Profilbild von Julia Stoffels IT Projektmanagerin und Project Management Office (PMO) aus Koeln

Julia Stoffels

verfügbar

Letztes Update: 18.11.2022

IT Projektmanagerin und Project Management Office (PMO)

Abschluss: Bachelor of Arts im Bereich Wirtschaft & Management und Wirtschaftsinformatik
Stunden-/Tagessatz: anzeigen
Sprachkenntnisse: deutsch (Muttersprache) | englisch (gut)

Dateianlagen

23-01-17-Profil-Stoffels-Julia-DE_011723.pdf

Skills

Projektportfolio (Überblick)

Projektleitung und -management (klassisch + agil)

• Projektdurchführung in den Bereichen Einkauf/ Ausschreibungs- und Tendermanagement, IT-Rollout, Migration Betrieb und Prozessaufbau
• Entwicklung von Projektplänen, Ressourcen- Produkt-/ Projektstrukturplänen, Risikomanagement etc.
• RFI, RfQ-, RFP-Entwicklung inkl. Evaluierungs-management
• Team-Steuerung, Durchführung von Team-Workshops, Status-Meetings und Steering Committees

Project Management Office Leistungen (PMO)
• Entwicklung von Projektmanagement-Standards und Richtlinien sowie Sicherung derer Einhaltung
• Reportingaufbau inkl. Prozessdefinition, Template-Erstellung und Dokumentation
• Dokumentenmanagement und Administration von DM-Systemen (bspw. MS Sharepoint, Atlassian Confluence)
• Kommunikations-, Beschaffungs- und Stakeholder-management sowie Projektorganisation

Dokumentenmanagement und Design
• Datenaufbereitung und Erstellung von Präsentationen (bspw. Vertriebsunterlagen und Management-Boards)
• Erstellung von Templates mit abgestimmten Designvorgaben (bspw. in MS PowerPoint, Word, Excel)
• Korrektorat von Texten und Layouting

Projekterfahrung

2019 | Kunde aus der Chemie-Industrie:
• Erstellung eines regelmäßigen Status-Reportings aus verschiedenen Datenquellen über das gesamte Projekt
• Erstellung von Projekt-, Teamprojekt- und Ressourcenplänen sowie Systemübersichten
• Dokumentation der Systemübergaben
• Reporting des Projektaufwands und Budges (u.a. aus SAP PPM und BW-Reporting)

2018/ 2019 | Kunde aus der Chemie-Industrie:
• Analyse der bestehenden Mobile Device Management und Mobile App Management-Lösungen sowie der kundenseitigen Anforderungen an neue Provider
• Koordination und Erstellung von RFP-Dokumenten in englischer Sprache (Leistungs-beschreibung und Anforderungskatalog sowie ausschreibungsbegleitende Unterlagen)
• Beschreibung von kommerziellen und projektseitigen Anforderungen an die Anbieter sowie Aufbereitung als Entscheidungsvorlagen für kundeninterne Gremien
• Erstellung regelmäßiger Reports in englischer Sprache und Leitung von Statusmeetings über das Gesamtprojekt für den Kunden
• Beratung hinsichtlich Projektmanagement-Methoden und Bewertungssystemen
• Aufbereitung von Angebotsinhalten und Bewertung der Anbieter

2018/ 2019 | Kunde aus der medizinischen Patientenbetreuung (Dialyse):
• ISDN/ All IP Migrationsplanung von 300 Standorten (ca. 900 Anschlüsse) mit je 3 – 6 beteiligten Einheiten in mehreren Phasen
• Analyse der Ist-Situation und Erstellung von konkreten Termin- und Vorgehensplänen zur Umstellung von bestehenden analogen und ISDN-Anschlüssen auf IP
• Bearbeitung von Sonder-Standorten mit abweichenden Anschlüssen oder Prozessen
• Durchführung regelmäßiger Status-Termine zur Verbesserung des Ablaufprozesses
• Dokumentation der neuen Anschlüsse, Abweichungen, Folgeaufgaben etc. als neue Grundlage für den Kunden

