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Schlagworte
Skills
Kosten und Budgetplanung, Forecasts, R&I Management, Qualitätsmanagement, Projektplanung (MS Project), Ressourcen Management, Stakeholder Management. Dokumenten Management, Verwaltung von Zugriffsrechten.
Kennzahlen, Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Ressourcenverbrauch, RAG-Reporting, Regel-Reporting.
Unterstützung bei der Planung und operative Umsetzung einzelner Maßnahmen (Entwurf und Design von Präsentationen und Texten / Kommunikation, Entscheidungsvorlagen, Events, Schulungen etc.), Koordination von Projektaufgaben und – Ressourcen.
Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes, Meetings, Workshops, Schulungen: Erstellung von Präsentationen (inkl. Entwurf), Inhalten, Konzepten und Schulungsunterlagen, Protokollführung, Offene-Punkte Liste (OPL).
Dokumentation und Ablage (Sharepoint), Durchführung von Schulungen, Partnermanagement, Vendor Management.
GPM / IPMA zertifiziert (D), Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch.
Projekthistorie
Aufbau einer neuen Hardwarestruktur und Migration aller Enterprise und Business Applikationen von den Data Centern München und Nürnberg in ein neues Data Center Bastogne / Belgien). Dekommissionierung der Daten Center München und Nürnberg
Dispatch von Tickets und Klären von Fragen, Ergänzen von Informationen und Organisation der Kommunikation rund um die Tickets, Tracken der Tickets und Unterstützung des Fachbereichs bei der Erstellung der Tickets
Ticket Reporting: Verantwortlich für die Statusreports des Teams an die Programmleitung
Entwicklung neuer IT-Ticket Templates u.a. für die Beauftragung der Datenbank Umzüge nach Bastogne, das Anlegen und Löschen von Datenbanken oder Zugriffen auf Datenbanken, Einrichten von Monitoring/Back-ups usw., sowie Beschreibung der Prozesse
Ersetzen der bestehenden Win7 Endgeräte durch neue Win10 Geräte (BNPP Group Standard WS2020), Integration aller Services (e.g. Group-AD, Office365, Exchange, Skype for Business, div. Business Applikationen etc.)
Dokumentation Verantwortlich für die Dokumentation aller Projektaktivitäten (Risks, Reporting, Status, Financials, Ressourcen, Tasks & Allocations, Meilensteine, Meetingprotokolle etc.); Aktualisierungen der Projektverzeichnisse (OneNotes, Sharepoint, Projektlaufwerke)
Reporting Konsolidieren der Status aus den einzelnen Projektteams und Überführen in projektübergreifende Reportings (Monatsreporting ‚Heartbeat‘, tägliches Deployment ‚Burndown‘ Reporting, Application-Statusreporting; Erstellen der Steering Committee Präsentationen (und Zulieferungen für verschiedene andere Gremien); Konsolidierung der Status aus den Teilprojekten und Erstellen von Ad-hoc-Auswertungen (Snow, CMDB, …)
Support des Application Teams bei der Erstellung von RiskCards, Meeting-Präsentationen und –Protokollen, beim Gegenlesen und Übersetzen von Dokumenten, Entwerfen von Entscheidungsvorlagen, Aufsetzen und Moderation von Meetings, Verfolgen von Genehmigungsprozessen (Tracken von Risk Cards und OPL etc.) und bei der Identifikation von Ansprechpartnern und Prozessen in der neuen Gruppenstruktur (Freischaltungen von Webanwendungen, Zugriff auf die Gruppen-Infrastruktur), Verlängerungen von Lizenzen etc.
Rollout Planung Konzeption und Organisation der Übergabetermine (Tausch WIN7-WIN10 Clients) für ca. 2000 Mitarbeiter in den Geschäftsstellen München und Nürnberg; verantwortlich für das Call-Center Team
Erstellen des täglichen Fortschrittserporting (Burndown) an die Gruppe, das Programm Management, CISO DACH und das Security Team
Projektkommunikation Verantwortlich für die Kommunikation über die Projektmailbox bzgl. der Belange der Mitarbeiter: Weiterleitung von Problem- und Sonderfällen, Kommunikation von Prozessen und Fertigstellungsgrad der Applikationen, Q&A etc.
Zulieferungen aller Projektinformationen für die Projekt-Homepage (Ansprechpartner, Zahlen & Fakten, Timeline, Verlauf und Status des Projekts) sowie die zweiwöchentlichen Open Door Status Calls (Q&A), Townhall-Meetings, Entwerfen der Email-Kommunikation des Programm-Managements an die Mitarbeiter
Unterstützung der Projekt-Abschlussarbeiten Organisation der Project Closure Workshops (Lessons-Learnt, Identifikation ausstehender Arbeiten und Applikationsmigrationen, Planungen des Scopes für ein Folgeprojekt, Erstellen der Clarity Abschlussdokumentation, Archivieren der Laufwerke etc.)
