Den Einkauf optimieren! (II)

02.01.2012

Benchmarking, Hedging, Rohstoff-Index und Geschick bei der (Nach-)Verhandlung: Eine erfolgreiche Einkaufsstrategie setzt auf viele Faktoren!

Im ersten Teil haben Sie erfahren, dass Markt und Preis Schwankungen unterliegen, und wie sich der Einkaufsprozess angesichts dessen definieren lässt. Nun weitere konkrete Tipps!

Tipp 5:


Ihre Aufgabe lautet in der Regel nicht, „möglichst billig“, sondern „möglichst preis-wert“ einzukaufen – also eine möglichst gute Kosten-Nutzen-Relation zu erzielen. Und diese Relation können Sie als Einkäufer über mehrere Wege verbessern. Zum Beispiel durch eine Reduktion des Einkaufspreises durch ein Preis-Benchmarking. Oder durch ein Verringern der benötigten Menge. Oder durch die Optimierung der Spezifikationen. Oder durch ein Optimieren der Supply Chain (siehe Abbildung).

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Seien Sie kreativ und kombinieren Sie die richtigen Hebel miteinander. Halten Sie nicht stoisch an der einmal gewählten Strategie fest. Gehen Sie die strategische Ausrichtung Ihres Einkaufs clever an, ohne den Überblick zu verlieren. Erst wenn Sie alle denkbaren Strategien „sauber abgeklopft“ haben, können Sie entscheiden, welches Strategiebündel angewendet werden sollte.

Doch Vorsicht! Nicht jede (Einkaufs-)Strategie eignet sich für jede Warengruppe. Die Wahl der Strategie ist individuell auf die Warengruppen abzustimmen – auch weil diese eine unterschiedliche Bedeutung für die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens haben. In der Regel besteht die Herausforderung darin, mehrere Einsparhebel zu einem Einkaufsstrategiebündel zu kombinieren.

Tipp 6:


Mit der richtigen Einkaufsstrategie an der Hand können Sie in die Ausschreibungen einsteigen, um den geeigneten Lieferanten zu identifizieren. Setzen Sie dabei Ihre Marktkenntnisse ein, um den Wettbewerb anzufachen. Zum Beispiel Ihr Wissen darüber, wie der Markt für Stahl oder Zellulose oder Baumwolle strukturiert ist und wie er sich voraussichtlich entwickeln wird. Oder Ihr Wissen, wer die schärfsten Wettbewerber der potenziellen Lieferanten sind.

Führen Sie, nachdem Sie die Ausschreibung ausgewertet haben, mit den Lieferanten der engeren Wahl die erforderlichen Verhandlungen, bis die Entscheidung für einen oder mehrere Anbieter fällt. Auch für die Verhandlungen gilt: Je mehr Sie über den Markt und die potenziellen Lieferanten wissen, um so bessere Ergebnisse können Sie erzielen.

Tipp 7:


Achten Sie beim Vertragsabschluss darauf, dass der Vertrag die Besonderheiten des Marktes für Rohstoffe und -materialien berücksichtigt – zum Beispiel das starke Schwanken der Marktpreise sowie das rasche Verändern der Marktbedingungen. Fügen Sie abhängig von Ihren Einkaufs- oder Unternehmenszielen entsprechende Klauseln in die Verträge ein, die Ihnen zum Beispiel die gewünschte Preisstabilität oder -flexibilität garantieren.

Falls Ihr Unternehmen mit den vereinbarten Konditionen „gut leben kann“, sollten Sie überlegen, die Preise durch langfristige Verträge und/oder durch Hedging abzusichern. Spekulieren Sie besser nicht auf fallende Preise, solange die aktuellen Einkaufskonditionen eine gute Kalkulationsgrundlage für Ihr Unternehmen bilden – getreu der alten Börsenweisheit: „An realisierten Gewinnen ist noch niemand verarmt.“

Tipp 8:


Messen Sie nach Vertragsabschluss während der anschließenden Implementierung die erzielten Einsparungen sowie Kostenvermeidungen und behalten Sie deren Relevanz für die Gewinn-und-Verlust-Rechnung kontinuierlich im Auge. Suchen Sie einen passenden Rohstoffindex, um den Nachweis zu führen, wie sich Ihre vereinbarten Konditionen im Vergleich zu einem Index entwickeln. Hierbei ist wichtig, dass die Finanz- und Controllingabteilung mit der Einsparmessmethode einverstanden ist.

Tipp 9:


Stellen Sie Ihre einmal getroffenen Einkaufsstrategie-Entscheidungen regelmäßig – nicht nur anlassbezogen – auf den Prüfstand. Denn wie bereits gesagt: Bei den Rohstoffen und -materialien schwanken die Marktpreise und -bedingungen stark. Deshalb gibt es stets etwas zu optimieren – selbst wenn Sie sich zum Beispiel durch langfristige Lieferverträge gegen die größten Risiken abgesichert haben.

Denn auch dann hindert Sie niemand daran, wenn zum Beispiel die Preise gerade im Keller sind, mit Ihrem Lieferanten in eine Nachverhandlung einzutreten. Seien Sie sicher: Er hat für Ihre Bedürfnisse ein offenes Ohr – zumindest dann, wenn Sie ein guter Kunde von ihm sind und er sie langfristig an sich binden möchte.

Hier finden Sie Teil I des Beitrags!


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(Bild: © Vangelis Thomaidis - fotolia.com)

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