Die richtige Business-Software

19.05.2011

Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer geeigneten Business-Software entscheidend? Ein Checkliste zur Software-Wahl von Mantas Duda.

In meinen letzten Artikel habe ich Ihnen die Unterschiede zwischen Open Source und MS Dynamics NAV Produkten anhand mehrerer Beispiele erklärt. In diesem Beitrag geht es um die Entscheidungs-Kriterien, die mich zu Microsoft Dynamics NAV 2009 gebracht haben.

Kreieren wir eine Fantasie-Firma, um eine anschaulichere Vorstellung über die IT-Herausforderungen zu haben:

Die Firma FantasieSoft GmbH


Die Firma FantasieSoft GmbH, spezialisiert auf den Bereich von Spiele-Entwicklung, hat sieben Mitarbeiter. Es gibt einen Geschäftsführer, einen Projektleiter, vier Entwickler und einen Designer. Alle anderen Aufgaben werden extern gekauft.
Der Umsatz beläuft sich auf 3.000.000 Euro im Jahr. Zwei Firmenwagen stehen den Mitarbeitern zur Verfügung.

Was wird benötigt?


Welche Kriterien-Punkte müssen durch die Software erfüllt sein? Welche sind die Wichtigsten und welche sind weniger wichtig?
Die Anforderung für diese Firma ist klar: bei vier internen Entwickler werden bei Bedarf externe dazu geholt. Diese externen Entwickler sollen ihre Zeit in die Entwicklung stecken und nicht in eine aufwändige Zeiterfassung.
Punkt 1: Leichte Bedienbarkeit.

Bei einem Umsatz von drei Millionen Euro im Jahr ist es notwendig, die laufenden Projekte jederzeit im Auge zu haben. Ein gutes Projekt-Planungs- und -Verfolgungsmodul muss her.
Punkt 2: Ausgeprägtes Projekt-Modul.

Wer so viel Geld hat möchte sicher sein, dass ausschließlich die richtigen Leute die Finanz-Daten sehen können.
Punkt 3: Hohe Sicherheit abhängig von dem Benutzer.

Projektleiter und Geschäftsführer wollen keine großen Kontierungen machen um jede Rechnung oder Gutschrift richtig zu erstellen oder Eingangsrechnungen zu überprüfen.
Punkt 4: FiBu (Finanzbuchhaltung) so einfach wie möglich.

Die Firma hat PC, Laptops, Autos dazu ein kleines Warenlager für Büromaterial etc. Ein kleines Artikelverwaltungssystem und eine kleine Anlage-Buchhaltung werden benötigt.
Punkt 5: kleines Lagerverwaltungs-System

Für eine optimale Kunden-Zufriedenheit ist eine gute Informations-Sammlung erforderlich. Dafür muss ein gut ausgeprägtes und sicheres CRM System verfügbar sein.
Punkt 6: ausgeprägtes und sicheres CRM System

Die Personalverwaltung übernimmt der Steuerberater.

Auf einen Blick zusammengefasst braucht die FantasieSoft GmbH wirklich:

  • Leichte Bedienbarkeit.

  • Ausgeprägtes Projekt-Modul.

  • Hohe Sicherheit abhängig von dem Benutzer.

  • Einfache FiBu-Verwaltung.

  • Kleines Lagerverwaltungssystem.

  • CRM Modul.


Die Produkte


Wie ich in meinem letzten Artikel erwähnte,  ist dies alles auch mit Open Source Produkten machbar: Projekte sind sehr gut abgebildet im PHProjekt. FiBu können Sie auch mit PureWare abbilden. Für die Zeiterfassung können Sie ein einfaches, auf ">PHP basierendes, Programm schreiben. Durch die überschaubare Anzahl an Kunden wird CRM über Excel abgedeckt. Mit den entsprechenden Open Source Lösungen ist alles sehr gut abgedeckt und die Firma macht einen guten Profit. Jeder ist glücklich.

Das Problem


Diese Firma hat vier verschiedene Programme, die mit etwas Zeitaufwand verbunden werden. Jeden Monat verbringt der Geschäftsführer eine Woche damit, die Programme zu synchronisieren.  Er hat es sich so angewöhnt und es macht ihm nichts mehr aus.

Problematisch wird es durch Wachstum: Es kommen mehr Mitarbeiter, die Kundenzahl wird größer. Die Anzahl der Lieferanten und der Neu-Kontakte nimmt zu. Für den Geschäftsführer bedeutet das:  aus der einen Woche werden zwei bis drei Wochen.

Die Lösung


Meine eigenen Erfahrungen haben gezeigt: Die Anzahl der Kontakte wächst schnell. Excel reicht nicht mehr aus. Aus einem Tag für Zeiterfassung, Rechnungen und Verwaltungsarbeit wurde eine Woche. Eine Woche, in welcher ich die Zeit viel sinnvoller nutzen könnte.

Was ist jetzt mit unserer FantasieSoft? Hier muss entweder eine Person für diese ganze Synchronisations-Arbeit angestellt oder eine bessere Lösung gefunden werden. Natürlich ist das mit Kosten verbunden. Die Entwicklungs-, Einführungs- und Schulungsarbeit muss bezahlt werden. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter ist ebenfalls betroffen.

Mit einer guten „mitwachsende“ Software von Anfang an wäre dieses Problem gar nicht erst aufgetreten.

Fazit


Investieren Sie von Anfang an in eine gute, passgenaue und „mitwachsende“ Software.  Sie ersparen sich auf Dauer viel Zeit, Geld und Nerven.
Und sollten die Gelder anderswo gebunden sein, ist es möglich, Ihre passgenaue Software-Lösung zu mieten.
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