Den Einkauf optimieren! (I)

29.12.2011

Beim Einkauf von Materialien und Rohstoffen gibt es eigentlich stets etwas zu optimieren. Denn neben den Preisen sind auch die Marktbedingungen starken Schwankungen unterworfen.

Was haben Marktbedingungen und Preis gemeinsam?


„Die Preise für Kautschuk und ‚seltene Erden’ explodieren.“ „Stahl und Kupfer kosten mehr.“ „Kaffee und Weizen erzielen Top-Preise.“ Regelmäßig liest man solche Meldungen in den Wirtschaftsmagazinen. Und einige Wochen oder Monate später liest man in denselben Medien: Die Preise für dieselben Materialien sind wieder stark gesunken.

Für fast alle Rohstoffe und -materialien gilt: Ihre Preise sind starken Schwankungen unterworfen. Dasselbe gilt für die Marktbedingungen. Wird der Markt heute zum Beispiel von Stahl oder Zellulose, Mais oder Baumwolle überschwemmt, so sind sie oft wenige Monate später nur noch schwer zu haben – das heißt beispielsweise nur mit langen Lieferfristen. Und dies zudem zu einem exorbitant hohen Preis.

Den Einkaufsprozess sauber definieren:


Aufgrund dieses starken Schwankens der Marktpreise und -bedingungen gibt es beim Einkauf von Rohstoffen und -materialien eigentlich stets etwas zu optimieren. Und diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren verschärfen, da der Rohstoffhunger solcher Länder wie China immer größer wird.

Ein entsprechend scharfes Auge sollten Einkäufer gerade bei den Rohstoffen und -materialien darauf haben, ob die Einkaufsstrategie und der Einkaufsprozess noch der Marktsituation gerecht werden. Sonst ist die Gefahr groß, dass irgendwann Versorgungsengpässe auftreten. Oder dass das Unternehmen seinen Bedarf nur noch zu einem Preis stillen kann, der seine Wettbewerbsfähigkeit und das Erreichen seiner Ertragsziele gefährdet.

Um solche Fehlentwicklungen zu vermeiden, müssen Einkäufer von Rohstoffen den strategischen Einkaufsprozess für die benötigten Materialien sehr sauber definieren – und zwar in allen sechs Stufen:

  • Bedarfsanalyse

  • Einkaufsmarktanalyse

  • Ableiten der Einkaufsstrategien

  • Auswahl des Implementierungspfads

  • Lieferantenanalyse und -auswahl

  • Vertragsabschluss und Implementierung


9 Tipps für Rohstoff-Einkäufer:


Hier einige Tipps, was Einkäufer beim Definieren und Optimieren des strategischen Einkaufsprozesses für Rohstoffe und -materialien beachten sollten.

Tipp 1:


Machen Sie es richtig: Nehmen Sie den gesamten strategischen Einkaufsprozess rigoros ins Visier, selbst wenn die Einkaufsentscheidung und die Lieferantenauswahl dann etwas länger dauern. Denn Sorgfalt zahlt sich mittelfristig aus. Dass Sie nicht unmittelbar in die Verhandlungen mit (potenziellen) Lieferanten „springen“, macht Sie nicht zur „lahmen Ente“. Das bewahrt Sie vielmehr davor, wenig informiert Entscheidungen zu treffen. Markt- und Wettbewerbskenntnis sind die entscheidenden Stellgrößen, nicht die Geschwindigkeit Ihrer Entscheidung.

Tipp 2:


Behalten Sie dabei im Blick, wer Ihre wirklich wichtigen Partner sind – unabhängig davon, ob es sich hierbei um externe Partner wie Lieferanten, Informanten und Kunden oder interne Partner, also Kollegen aus den Fachbereichen, handelt. Fragen Sie deren Bedarf und Prioritäten im Detail ab. Denn Sie müssen wissen, was zum Beispiel in der Produktion wirklich gebraucht wird. Und Sie brauchen Verbündete, um die Einkaufsstrategie im Unternehmen durch- und umzusetzen.

Tipp 3:


Die Bedarfsabfrage liefert Ihnen einen „Wust“ an Daten und Informationen, die es zu entwirren, zu ordnen und zu bewerten gilt. Ordnen Sie hierfür die von Ihren Partnern skizzierten Bedarfe und Volumina wohlsortiert definierten Materialgruppen zu, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Danach können Sie eine Zuordnung der Spezifikationen und bestehenden Verträge vornehmen sowie der Informationen über die bisherigen Optimierungsmaßnahmen, die im „Gedächtnis“ Ihrer Organisation gespeichert sind. Nur so gewinnen Sie den erforderlichen Überblick, der Ihnen ein realistisches Abschätzen des Bedarfs sowie der Einsparpotenziale und ein Bewerten der möglichen Einkaufsstrategien erlaubt.

Tipp 4:


Zapfen Sie bei der Einkaufsmarktanalyse möglichst alle relevanten Quellen an, um Antworten auf Ihre Fragen zu finden. Verbände, Suchmaschinen, Datenbanken und Fachzeitschriften bieten Ihnen ausreichend Material. Ermitteln Sie: Wie „tickt“ der (Einkaufs-)Markt für Zellulose, Kaffee oder Stahl? Welche Marktkräfte wirken in ihm, und wer sind die namhaften Player? Nach welchen Regeln werden die Preise gemacht? Was sind die Prognosen für die Preisentwicklung?

Schauen Sie sich vor allem auch die typische Wertschöpfungskette an: von der Gewinnung des Rohstoffs über dessen Weiterverarbeitungsstufen bis hin zur Auslieferung. Gegebenenfalls können Sie bestimmte Weiterverarbeitungsstufen getrennt voneinander einkaufen oder sogar ausschalten und so Geld sparen. So können Sie zum Beispiel beim Stahleinkauf Muttercoil und Spaltvorgang getrennt einkaufen, sofern Sie bestimmte Mengen benötigen.

In der Fortsetzung des Artikels erfahren Sie weitere wertvolle Tipps, wie Sie Ihren Einkaufsprozess optimieren können!

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(Bild: © Sport Moments - fotolia.com)

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