2018 | Kunde aus der Chemie-Industrie:
• Erstellung von Projektplan und Arbeitsplänen
• Entwicklung und Design von Reporting-Templates in englischer Sprache mit automatisierter Datenübertragung aus MS Excel in MS PowerPoint
• Erstellung von Prozessvorschlägen (SwimLanes), u.a. in MS Visio

2017/ 2018 | Kunde aus dem Einzelhandel:
• Planung des Ausschreibungsprozesses und Konzeption der Ausschreibungsstruktur sowie Vorgabe von Dokumententemplates (Leistungsverzeichnis, Kriterienkatalog und weitere)
• Dokumentenmanagement und Statustracking der Kapitel, u.a. in Atlassian Jira und Confluence
• Erstellung von Ausschreibungsinhalten (Management Summary, Vorgehensplan, etc.)
• Verantwortung der Dokumentenqualität hinsichtlich der kommerziellen Bedingungen, Texten, Struktur und CICD
• Konzeption von Bewertungsschemas für Angebote, u.a. in MS Excel
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen für das Management in MS Power Point

2017 | Kunde aus dem Einzelhandel:
• Modellierung von Einkaufs-/ Orderprozessen zur Automatisierung von Einkaufsabläufen und Vereinfachung der Abrechnung
• Umsetzung von Providerwechseln für die Märkte
• Auftrags-, Bestands- und Abrechnungs-Management von Telekommunikationsdiensten (ISDN, WAN, DSL, VPN)
• Vertragserstellung und Digitalisierung in SAP
• Analyse und KPI-Reporting von DSL-Bandbreiten, Anschluss- und Umstellungskosten aus kundenspezifischen Datenbanken

2016/ 2017 | Arbeitgeber: Deutsche Post AG:
• Analyse von bestehenden und potenziellen Distributionskanälen
• Konzeption von Geschäftsmodellen zum Absatz von Massenmarkt-Produkten
• KPI-Reporting und Aufbereitung für das Top-Management

• Konzeption von Preis-, Service- und Bundlemodellen für Geschäftskunden
• Erstellung von CI- und marketingkonformen Präsentationen für Kunden und Management
• Erstellung von Vertragsvorlagen für den Vertrieb

• Aufbau eines Management-Boards zur Abstimmung von Angebotsinhalten und -preisen
• Steuerung der fachlichen Abteilungen zur Erstellung von Outsourcingangeboten
• Aufbau einer zentralen Angebotsdokumentation mit unterschiedlichen Prozessen und Dokumenten in MS Sharepoint

2009 - 2015 | Arbeitgeber: T-Systems International GmbH:
• Erstellung von ICT-Angeboten mit einem Auftragswert bis 120Mio. EUR in Deutsch und Englisch für Ansprechpartner auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene sowie Fachabteilungen
• Verantwortung des Dokumentenmanagements und Erstellung von Angebotstexten
• Konzeption und Administration von Projekträumen in MS Sharepoint inkl. Rollenkonzeption

Projektrelevante Software- und Toolerfahrung:
Microsoft: Word, PowerPoint, Excel, Project, Visio, Sharepoint Anwender-Administration
Atlassian: Jira, Confluence
SAP: PPM und weitere Module
Datanet CTO, CTR

Zertifizierungen und Weiterbildungen:
2019 - 2020: Ausbildung zum Systemisch Integralen Coach
2019: Prince2 Practitioner Zertifizierung (Axelos)
2018: ITIL 2011 Zertifizierung (Axelos)
2017: Professional Scrum Master (PSM) Zertifizierung (Scrum.org)
2016: Project Management Professional (PMP) Zertifizierung (PMI)


2016: Design Thinking Training
2014: Proposal-Management Training für komplexe ICT-Projekte
2013: Project Management Professional Training (PMI)

Studium und Ausbildung:

2016: Wirtschaft und Management, Berufsbegleitender Studiengang, Fachhochschule für Ökonomie und Management, Köln
Abschluss: Bachelor of Arts

2012: Wirtschaftsinformatik, Berufsbegleitendes Studium, Fachschule für Wirtschaft, Düren
Abschluss: Staatlich geprüfte Betriebswirtin

2009: Ausbildung, Deutsche Telekom AG, Aachen und Düren
Abschluss: IT-Systemkauffrau

