalten, Sicherstellung der Be­richts­qualität und Begleitung des Eskalationsprozesses mit Clarity.

Projekt Reporting: Verantwortlich für die Wochen- und Monatsreports (RAG-Reporting), Risiko- und Finanz­re­ports für Einzelprojekte sowie das Programm.

Quality Management: Überwachen der Einhaltung der internen Qualitätsrichtlinien für alle Projekte des Programms inklusive Dokumentation, Dokumentenmanagement (SharePoint) und Kommunikation. Unterstützen der Projekt­ma­na­ger bei Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie bei der Durchführung der Qualitäts-Checks. Verantwortlich für den Review & Approval Prozess.

Ressourcenplanung: PLAN-IST Analysen und Reporting, Ableiten geeigneter Maßnahmen und Plan-Anpassungen.

Dokumenten- und Accessmanagement: Konzeption und Einführung einer neuen Dokumentationsstruktur inklusive Restrukturierung der Datenbanken und Dokumenten- und Zugriffsmanagement (SharePoint).

Einführen eines Review-Prozesses, Unterstützung bei der Durchführung: Nachverfolgen und Dokumentation der Reviews, Sicherstellen der Qualitätsvorgaben, Berichterstattung.

Workshops: Verantwortung für die Organisation von Interview-Workshops mit dem Ziel, interne Mitarbeiter für zu besetzende Positionen bei einem spezifischen Kunden zu identifizieren. Koordination der Terminplanung (Kundenrepräsentanten und interne Mitarbeiter), Auswahl der Kandidaten, Durchführung der Interviews und Unterstützung der Kunden beim Auswahlprozess.

Flächen-Management: Umzug der Teilprojektteams (ca. 100 MA) auf neue Projektflächen (inklusive Hardware-Neubeschaffung, SW-Umzug, Möblierungen und Raumumbauten). Unterstützung der Projektleitung und des PMO-Teams bei allen anfallenden Aufgaben.

Organisation und Koordination des Bereichs Meetings/Infrastruktur: Raum- und Terminkoordination inklusive Einladungen, Organisation Sitzungsbegleitung, Nachhalten der Offene-Punkte-Liste, Raum-Equipment und Catering.

Aufwands- und Rechnungscontrolling: Entwicklung und Einführung eines verbesserten Prozesses zur Leistungserfassung aller Externen MA (on- und offshore) inklusive Faktura-Abgleich und Reporting für Programm- und Projektleitung sowie für das Providermanagement.

Koordination der indischen Subunternehmer: Kommunikation und Abstimmung mit den indischen Vertragspartnern und den Deutschen Support-/ Entwicklerteams.

Projektplanung: Erfassen der Anpassungen/ Input der Projekte, Updates einarbeiten; Reporterstellung.

Workshops: Erarbeiten von Workshops zur Evaluierung aller bis-dato Projektergebnisse und Aufwandsplanung bis zur Erreichung aller Projektziele mit allen Einzelprojekten.

Projektabschluss: Dokumentation aller erreichten Projektergebnisse, Abschluss der Dokumentation, Erstellen der Abschlussberichte. Organisatorischer Projektabschluss.

Organisation und Koordination aller PMO-Prozesse (Rechnungsstellung- und reporting, Onboarding neuer Mitarbeiter, Raumbuchungen, Event-Organisation, Kommunikation, Dokumentenmanagement etc.).
Als Projekt­lei­ter­in verantwortlich für zwei Software Maintenance Projekte (Koordination des Projektteams, Mit­ar­bei­ter, Auf­wands­planung- und Controlling, Reporting).

Aufwands- und Rechnungscontrolling: Kosten-Forecast und -überwachung für 25 Wartungs- und Ent­wick­lungs­pro­jekte für interne und externe MA, internationales Teams. Qualitätssicherung und Freizeichnen der Sub­unter­neh­mer-Rechnungen sowie Ergebnisübermittlung und Erstellung der Ergebnisberichte. Qualitätssicherung der Leis­tungs­abrechnung indischer Subunternehmer. Unterstützung der Projektleitung bei der Aufwandsschätzung neuer Pro­jekte, Erstellen der Planungs-Dokumentation, PLAN-IST Reporting.

Reporting: Erstellung von Ad-Hoc- und turnusgemäßen Berichten an interne Programm- und Projektleitung und Kun­den.

Vendor Management: Tracking der Subunternehmer-Rechnungsstellung, Kommunikationsmanagement zwischen On- und Offsite - Entwicklerteams (Indien). Leitung der deutsch-indischen Management Meetings.

Unterstützung der Projektleiter bei allen internen Prozessen: Qualitätsmanagement, Erstellen von Aus­schrei­bungs­unter­lagen, Präsentationerstellung, Kommunikation, administrative Tätigkeiten (Führen der Projektakten, Pfle­ge von Datenbanken und -Listen), Event-Organisation.