Softwareentwicklung und Systemintegration zur Automatisierung der Abwicklung von ca. 4,5 Mio hochverzinster Lebensversicherungs-Altverträge in Kooperation mit IBM
Gremien Organisation der Governance Meetings, Terminkoordination, Sitzungsbegleitung, Erstellen der Unterlagen und Zusammenführung der Einzel¬status (Fortschritts-Reporting, Risiko-Status) aus den Workstreams und den Statusberichten der externen Dienstleistern (IBM und msg-Life) in das Executive Reporting und auf Workstream-Ebene
Reporting Ressourcenmanagement Ressourcen- und Newhire-Reporting, Mitarbeit bei der Neuorganisation des Ressourcing Prozesses (Prozessbeschreibung und Entwurf der Formulare)
Reporting Mitwirkungsleistung/Beistellungen Unterstützung bei der Erstellung der wöchentlichen Übersicht der Mitwirkungsleistungen der Fachbereiche (Fachkonzepterstellung, Test usw.)
Sharepoint Projektdokumentation, Einführen eines Prozesses für die Erteilung der Zugriffsberechtigungen (und Vergabe Zugriffsberechtigungen, Rechteverwaltung, Seitenadministration)
Einführung von Office365 bei Commerzbank im Rahmen des Modern Workspace
Reporting und Projektplanung Erstellen der Regelreportings für die Projekt- und Programmleitung (Commerzbank und Microsoft). Erstellen der Fortschrittsplanung anhand von Lieferelementen (Dokumenten) und geleisteten Tagen (Soll/Ist/Plananpassung)
Harmonisierung der Prozesse der e-Shelter Deutschland GmbH und Gyron Internet Ltd. mit dem Ziel der Überführung in die Struktur der NTT Global Data Centers.
Projektkommunikation: Aufbau und Update der Projektkommunikation über Sharepoint-Seiten, Durchführen der wöchentlichen Redaktionssitzungen, Durchführen der Interviews mit Managern, Ausarbeiten der Marketing und Kommunikationstexte und Beiträge der Stakeholder, Koordination der Marketingmaßnahmen mit der Marketingabteilung.
Unterstützung aller Aktivitäten für den Betriebsübergang: Kommunikation mit den Rechtsabteilungen, Qualitätssicherung der Dokumente und Schriftverkehr, Übersetzungen (Englisch), Erstellen der Mitarbeiterlisten und Reports (Status Verträge, Mitarbeiterstatistik etc.)
Multiprojekt-Portfolio des Head of Wealth Management Tech Germany mit einem wechselndem Projektportfolio (Softwareentwicklung, Regulatorische Projekte und Project Maintenance)
Finanzplanung und Projekt Controlling Begleiten und Dokumentieren des Planungsprozesses einzelner Projekte, Reporting/Dokumentation relevanter Kennzahlen (Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Ressourcenverbrauch, Projekt Status, KPIs, Risks)
Risiko Management: Verantwortlich für Risk & Issue Reporting inklusive Erfassung, Nachhalten, Sicherstellung der Berichtsqualität und Begleitung des Eskalationsprozesses mit Clarity
Projekt Reporting: Verantwortlich für die Wochen- und Monatsreports (RAG-Reporting), Risiko- und Finanzreports für Einzelprojekte sowie das Programm
Qualitätsmanagement: Überwachen der Einhaltung der internen Qualitätsrichtlinien für alle Projekte des Programms inklusive Dokumentation, Dokumentenmanagement (SharePoint) und Kommunikation. Unterstützen der Projektmanager bei Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie bei der Durchführung der Qualitäts-Checks. Verantwortlich für den Review & Approval Prozess
Ressourcenplanung: PLAN-IST Auswertungen und Reporting, Ableiten geeigneter Maßnahmen und Plan-Anpassungen
Migration aller Prozesse, IT-Infrastruktur und Anwendungen der akquirierten Postbank auf eine gemeinsame IT-Plattform.
MS Project Planung Verantwortlich für die Aktualisierung der Gesamtplanung in Abstimmung mit den Teilplanungen der Unterprojekte, Kommunikation des Projektfortschritts und das Entwickeln von Strategien zur Lösung möglicher Differenzen
Risiko Management: Verantwortlich für die Einhaltung der Qualitätsanforderungen des Programm Managements an das Deutsche Bank Risk Reporting, Unterstützung der Projekte bei der Durchführung der Risk Prozesse; verantwortlich für das Reporting an das Senior Management sowie Eskalation einzelner Risks
Unterstützung des Programm Managements bei allen Projektaktivitäten wie Projektinitiierung und -abschluss, Ramp-Down nach Projektabschluss, Ad Hoc Reportings, Evaluierungs- und Planungsaktivitäten; etc.
Teilnahme an verschiedenen Gremien in Vertretung der Programm- und Projektleitung.