Projekthistorie

11/2021 - bis jetzt
Projektmanagerin
  • Aufbau eines strukturierten Project Management Offices für die TDG IT, Erstellung eines „Projektmanagement-Werkzeugkoffers“, Aufbau von Wissensmanagement-Prozessen
  • Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau eines Projektportfoliomanagement-Systems, nach Vergleich verschiedener PPM-Fertiglösungen
  • Durchführung von Migrationsprojekten:
  • Unternehmensweite Einführung eines Support-Ticketsystems für den IT-Support in Eigenentwicklung: Steuerung der Software-Entwickler, Pflege des Backlogs, Test-Management und Koordination des Bug-Fixings, Datenmigration aus diversen Systemen
  • Unternehmensweite Einführung von MS Sharepoint: Erstellung von Migrationsplänen, Koordination der internen System-Verantwortlichen und externen Dienstleister, Kommunikation mit den Fachbereichen, Sicherstellung der Datenmigration von Netzlaufwerken auf Sharepoint, Management-Reporting
  • Koordination diverser Projekte inkl. Steuerung ext. Dienstleister, Testmanagement, Informationsmanagement und Go Live, z.B.:
  • Einführung einer Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Anpassung von Passwort-Richtlinien
  • Einführung von neuen Datenbanksystemen im Einkauf und Händlernetz
  • Austausch von Firewalls
  • Regelmäßige Projektarbeit in Tools, wie MS Sharepoint, Excel, Visio, PowerPoint und Atlassian Jira und Confluence
  • Ressourcenmanagement und Budget-Controlling, Vorbereitung von Reportings und Entscheidungsvorlagen, Erstellung von Projekt-Dokumentationen
  • Sicherstellung der Projektinformation und -kommunikation für diverse IT-Projekte mit Fachbereichen, Händlern und externen Dienstleistern
  • Erstellung eines Katastrophenfall-Handbuchs für SAP-Ausfälle
  • Analyse diverser Daten aus unterschiedlichen Quellen in MS Excel und Aufbereitung für das Management, z.B. von Händler-Usern, Berechtigungen und Verbrauchsdaten aus SAP

01/2020 - 11/2021
Project Management Office (PMO)

1. Project Management:

  • Initiale Projektplanung und Projektaufbau:
  • Erstellung des Gesamtprojekt-Basisplans und Detailprojektpläne für 3 Teilprojekte
  • Entwicklung von Budgetplanungsübersichten
  • Aufbau von Risiko-Register und Risiko-Diagrammen
  • Aufbau von Kommunikations- und Trackingprozessen in Abstimmung mit dem Management
  • Erstellung von Templates für das Management
  • Projektpläne:
  • Controlling des Gesamtprojektplans und der Detailpläne für die 3 Teilprojekte
  • Budget Controlling:
  • Vertrags- und Rechnungsbearbeitung inkl. Kontierung
    (über 3 Gesellschaften innerhalb des Konzerns)
  • Dokumentation und Überwachung des Budgets der jeweiligen Teilprojekte
  • Regelmäßige Abstimmung des Budgets mit den Teilprojekten und Providern
  • Regelmäßige Prüfungen des SAP-Stands und Veranlassung von benötigten Umbuchungen
  • Risiko-Management:
  • Aktualisierung der Projektrisiken in Abstimmung mit den Teilprojekten
  • Steering Committee:
  • Organisation und Durchführung von Steering Committee-Meetings
  • Vorbereitung der Präsentationen, Erstellung des Project Controlling Reports inkl. Darstellung von Risiken, Budget-Status, Progress, Team Mood und Empfehlungen, Erstellung der Protokolle

 

2. Durchführung von Sub-Projekten innerhalb der 3 Teilprojekte:

  • Aufbau der Büroflächen der neuen Gesellschaft für 40 Mitarbeiter:
  • Entwicklung von Raumkonzepten, gemeinsam mit Innenarchitekten verschiedener Provider
  • Entwicklung verschiedener Lösungsmöglichkeiten für den Aufbau von Einzelbüros, Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen nach Kundenbedarf unter Beachtung von Raumgrößen sowie Arbeits- und Brandschutzvorgaben
  • Einholung und Bewertung von Angeboten für bauliche Maßnahmen, zusätzlicher Strom- und IT-Verkabelung, Bodentanks, Renovierung und Möblierung
  • Vorauswahl von Materialien und Providern unter Berücksichtigung von Qualität, Kosten- und Zeitplanung, Erstellung von Entscheidungsvorlagen zur Umsetzung der Maßnahmen
  • Organisation und Begleitung der Umsetzungen
  • Vorbereitung eines Zustimmungsprozesses zur Vertragsübernahme von 30.000 Kunden:
  • Agentur-Vorschlag zur Erstellung von Kunden-Anschreiben und Bearbeitung der Kundenantworten. Angebotseinholung und Vorbereitung einer Entscheidungsvorlage
  • Unterstützung bei der Prozessdefinition und -abstimmung
  • Unterstützung bei der Erstellung der Kunden-Anschreiben, Auswahl von Materialien
  • Regelmäßige Abstimmung des Status‘ und der nächsten Schritte
  • Initiale Einrichtung der Telefonie in der neuen Gesellschaft:
  • Abstimmung und Umsetzung eines Telefonkonzeptes für die neue Gesellschaft (Geräte, Nebenstellen, Weiterleitungen, Telefonansagen etc.)
  • Kompetenzregelung der neuen Gesellschaft:
  • Unterstützung bei der Erstellung einer Kompetenzregelung für die neue Gesellschaft
  • Prüfung von Formularen und Schreiben:
  • Änderungsprüfung für die Portfolio-Übertragung

 

3. Organisation:

  • Vorbereitung und Durchführung regelmäßiger Projekt-JourFixes mit dem Projektteam
  • Terminmanagement
  • Aufbau und Pflege der Projekt-Ablagen in Atlassian Confluence/WIKI und Microsoft Sharepoint

07/2021 - 10/2021
Cut Over Managerin
  • Erstellung von Ablaufplänen/Cut Over Plänen für die Migration eines SAP-Systems
  • Abstimmung der benötigten Tätigkeiten mit dem SAP-IT Team, den Fachbereichen und externen Dienstleistern
  • Erstellung und Abstimmung der zeitlichen Abläufe
  • Kommunikation der anstehenden Tätigkeiten und Tracking von Status und Problemen
  • Verproben dieser Pläne und Test-Migrationen auf SAP-Sandboxen und Durchführung des Go Lives

02/2018 - 12/2019
Projektmanagerin
  • Analyse der bestehenden Mobile Device Management und Mobile App Management-Lösungen sowie der kundenseitigen Anforderungen an neue Provider
  • Koordination und Erstellung von RFP-Dokumenten in englischer Sprache (Leistungs-beschreibung und Anforderungskatalog sowie ausschreibungsbegleitende Unterlagen)
  • Beschreibung von kommerziellen und projektseitigen Anforderungen an die Anbieter sowie Aufbereitung als Entscheidungsvorlagen für kundeninterne Gremien
  • Erstellung regelmäßiger Reports in englischer Sprache und Leitung von Statusmeetings über das Gesamtprojekt für den Kunden
  • Beratung hinsichtlich Projektmanagement-Methoden und Bewertungssystemen
  • Aufbereitung von Angebotsinhalten und Bewertung der Anbieter

02/2018 - 07/2018
Project Management Office
  • Konzeption von Migrations- und Rollout-Prozessen, u.a. in MS Visio
  • Konzeption und Einrichtung einer Rollout-Datenbank
  • Analyse und Aufbereitung der Bestandsdaten
  • Erstellung von technischen Handbüchern für Errichter zur Migration der REWE-Märkte
  • Erstellung von Musterbaubeschreibungen zum Aufbau der Infrastruktur in neuen Märkten
  • Konzeption der Dokumentenstrukturen in Atlassian Jira und Confluence

Zertifikate

Prince2
Axelos
2019
ITIL
Axelos
2018
Scrum-Master
Scrum.org
2017

Reisebereitschaft

Verfügbar in den Ländern Deutschland
Ab 01.10.2021 wieder in Voll- oder Teilzeit verfügbar.

Kontaktformular

Kontaktinformationen

Profilbild von Julia Stoffels IT Projektmanagerin und Project Management Office (PMO) aus Koeln IT Projektmanagerin und Project Management Office (PMO)
Registrieren